TERMINOLOGIA AREA DE VENTAS

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE TURISMO
ORGANIZACIÓN DE GRUPOS Y CONVENCIONES
1.7. Terminología utilizada en el área
1.8. Ingresos del hotel y de grupos

EXPOSICIÓN: UNIDAD I






Lic. NORMA JIMÉNEZ RÍOS







12 – MARZO – 2008




ÌNDICE

INTRODUCCIÓN 3
TERMINOLOGÌA UTILIZADA EN EÑ ÀREA 4
INGRESOS DEL HOTEL Y DE GRUPOS 43
CONCLUSIONES 44


















INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo explicaremos la terminología utilizada en el departamento de Grupos y Convenciones así como el Departamento de Ventas.

Estos departamentos utilizan una terminología que es muy importante conocer y similar puesto que el departamento de ventas va muy relacionado con el Grupos y convenciones ya que por ejemplo, las reservaciones se hacen de dos a cinco años antes. En otras, como suceden con las ventas de las agencias de viajes y las ventas de banquetes, el periodo puede ser mas corto, pero aun así se reservan con mucha anticipación a la fecha real.
Puesto que las metas de largo alcance son extremadamente importantes, es vital una plantación correcta para alcanzarlas.

Hoy en día el departamento de grupos y convenciones representa una de los principales ingresos del hotel de negocios ya que muchas compañías y diversos grupos del sector realizan sus convenciones y conferencias en el hotel. Es por ello que se explicara con detalle los ingresos del Hotel y de grupos.

Con este trabajo aprenderemos la terminología para así poder desenvolvernos con mucha facilidad en la industria hotelera al finalizar nuestros estudios o al realizar nuestras las prácticas.









TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Alloment contract: Es un contrato que se celebra con una agencia de viajes mayorista para la reservación de un determinado número de habitaciones en una fecha determinada que el hotel se obliga a respetar.
Adjuntments: Ajustes.
Advance deposits: Deposito por anticipado.
Allotment contract: Es un contrato que se celebra con una agencia de viajes mayorista para la reservación de un determinado número de habitaciones en una fecha determinada que el hotel se obliga a respetar.
Agents coupon: Cupón para el agente de viajes.
Agents numeric code: Código numérico del agente.
Back to back: Término que se emplea cuando un determinado número de habitaciones de grupos de la misma compañía entran y salen el mismo día y algunas veces a la misma hora. Grupos continuos
Banquet manager: Gerente de banquetes.
Black out: Se refiere a cerrar las ventas de habitaciones a una agencia de viajes mayorista por parte del hotel para un periodo determinado.

TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Blanket reservation: Conjunto de habitaciones para un grupo en donde sus miembros solicitan su propia reservación.
Blitz de ventas: Viajes de familiarización que se llevan a cabo en lugares o plazas previamente definidas, básicamente por mercados geográficos y se identifican como potenciales.
Briefing tour: Promoción de un hotel, asociación de hoteles u oficina de convenciones que venden un destino.
Brochure: Panfleto o folleto de promoción del hotel.
Broker: Término para designar al agente de viajes.
Cancellation: Cancelación.
Cancellation fee: Cargo por cancelación.
Cancellation politic: Política de cancelación.
Brochure: Panfleto o folleto de promoción del hotel.

TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Check in procedure: Los pasos para registrar y dar entrada a un huésped.
Check in time: Hora estipulada por el hotel durante la cual el huésped puede ejercer su derecho a ser alojado en la habitación asignada.
Check out time: Todo procedimiento involucrado en la salida del huésped del hotel, hasta la liquidación de su cuenta.
City ledger: Cuentas por cobrar, grupo de cuentas pendientes de cobro. Locales y foráneas
Closed dates: Fechas cerradas. Son aquellas Fechas donde el hotel tiene reservadas todas las habitaciones.
Commission: Comisión. Honorarios pagados a las agencias de viajes, líneas aéreas, etc., por vender los servicios a los hoteles.
Complaint: Queja o inconformidad del huésped por un servicio determinado o algún desacuerdo por instalaciones del hotel.
Complementary room: Habitaciones de cortesía. Cuartos a los cuales no se les carga renta.
Convencion: Reunión que se realiza para cualquier propósito común de los asistentes. Programa técnico y recreativo
Coupon: Cupón. Es entregado por la agencia a clientes para que lo entregue al hotel, a cambio de algunos o todos los servicios.

TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Credit manager: Gerente de crédito, pertenece al área de contraloría del hotel y es responsable del control y cobranza de los estados de cuenta deudores.
Credit note: Nota de crédito.
Cut off: Fecha límite de venta de habitaciones que ofrecen los hoteles a las agencias de viajes mayoristas, basadas en un contrato.
Cut off date: Fecha límite de corte. Se utiliza para recibir el depósito por reservaciones del cuarto en el hotel.
Down payment: Pago inicial. Utilizado en la generalidad de los hoteles. Anticipo
Facilities: Todas las instalaciones que ofrece el hotel
Fam trip: Viaje de familiarización.
Fare: Tarifa.
Flyer: Volante.
Forecast: Proyección de disponibilidad, ocupación de habitaciones o ingresos por ventas en el futuro.


TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Free sale: Facultad que otorga el hotel para vender sin solicitud previa.
Group rates: Tarifas grupales.
Hotel representative: Persona o compañía que representa al hotel en un área determinada. Sus funciones principales son las de promoción, recepción de reservaciones, asesorías en ventas, relaciones públicas en el área y ayuda en problemas con los clientes.
Hotelier: Una palabra francesa que designa a un hotelero.
Housing bureau: La oficina de convenciones de la ciudad asignada a los participantes de la convención o varios hoteles de la ciudad que participan con tarifas especiales para el grupo.
In plant agency: Agencias de viajes establecidas bajo el patrocinio de alguna compañía, sólo da servicio a ésta.
Incentive group: Grupo de incentivo. Este grupo lo componen personas a las cuales se les otorgó el viaje como un premio a alguna labor realizada.
Inn: Un establecimiento que ofrece alojamiento y comida para los viajeros, Utilizado principalmente en EE.UU.
Late cancellation: Cancelación tardía. Según sea el prestador de servicios existe un cargo por este concepto.
Letter of agreement: Carta de acuerdo. Carta del comprador aceptando la carta propuesta del hotel.

TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Master account: Cuenta maestra. Cuenta por cobrar a una organización y que se cargó en ella aspectos previamente acordados.
Meetings rooms: Salón para reuniones.
Net rate: Tarifa neta. Es una tarifa para agencias de viajes mayoristas, la cual no se comisiona por el hotel por ser baja.
Option date: Fecha opcional. Fecha tentativa acordada por el comprador.
Personal selling: Promoción personal en forma directa del prestador de servicios turísticos con los futuros compradores.
Preassing: Preasignar. Ir asignando a los futuros huéspedes sus habitaciones, antes de la llegada. Esto es común en grupos.
Preregistration: Prerregistro. Es utilizado en grupos y huéspedes importantes. Considere en registrar los datos del futuro huésped en la tarjeta de registro y folio. Al arribar el huésped solo confirmara los datos y firmará.
Promotion: El proceso de hacer que el público se entere de la instalación de un producto o servicio.
Request: Requisición especial que generalmente se hace al momento de efectuar una reservación, por ejemplo, cama king size, piso ejecutivo, habitación para minusvalidos, etc.


TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Rooming list: Es el listado de nombres de clientes que ocuparán habitaciones en una fecha determinada y que forman parte de un grupo.
Share of the market: Reporte comparativo del mercado hotelero en donde se cotejan porcentajes de ocupación y tarifas promedio contra el segmento de mercado que le corresponde equitativamente a cada hotel.
Site inspection: Inspección por áreas, habitaciones y servicios del hotel por parte de una agencia o personas interesadas en comprar los servicios del hotel para un grupo determinado.
Tour conductor: El conductor de un grupo, el responsable de éste.
V. I. P: Very Important Person. Persona muy importante para el hotel.









TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Conference

Conferencia:
Es un tipo de reunión similar a las anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita, por lo general, a exponentes destacados en una especialidad. Es común agregar al nombre la magnitud geográfica que tiene (regional, mundial, etc.)
Symposium:
Simposio
Es la reunión de un grupo de expertos o técnicos que dominan un campo, profesión o tema, cuyo propósito es exponerlo ante un auditorio que comparte ese interés específico.

Working Day:

Jornada
Es una reunión de trabajo de investigación, de estudio o informativa para resolver un problema planteado ante un auditorio interesado en el tema, cuyas resoluciones y resultados se publican posteriormente.
Seminar:

Seminario
Es una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten interés en el tema.
Colloquium:

Coloquio
Es una reunión que agrupa a un distinguido número de especialistas expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos bajo la guía y control de un conductor o coordinador.
Round Table:

Mesa redonda
Reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos, así como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimiento bajo la guía y control de un conductor o coordinador.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Panel or forum:
Panel o foro
Reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presídium, quienes ulteriormente responden o discuten a temas específicos de sus ponencias con el auditorio participante controlado y guiado por un presidente. En el panel los ponentes los mismos o similares conceptos, mientras que en el foro los ponentes deben externar conceptos opuestos.
Free platform:
Tribuna libre Reunión en la que un limitado número participantes intercambian libremente sus opiniones ante un auditorio, el cual no interviene o interfiere.
Brain storm:
Su formato es similar al panel, con la diferencia del tipo de ponente y del presidente del debate. Se trata de un tema de discusión y se discuten ideas planteadas por los participantes en forma libre y espontánea por absurdo que parezca, con el fin de lograr soluciones creativas.
Buzz group o debate: Reunión de 15 a 20 personas en asamblea general, para tratar o discutir uno o varios temas bajo la guía y control de un presidente. Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones, de acuerdo con sus reglas de tiempo y tema de discusión.
Carrefour o workshop: Son reuniones de un número limitado de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Los resultados o trabajos obtenidos pueden ser temas de discusión para otras reuniones.
Lounge
Salón:
Es el tipo de reunión apoyada por una exposición gráfica o pictórica acerca de un tema o ponencia general.
Sedate:
Sede Lugar o destino donde se llevará a cabo la reunión, ya sea playa, ciudad o destino especial y algunas veces hasta en un medio de transporte, como un barco.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES

Hotel Sedates:
Hotel-sede Es el hotel principal designado por los organizadores, seleccionado por sus instalaciones y ventajas, destinado a efectuar la mayoría de las actividades. Por lo regular se alojarán aquí los integrantes del comité organizador y los principales actores, así como el área de registro.
Hotels of support:
Hoteles de apoyo Hotel seleccionado para dar apoyo logístico en cuanto al hospedaje de los delegados, se puede utilizar alguno para eventos sociales integrados al programa.
Lounges of events:
Salones Son los salones para juntas, convenciones, y banquetes en general de los hoteles, contratados de acuerdo a la magnitud del evento.
Single Room:
Habitación sencilla Cuarto ocupado por una persona.
Double Room:
Habitación doble Cuarto ocupado por dos adultos. Sucesivamente tenemos la triple y la cuádruple.
Suite: Habitación con un pequeño recibidor independiente, variando su tamaño para la junior, máster o presidencial.
Master account:
Cuenta maestra
Es la cuenta que el hotel mantiene abierta para que los organizadores autoricen cargos por concepto de consumos diversos, de acuerdo a una línea de crédito negociada con alguna garantía de pago.
Individual Account:

Cuenta individual

Es la cuenta que estará a cargo de cada uno de los participantes, el cual deberá establecer una forma de crédito a su llegada, de lo contrario no podrá realizar cargos y pagará en efectivo sus consumos, a no ser que los organizadores garanticen el pago. Lo usual es que exista, dentro de las facilidades del PMS, una cuenta de renta y consumos autorizados y otra de extras.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Plan americano completo/ Full American Plan: Se incluye el hospedaje y los 3 alimentos diarios.
American Modified Plan:
Americano modificado Se incluye el desayuno y la comida o cena, de acuerdo a las necesidades del huésped.
Continental: Se incluye solo el desayuno ya sea continental o americano.
Europeo/ European: Solo se incluye el cargo de la habitación, sin alimentos.
Rack rate: Es la tarifa pública general.
Flat rate:
O tarifa neta, es la aplicada con descuento ofrecida a agencias de viajes u operadores mayoristas.
Convention or Grupal Rate:
Tarifa grupal o de convenciones Es la tarifa ofrecida para un evento, por lo general no es comisionadle.
Closed Day:
Bloqueo Reservación temporal para los salones, cuartos, espacios aéreos o restaurantes, condicionada a un tiempo límite para su realización y garantía.
Guarantee:
Garantía Condiciones de carácter económico que establece el hotel, línea aérea, agencia de viajes, restaurante o prestador de servicios en general para comprometerse a realizar un evento.
Previous record:
Registro previo
Arreglos establecidos con el hotel para el registro y asignación de habitación para los asistentes a la reunión, cuya inscripción se ha hecho de manera anticipada.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
VIP:
Persona muy importante para la cual se requiere un trato especial.
ETA: / Estimated time of arrival Hora estimada de llegada
ETD/ Estimated time of departure: Hora estimada de salida
PTA/ Prepaid ticket advice Pago anticipado de un pasaje aéreo pagado en un lugar y entregado en otro.
FIT/independent foreign tour Excursión foránea independiente de forma individual, de acuerdo a los requerimientos del cliente.
Package:

Paquete Excursión que incluye una serie de servicios como transporte aéreo, hospedaje, traslados, alimentación, visitas, etc. De acuerdo a las necesidades del pasajero o la oferta realizada por las agencias mayoristas.
Transportation:
Traslado Servicio de transportación local usualmente del aeropuerto al hotel y viceversa o a ciertos puntos de interés.
A/V: Audiovisual equipment services. Servicios de equipo audiovisual.
Aides or assistant:
Edecanes Personal profesional de atención y apoyo en diversas áreas durante una reunión.
Supervisors:
Supervisores Personal profesional experimentado que se responsabiliza de las acciones y desempeño de los edecanes.



TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Translators:
Traductores Personal altamente calificado para interpretar o traducir simultáneamente un discurso de un idioma a otro.
Parliamentary Secretariats:
Secretarias parlamentarias Personal profesional que ejerce trabajos secretariales en uno o más idiomas, familiarizado con los términos y requerimientos de un congreso internacional.
Film Projector:
Proyector de películas Equipo para proyectar películas de 16 a 8 mm con o sin sonido.
Overhead projector or slides:
Proyector de transparencias o filminas O carrusel un poco en desuso debido a las avances de la computación.
Projector of acetates:
Proyector de acetatos Equipo que muestra copias de diagramas o dibujos previamente elaborados.
Projector of opaque bodies:
Proyector de cuerpos opacos Aparato que muestra artículos opacos como libros, fotos, escritos, etc.
Blackboard:
Pizarrón Tablero donde se puede escribir o dibujar con plumones o gises.
Flipcharts:
Rotafolios
Caballete donde se montan hojas de gran tamaño donde se realizaran anotaciones, diseños o cuadros con marcadores de tinta y que se pueden desmontar o doblar hacia atrás.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Free sale: Facultad que otorga el hotel para vender sin solicitud previa.
Group rates: Tarifas grupales.
Hotel representative: Persona o compañía que representa al hotel en un área determinada. Sus funciones principales son las de promoción, recepción de reservaciones, asesorías en ventas, relaciones públicas en el área y ayuda en problemas con los clientes.
Hotelier: Una palabra francesa que designa a un hotelero.
Housing bureau: La oficina de convenciones de la ciudad asignada a los participantes de la convención o varios hoteles de la ciudad que participan con tarifas especiales para el grupo.
VCR and receiver Videocasetera y receptor: Equipo de televisión donde se mostraran videos previamente preparados.
Podium
Pódium: Mueble donde se apoya un ponente para colocar sus papeles, lámpara y micrófono
Presídium: Espacio designado en una sala para ciertas personas designadas previamente, usualmente con una plataforma sobre el nivel del piso para una mejor visión del auditorio, adaptada con mesas con paños, sillas, micrófonos, rótulos de identificación, etc.
Statements
Señalamientos: Rótulos indicativos e informativos en diversas áreas del hotel o centro de convenciones para dirigir o informar a los participantes de los servicios o eventos.


TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Flannelgraph / Franelógrafo: Tablero donde se indica con letras de plástico el lugar y horario de las sesiones o eventos.
MAP editing
Plano de montaje: Diagrama que indica a los representantes del hotel o centro de convenciones el montaje de los diversos eventos.
Teleconference

Teleconferencias: Proyección de conferencias a través del sistema de circuito cerrado de una sala a otras o a otros puntos distantes.
OPR:
Organizing professional meetings. Organizador profesional de reuniones.
Base group:
Base grupal:
Cuartos noche de grupos durmiendo en el hotel en un día determinado.
Revenue management: Administración del Ingreso.
Booking: Se utiliza para decir que se ha reservado una habitación.
Banquet

Banquete: Un banquete es un almuerzo o fiesta pública generalmente celebrada al aire libre, que se completa con platos principales y postres. Por regla general sirve a un propósito festivo o de celebración.
Carta Garantía o Garantía Corporativa o Carta de Crédito: Una compañía con convenio con el hotel, puede garantizar por medio de una carta que contenga las firmas de la o las personas autorizadas previamente por el Departamento de Crédito y Cobranzas del hotel para garantizar las reservaciones de su personal.
Comision: Un porcentaje que el hotel otorga a las Agencias de Viajes, del 10% sobre el total de las habitaciones vendidas.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Conference:
Conferencia: Reunión similar a las anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita, por lo general, a exponentes destacados en una especialidad. Es común agregar al nombre la magnitud geográfica que tiene (regional, mundial, etc.)
Continental Plan/ Plan Continental: Incluye habitación y desayuno ligero tipo continental.
Convention
Convención: Reunión que se realiza para cualquier propósito común de los asistentes. Programa técnico y recreativo.
Cut Off Date: Fecha límite para reservar o cancelar en caso de un grupo o charter para pasar el rooming list.
Master Account: Es el tipo de folio que se abre para grupos y algunos casos en familias, cuando ésta ocupa más de una habitación y una de estas personas se hace cargo del gasto de los demás.
Trade Mission
Misión comercial: Es un viaje de negocios a un determinado país o región, a través de la cual se busca introducir a los empresarios participantes a la realidad de nuevos mercados para sus productos y servicios.
Durante la misión comercial las empresas participantes mantienen reuniones con contrapartes locales, que son posibles interesados en los productos y/o servicios que ofrecen.
No Show: Reservación con depósito que no llegó y se procede a hacer el cargo de la primer noche.
Reservation Group:
Reservación grupal: Son aquellas reservaciones en las que se solicitan 10 ó más habitaciones, llegando en la misma fecha y realizadas por la misma persona, agencia o compañía.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Rooming list: Es el listado de nombres de clientes que ocuparán habitaciones en una fecha determinada y que forman parte de un grupo.
Commercial Rate:
Tarifa Comercial: Es la tarifa convenida entre una compañía y el hotel para reservaciones individuales.
Package Rate:
Tarifa de Paquete: Tarifa de habitación que se ofrece como parte de un paquete de excursión, tarifa promocional especial, como paquete de fin de semana, etc.
Rack Rate
Tarifa Neta: Es la tarifa preferencial o de descuento que ofrece el hotel a las Agencias de Viajes mayoristas que han tenido una producción considerable.
Revenue management: Gestión de ingresos







TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Fidelio System Sistema utilizado para manejo de información de cuartos y ventas.
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
K = KEY CLIENT : Cliente potencial.
P = KEY PROSPECT : Cliente potencial pero que no trabaja con nosotros y quisiéramos que lo hiciera.
N = NICHE CLIENT : Cliente nicho o cuenta cautiva.
T= TELE MARKETING/ OTHER Cliente que no entra en ninguno anterior.
T= TELE MARKETING/ OTHER Cliente que no entra en ninguno anterior.
RMS. POT: En ésta opción se tiene un submenú en donde se indica la productividad real o estimada de la compañía en cuestión, puden ser más de uno, dar barra espaciadora para elegir y luego enter, en base a los criterios de:
GA : Grupos de 500 habitaciones o más al año
GB: Grupos de 300 habitaciones-500 habitaciones al año.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
GC: Grupos de 100-300 habitaciones al año.
GD: Grupos de 0-199 habitaciones al año.
RC: Habitaciones y banquetes.
SB: Solo banquetes.
TA: Individuales de 500 o más al año.
TB: Individuales de 250- 500 noches.
TC: Individuales 100-250 noches.
TO: Individuales de 0-250 noches.
WA: Mayoristas.
CO: Contrato.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
UN: No se sabe.
Industry code: Se refiere al giro de la empresa, con barra espaciadora se selecciona pudiendo ser más de uno y luego con enter quedan capturados los criterios
Market: A través de una letra, con barra espaciadora se puede seleccionar más de un criterio y luego dar enter, se define el segmento de mercado que define a una cuenta, en base a su producción individual y / o grupal pudiendo ser entre otros:
C = CORPERATE GROUP C = CORPERATE GROUP = Grupo compañías.
I = INCENTIVE GROUP I = INCENTIVE GROUP = grupo de incentivo.
A = ASSOCIATION GROUP A = ASSOCIATION GROUP = grupo de asociación.
F = TRADE FAIR/EXHIBITION. F = TRADE FAIR/EXHIBITION = exhibición o feria.
Q = GOVT/DIPT/MILITARY GROUP. Q = GOVT/DIPT/MILITARY GROUP = grupo de gobierno.
T= TOUR SERIES T= TOUR SERIES = series turísticas.
U = LEISURE GROUP Grupos en viaje de placer.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
Competition code: En éste renglón se asigna una clave a cada uno de los hoteles que representan la competencia para el hotel propio, que están en busca de ésta cuenta y/o trabajan también con la misma, pudiendo ser más de una elección con barra espaciadora para escoger y luego enter.
Source: Se refiere al canal por donde entró la cuenta al hotel.
Scope: Se refiere al origen geográfico del negocio que traerá el hotel pudiendo ser más de una elección.
Sc City: El mismo criterio pero más específico a la Ciudad.
Product of interest: Aquí se indican criterios de preferencias de la cuenta en cuanto al producto mismo, habitaciones, salones, gimnasio etc.
Territory: Es la influencia de la cuenta pudiendo ser internacional, local o nacional.
Keyword: Se refiere a las siglas que identifican a la cuenta, reales y conocidas por la localidad por ejemplo: PRI, PRD, INBA, IMSS etc. Y no pueden ser inventadas, si no tiene se deja en blanco.
Active: Se refiere a si la cuenta está activa.
Sales mgr: Siglas del gerente a cargo de la cuenta.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
Rate code:. Letra que identifica el rango de tarifa que tendrá la compañía.
Account ID: El sistema automáticamente genera el número de cuenta compañía que se está ingresando. Con un letreo rojo se indica después de éste punto que no hay una agencia de viajes asignada y posteriormente pregunta si el registro que se está ingresando una agencia de viajes.

Type of agency Siglas que identificarán a la agencia en cuestión; expos, casa de incentivo, meeting planner etc.
IATA/CORP: En este campo se afirma con la clave que corresponda si la agencia tiene número IATA, o de mayorista o de agencia.
AIATA NUMBER: AIATA NUMBER: numero IATA en caso de aplicar.

Credit status: Situación de crédito de la compañía con el hotel.
Up Date FO? Esta pregunta indica si se quiere actualizar con éste registro a la base de datos de recepción. Es imperativo conectar “Y” ya que de otro modo no se podrá generar booking de habitaciones.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
FO type Tipo de compañía a que se refiere el registro, pudiendo ser; companies “C”, agencias “T” o “S” si se refiere al programa RSVP.
Last name Apellido.
Name/MI Nombre e inicial de segundo nombre, es usada comúnmente en Estados Unidos conocida como “middle initial”
Position/dept Puesto y departamento.
Address greet Saludo que se utilizará con el cliente; ejemplo señor, señora, srita., Profesor, licenciado etc.
Leteer greet Saludo que se utilizará en las cartas y que va en función de la selección anterior, ejemplo: estimado señor, estimada señora etc.
2nd address? Pregunta el sistema con respuesta afirmativa o negativa si se quiere ingresar una segunda dirección, por ejemplo útil si de la compañía en cuestión, el contacto que se ingresa trabaja en otra sucursal.
Adress Colony Colonia
Zip/city Código postal y ciudad de la segunda dirección.
Country Ciudad.


TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
State Estado.
Phone main Territorio que abarca el contacto que se ingresa, no tiene que ver con el territorio de la compañía necesariamente.
Phone direct Teléfono del conmutador, ingresando área al principio entre paréntesis y luego número corrido sin espacios.
Fax direct Fax directo.
Mobil phone Número de teléfono celular.
e-mail address Dirección de correo electrónico.
Active? Pregunta si es un contacto activo.
Sis Mgr Siglas del gerente a cargo del contacto, que bien puede ser diferente al encargado de la cuenta en si.
Tracer Freq Este campo representa la frecuencia con la que se llamará al cliente en forma de semanas, indicando cada cuantas semanas se dará llamada de seguimiento al contacto.
Birthday Es la fecha de nacimiento del cliente, para que el sistema avise al gerente encargado del contacto cuando llamar para felicitar por la ocasión o visitarle.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Language Indica con una letra el idioma que habla el contacto para dirigirnos apropiadamente a él
Assign agent? Este campo nos ayuda a asignarle una agencia de viajes al contacto (no se asigna ala compañía o cuenta).
Scope: Se refiere al lugar de origen del negocio que generará éste contacto.
Influence: Describe la actividad específica del contacto, para determinar si puede ser un tomador de decisiones o un coordinador de reservaciones pudiendo seleccionarse más de una opción
Market: Segmento de Mercado del negocio que maneja éste contacto.
Prod. Int. Describe los servicios del Hotel que son de interés del cliente.
Status /Bk name: Estado del grupo (status) y nombre del grupo.
Arrival date: Fecha de llegada del grupo.
Night: Número de noches reservada.
Depart date: Fecha de salida.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Catering only? Pregunta si se trata de un booking de banquetes sólo para reservación de salones, si la respuesta es”Y” el cursor se continúa a la derecha y luego hacia abajo.
Resp. mgr. Iniciales del gerente de ventas encargado de la cuenta.
Markets segment: Segmento de mercado.
Source: Canal por donde entró la reservación; agencia de viajes, compañía directo, lead de otra oficina u hotel etc.
Assign intermedia: Con la inicial “Y” o “N” se asigna una agencia de viajes para el éste grupo en particular.
Block code: Cada grupo que es reservado necesariamente debe tener un código único para ser reconocido en el sistema, formado usualmente por las tres primeras letras del nombre del grupo y día, mes y año de llegada en dos dígitos cada uno.
Peak Rms: Si el bloqueo fuera igual todos los días indicar el número de habitaciones que tendrá o bien si no es un bloqueo fijo todos los días, indicar el día más alto cuantos cuartos reservará.
Price Code: Si se usa código de tarifa en éste campo se indica, sino, se ingresa tarifa para sencillo, doble y triple en éste campo.
Decisión: Fecha en que el cliente deberá indicar si requiere o no el grupo.


TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Cut off: Fecha en que el sistema liberará automáticamente los cuartos reservados en caso de no ocuparse.
Follow up: Fecha en que el sistema liberará automáticamente los cuartos reservados en caso de no ocuparse.
Res. Type: s Se refiere a si el bloqueo está garantizado por la compañía o bien si se reservará individualmente con tarjetas de crédito.
Method: Forma en la que se recibirán las reservaciones, si a través de un rooming list o bien por reservaciones individuales.
Currency: Moneda en la que se cotizan las habitaciones.
Sales Mgr: Gerente de ventas a cargo del grupo en cuanto a cuartos.
Status: Estado de los salones del grupo puede ser que no haya cuartos y que los salones estén definitivos o bien que haya cuartos y que los salones estén definitivos o bien que ya haya firmado en firme habitaciones pero que los salones aún estén en tentativo.
Attendees: Número total de participantes a los eventos en total.
Decisión: Fecha en que el cliente deberá indicar si requiere o no los salones.
Cut off: Fecha en que el sistema liberará automáticamente los salones reservados.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Follow Up: Fecha en que se requiere dar seguimiento al grupo en cuanto a salones.
Info board: Nombre del grupo en salones (siempre usa el del booking)
Currency: Moneda en que se están cotizando los salones.
Catering Mgr: Gerente de banquetes a cargo de los salones.

Booking type: Indicar con la letra que corresponda, la opción del tipo de evento que se trata, por ejemplo: solo banquetes, conferencia, convención, misión comercial, etc.…
Master account: (Cuenta maestra) se indica aquí el número de cuenta maestra que se manejará. Estar pre-pagados, pero en esta opción se indica por ejemplo: si se requiere de carta garantía, si el crédito está aprobado, si liquida al finalizar el evento, etc.
Deposit requested: Depósito Solicitado: Indicar el monto de los depósitos solicitados.
Time of arrival and departure: Hora de llegada y salida: indicar según corresponda.
Breakfast included: Si se están incluyendo el desayuno en la tarifa, si la respuesta es afirmativa, justo en el renglón que sigue hacia abajo, indicar el tipo de desayuno que se incluye; a la carta, americano, continental, buffet, etc.
Bellboys in/out: Indica si en el precio de habitación se incluye las propinas a camaristas, sino, indicar el precio cotizado.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Maids per R/n : Indicar si en el precio de habitación se incluye las propinas a camaristas, sino, indicar el precio cotizado.
Commission: Indicar el porcentaje autorizado de comisión del grupo.
Room & tax: Indicar como se manejarán los cargos de habitación e impuestos, si cada quien lo paga, va a cuenta de maestra o está aún por definirse.
Incidentanls: Si los gastos extras se manejarán igual que el punto anterior.

Quoted curr: Iniciales de la moneda en que se está cotizando, por ejemplo, dólares americanos o Mpneda Nacional.
Ex. Rate: Tipo de cambio que se autorizó para el grupo, caso de existir un tipo de cambio fijo.
Group coord: Iniciales del coordinador del grupo.
Details OK: Significa que en banquetes ya se tiene toda la información concerniente al evento.




TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Contract: Fecha en que se entrega copia del contrato a banquetes.
Distributes: Si las órdenes de servicio están repartidas.
Trackchanges: Si se requiere se lleve un registro de los cambios en las ordenes de servicio.
Func obj: Objeto de la reunión en el caso de banquetees.
Repr. Name: Durante el desarrollo del evento en salones, quien será el responsable del evento.
Quoted currency: Tipo de moneda en que están cotizados los servicios en Banquetes.
DSP: Significa habitación dos camas en categoría estándar.
KSP: King size estándar.
DDL: Habitación doble con dos camas, categoría estándar.
KDL:
King Size, de lujo.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
KBR: King Size, habitación de negocios.
DBR: Dos camas, habitación de negocios.
DCL: Dos camas, piso ejecutivo
KCL: King size, Piso ejecutivo
KJR:/KST; Junior suites cama king size.
KMR: Master suite número 2.
SP2: Suite Presidencial Número 2.
SP1: Suite Presidencial Número 1.
Block Code: El código de grupo.
Starting Date: Número de noches que abarca el bloqueo.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Ending Date: Fecha en que finaliza el bloqueo de grupo.
Rate Code: Código a usar para la tarifa. Asignando por reservaciones únicamente.
Res Type: Tipo de grupo que se trata, asignado por reservaciones únicamente.
Market; Segmento de Mercado que corresponda.
Source Origen del grupo (como llegó la cotización al Hotel.)
Channel A través de que medio llegó la cotización
Cut Off Date: Fecha en que se libera el bloqueo si está específica en el contrato automáticamente (eliminar si se permite).
Cut Off Days: A falta de una fecha de liberación de bloqueo, por tratarse de fechas irregulares de llegadas y salidas dentro de un periodo, se puede usar ésta opción en vez de la anterior, no en conjunto.
Elastic Block Si o no según corresponda, siempre dejar el bloqueo elástico ya que de otro modo si la reservación que se ingresa, no coincide con el tipo de cuarto reservado, fechas reservadas y tarifa el sistema no permitirá captura de reservaciones diferentes (por ejemplo los Up Grades)

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Pax Per Room Número de personas promedio por habitación. Ésta opción si tuviera dos personas, al departamento de reservaciones cada vez que ingresa una nueva reservación automáticamente le da la opción a dos nombres de captura desde inicio.
Package items: Artículos, prendas de equipaje, numero de maletas
Booking ID Número de booking asignado por el sistema desde inicio
Created By Gerente de ventas que creó el booking por primera vez
Created On: Fecha inicial de creación del bloqueo.
Group Master: Nombre con la que se identifica la Cuenta Maestra del Grupo.
Customer Management Administración de clientes.
Account Cuenta
Search, searched Buscar
Catering Only Nos ayuda a que si lo que se ingresa es solo un evento en salones, automáticamente todas las demás opciones se inhiben para que la captura del banquete sea más rápida, en el caso de grupos dejar el cuadro sin marcar.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
El Status Indica el estado en que se encuentra la cotización. Pen=cotización, Ten)= tentativo, Def=Definitivo, hay opciones para cancelar el bloqueo como son Lost para cotización y Cancel para grupos definitivos o tentativos).
Segmento de mercado que corresponda al grupo
Owner Gerente a cargo de éste Booking o bloqueo, es muy importante que ambos sistemas ofrecen la oportunidad de tener un gerente de ventas para la cuenta, y el booking para otra persona diferente, lo cual puede ayudar a repartit las actividades con el personal de ventas.
Origin Corresponde a que oficina realizó la venta del grupo en cuestión, pudiendo ser oficina de ventas del hotel, oficinas corporativas, otros Hoteles, otras cadenas etc.
Type Corresponde al tipo de negocio que representa éste booking, en el caso de grupos, siempre será GRP que es el negocio grupal.
Block Code Código de grupo, para opera se deberá usar la letra del nombre del grupo y el día calendario de dos cifras en que llega, si el código ya estuviera ocupado, se continuará con la siguiente letra del nombre y mismo día y así sucesivamente hasta encontrar el código válido, el sistema no permitirá continuar sin éste dato.
Res Type y
Rate Code No deberá usarse al ingresar Grupos ya que se utilizan en reservaciones individuales.
Packages En ésta parte se ingresará el paquete que corresponda al grupo, en el Hotel éste campo se utiliza para ingresar el Hotel Fee, que es un cargo adicional a la tarifa que se aplica a todos los huéspedes del Hotel como una especie de sobrecargo por servicio.
En su monto más elevado ayuda a que se les incluya a los clientes internet inalámbrico, envió y recepción de páginas de fax locales, llamadas locales y salida tarde sin costo adicional.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Block Code Código de grupo, para opera se deberá usar la letra del nombre del grupo y el día calendario de dos cifras en que llega, si el código ya estuviera ocupado, se continuará con la siguiente letra del nombre y mismo día y así sucesivamente hasta encontrar el código válido, el sistema no permitirá continuar sin éste dato.
Res Type y
Rate Code No deberá usarse al ingresar Grupos ya que se utilizan en reservaciones individuales.
Pax/ room En éste espacio se indicará el número de personas que se ingresarán por cada habitación, utilizando el criterio de mayoría. Por ejemplo en un grupo con habitaciones dobles y que requieran ingresar los dos nombres por cada habitación, se deberá colocar el número 2 y con ello al departamento de reservaciones, al momento de ingresar el listado 2 y con ello al departamento de reservaciones, al momento de ingresar el listado de participantes “rooming list” automáticamente se le habilitaran dos renglones para nombre en vez de uno, cuarto por cuarto.
Source: Canal a través del cual nos llegó la solicitud de grupo.
Print Rate: Esta opción siempre está marcada con una paloma, si se omite, no se imprimirá la tarifa ni en tarjeta de registro, ni en el folio del huésped, muy útil cuando hay grupos con tarifa confidencial.




TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Elastic Block: Esta opción siempre está marcada con una paloma, si se omite, solo se podrán ingresar reservaciones durante las fechas del bloqueo y únicamente en el tipo de habitaciones seleccionado.
Supress Rate: esta opción siempre está sin marcar ya que toda tarifa se debe poder en pantalla, si se usa, la información del monto de tarifa desaparecerá de la pantalla siempre, no se debe usar.
Cut off Date: Fecha límite de corte. Se utiliza para recibir el depósito por reservaciones del cuarto en el hotel. En este renglón se ingresa la fecha calendario en la cual el sistema opera quitara automáticamente los cuartos reservados o sin nombres aún del grupo devolviéndolos al inventario general del Hotel como puede provocar perder habitaciones se puede sugerir dejar en blanco.
Follow up Date: Es la fecha calendario en que se dará seguimiento al grupo, (de seguimiento como para ver si aceptaron la cotización, enviar contrato, recibir contrato firmado etc.) y se vaya modificando según se vaya necesitando para otro seguimiento.
También se puede ingresar una sola vez sin cambiar y utilizar la opción “activities” para captura de el seguimiento del grupo (se explicará más adelante).
Decisión Date: Es la fecha en que el cliente deberá tomar la decisión si realiza el grupo con el hotel o no. Ésta fecha y el Cutoff libera cuartos, se pueden sugerir dejar en blanco.
Trace code: En ventas hay seguimientos muy específicos como: Enviar cotización, conocer la decisión, enviar contrato, reconfirmar número de salones a utilizar, solicitar anticipos, pasar el file del grupo al departamento de grupos, enviar carta de agradecimiento. Etc. Todas estas actividades se puede ingresar vía configuración al sistema para que de manera automática le recuerden al gerente dichas actividades en el menú “activities” También puede omitirse y usar únicamente la opción de actividades.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Ower: Corresponde a las siglas del gerente a cargo del grupo.
Cut off days: Sirve para liberar cuartos del grupo pro día y solo del día que corresponda, a diferencia del cut off anterior que libera todos los cuartos, está opción hace lo mismo pero solo al día que se ingrese en éste campo, por ejemplo si se ingresa un 5, justamente 5 días antes de la primera la llegada se liberarán los cuartos no usados del primer día, al día siguiente del segundo.
Bellman Si se marca ésta casilla con una paloma, se indica que las propinas están incluidas, si no, deberá indicarse en la siguiente casilla Price el monto a cobrar por éste concepto.
Maid Del mismo modo para indicar el monto de propinas a camaristas.

Breakfast Description Si el grupo tuviera desayuno incluido en la tarifa deberá indicarse el tipo de desayuno en cuestión, si no, deberá colocarse las letras N/A
Resv. Method Se indica aquí como se recibirán las reservaciones para el grupo; si llamarán los participantes de manera directa e individual, a través del sistema internacional de reservaciones “Holidex”, si se recibirán papeletas de reservación o formas de participante.
Rooming list due Es la fecha calendario en que se deberá recibir el Rooming list del grupo y se le anuncia al gerente del Grupo en sus actividades del día.
Posting type Representa el tipo de cambio de moneda que se usará en el cargo físico del precio de habitación a cada cuarto, puede ser el que corresponda al día en cuestión, variando día con día, o uno fijo confirmado para el grupo, o uno fijo para el grupo determinado por la primera perdona que llegue físicamente el hotel y se registre, o fijo o para la reservación que se tome. Regularmente el Hotel utiliza la primera habitación ya que el tipo de cambio contra el dólar americano varía diariamente.

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Arrival time departure time Se ingresa aquí el horario en que llegará y saldrá el hotel el grupo (no se ocupa en el hotel) por que se emite un instructivo a los departamentos en donde se indica ésta información.
Com% Porcentaje en número, de comisión que se otorgará al grupo ya sea la agencia coordinadora o alas agencias que llamen en caso de grupos con reservaciones individuales.
TBD Rates Este cuadro se deberá de marcar si la cotización que se ingresa o grupo, es para fechas demasiados futuras, a lo cual el Hotel se compromete en reservar el espacio pero no es hasta un año antes de la llegada que se puede confirmar una tarifa de grupo.
Priorities Prioridades
Incresase o decrese rooms Si se desea aumentar el número de habitaciones a usar o disminuir.
Rate 1 Capturar la tarifa para una persona.
Rate 2 Capturar la tarifa para dos personas y así sucesivamente.
Hotel fee Cargo que cobra el hotel por noche y es adicional al precio de la habitación, es obligatorio, le incluye al cliente, llamadas locales, envío de faxes locales y uso de Internet inalámbrico.
Breakdown of coordination
Desglose de coordinación Este documento es un resumen de todo el expediente, mismo que se utiliza para información resumida del grupo, para evitar que se una consulta se deba revisar hoja por hoja, además de concentrar los datos más importantes de los grupos, es el documento base para emitir el instructivo interno o programa de grupos.


EL volumen de negocio grupal determina la necesidad de contar con un Departamento de Grupos, en el cuadro inferior podemos apreciar que lo cuartos de grupos equivalen a un 30% aproximado de la venta total de habitaciones del Hotel. Esto es en si una razón importante para la existencia del departamento.
En algunos Hoteles de mediano número de habitaciones la labor realizada por el Departamento de Grupos incluye además la organización y supervisión de las actividades en el aérea de banquetes inclusive.
Es importante destacar que para asegurar en el Hotel un cierre de 100% de ocupación la base grupal necesaria (cuartos de grupo durmiendo) debe ser entre 200 y 250 cuartos
Año Ingreso Hab US. Cuartos Dormidos Ingresos Hab. Grupos Us. Cuartos de grupos Dormidos %Ingresos %Cuartos
2000 $2088924.68 151,783 $5’819,554.16 45,774 27.86 30.15
2001 $20882770.10 150,230 $5’140,047.88 40,973 24.61 27.17
2002 $21017324,45 146,727 $5’418,858.98 42,740 25.78 29.13
2003 $20360089.53 147,929 $4’499,057.67 37,448 22.10 25.32
2004 $20847246.51 151,952 $6’132,672.72 48,823 29.41 32.13
2005 $21935594.62 156,349 $6’104,304.82 48,470 27.93 31.00
2006 $23989362.77 157,645 $6’279,158.14 45,756 26.17 29.02

El departamento de Grupos y convenciones así como el departamento de Ventas es un área que necesita de un ingles al 90% y 100% ya que maneja muchos términos como pudimos ver en el trabajo, es un área que tiene mucho contacto con el Cliente y necesita saber todo tipo de temas, tanto el gerente de Grupos y convenciones como el coordinador ya que este lo sustituirá en caso de que se ausente el Gerente.

Es importante señalar que mediante este trabajo de investigación nos pudimos dar cuenta que la buena comunicación entre las diferentes áreas de un hotel, es algo sumamente primordial para ofrecer un buen servicio y un hospedaje confortable a los visitantes, por ello es imprescindible el saber la terminología utilizada no solo en el área de Grupos y convenciones si no en todas, ya que se interrelacionan.

Otro tema de suma importancia, es saber como administrar los ingresos del hotel en especifico del departamento de grupos ya que nos daremos cuenta de la buena o mala administración que se esta llevando acabo.

Esperamos que los conceptos expuestos en este trabajo de investigación puedan aportar un granito de arena para el mejor provecho de su aprendizaje.