PERFIL DE PUESTOS

INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo explicaremos la estructura del departamento de Grupos y convenciones. Así como el perfil de cada puesto del organigrama de dicho departamento dando a conocer su importancia en la empresa y sus funciones.
Hoy en día el departamento de grupos y convenciones representa una de los principales ingresos del hotel de negocios ya que muchas compañías y diversos grupos del sector realizan sus convenciones y conferencias en el hotel.
Cabe destacar que el turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que aporta y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía y en el propio turismo.
Con este trabajo nos daremos cuenta de la importancia que este departamento tiene no solo en el sector hotelero si no en las demás industrias ya que cuentan con ellos para organizar dichos eventos con calidad y eficiencia.
Siendo así esta una asignatura reciente en la Escuela Superior de Turismo, nos iremos formando a lo largo del semestre para aprender su importancia funciones ya así poder aplicarla al realizar nuestras prácticas e ingresar al campo laboral ya que como anteriormente se mencionaba es una gran fuente de ingresos y por lo tanto un buen empleo al ingresar en esta área









INTRODUCCIÓN AL DEPARTAMENTO DE VENTAS DEL HOTEL

En todos los hoteles, el área de ventas es de las más importantes ya que tiene sobre su responsabilidad la obtención de negocio regular y nuevo, asegurándose de lograr día a día una ocupación que permita al hotel alcanzar sus metas de ocupación, ingresos y utilidades.
Si la ocupación es baja desafortunadamente los ingresos también y estos incluyen los gastos por nómina, por lo que algunos hoteles deben despedir a cierta cantidad de empleados eventuales durante la temporada baja.
Cuando una ocupación es alta, hay trabajo para todos los empleados del hotel en todos y cada uno de sus departamentos y también se recurre a contratar personal eventual.






Dependiendo del volumen de negocio grupal en el hotel la dirección del mismo determinara la necesidad de crear este departamento o bien delegar entre los jefes departamentales que corresponda las actividades de atención a grupos.
Debemos considerar que además de ofrecer una atención personalizada a cada grupo, el interés de esta atención va dirigido a que los grupos regresen al hotel formando parte de un nicho de negocios cautivo.
Adicionalmente, la compañía encargada del grupo, al tener un servicio personalizado seguramente nos enviara otros grupos y comentara con otros proveedores sobre la atención recibida en el hotel.
En base a esto si la intención es establecer un departamento de grupos y convenciones, este es el organigrama que se sugiere:





El departamento pertenece al área de ventas y reporta a la dirección de ventas.
Bajo el mando de un director de área, se encuentran las tres direcciones de ventas importantes: internacional, grupos e individuales.










Tiene a su cargo administrar la venta de habitaciones de Grupo a negocios originados fuera de la República Mexicana.
Entre sus principales obligaciones se encuentran las siguientes:
 Realiza investigaciones de mercado.
 Elabora planes de mercadotecnia
 Diseña los medios más convenientes (según el estudio de mercado y presupuesto) para promoción y publicidad.
 Promueve las buenas relaciones entre el hotel y las agencias de viajes minoristas y mayoristas.
 Establece, en coordinación con el gerente, las comisiones a agencias de viajes.
 Realiza viajes de promoción a agencias y compañías en forma periódica.
 Elabora y promueve la venta de paquetes.
 Promueve la participación del hotel en ferias turísticas.
 Establece, en coordinación con el gerente, políticas de descuento.
 Lleva controles geográficos de clientes y control estadístico de los segmentos del mercado.
 Esta informado en todo lo relativo a la competencia (Precios, servicios, comisiones, estrategias, etc.).






 Mantiene excelentes relaciones con:
A. Aerolíneas.
B. Oficinas de convenciones.
C. Departamento de turismo.
D. Asociación de hoteles.
E. Asociación de ejecutivos de ventas de hoteles.
F. Agencias de viajes.
G. Operadores de tours.









Tiene a su cargo la revisión Mes con Mes del estado actual de los grupos para modificar o agregar la información en el sistema y lograr que ésta esté actualizada en todo momento, estableciendo tarifas óptimas en base a la ocupación pronosticada.


 Esta informado en todo lo relativo a la competencia (Precios, servicios, comisiones, estrategias, etc.).
 Sirve de enlace entre el hotel y los organizadores de grupos, convenciones, congresos y eventos en el hotel.
 Estar siempre con el grupo desde su llegada, hasta su salida.
 Coordinar la entrega de regalos al grupo.
 Atender quejas y solicitudes de cualquier miembro del grupo.
 Ayudar al grupo con otros servicios que requieran (recorridos, autobuses, renta de autos, edecanes, secretarias servicios médicos, etc.)


 Brinda una atención especial a los VIP del grupo.
 Revisar la cuenta diariamente con el encargado de pago del grupo.
 Solicitar a los organizadores la evaluación de los servicios ofrecidos a través de la forma impresa especial.
 Reportar al gerente de ventas y gerente general los comentarios e incidencias del grupo.


Es la dirección encargada de establecer tarifas comerciales a las compañías que se encuentran dentro de la Ciudad de México.
Funciones:
 Proporciona las tarifas a los grupos que vienen de compañías cercanas al Hotel.
 Alimenta al sistema de información del hotel con datos de los grupos.
 Lleva las estadísticas de los grupos que visitan el hotel.





Requisitos:
 Lic. en Administración, Turismo, Comercio Internacional, Relaciones Comerciales, Mercadotecnia.
 Inglés 80%
 Excelente presentación
 Experiencia mínima de 3 años
 Capacidad para la generación de negocios y nuevos asociados
 Contar con un excelente manejo de las relaciones interpersonales.



Este tiene a s su cargo:

 El departamento y se encarga de supervisar en todo momento la labor de sus colaboradores, capacitando y apoyando el constante aprendizaje de los coordinadores.
 ES fundamental que se logre el objetivo de que los grupos que se hospedan en el Hotel salgan del mismo satisfechos con el servicio.




Mientras la labor de ventas es traer negocio al Hotel, durante las negociaciones muchas veces quedan fuera detalles operativos muy importantes para el desarrollo del evento, es por ello que el departamento de Grupos con su experiencia puede aterrizar a la operación las ideas originadas en la contratación inicial del evento.


Perfil de Puesto:

 95% de ingles oral y escrito.
 Excelente redacción y mecanografía.
 Optimo manejo de sistemas como Word, Excel y el programa hotelero de información.
 Experiencia en coordinación de grupos mínima de 5 años.
 Facilidad de palabra, aptitudes de comunicación, enseñanza y liderazgo.
 Vocación de servicio.
 Capacidad para escuchar y entender las necesidades del cliente.
 Sentido de responsabilidad.
 Capacidad de organización.
 Alto sentido de la calidad en el servicio.
 Disposición de horario (considerando horario extendido, trabajo en fines de semana y días festivos).
 Carácter estable.
 Habilidad en la toma de decisiones.
 Excelente presentación.
 Capacidad de optimizar el tiempo.
A su cargo está el manejo de todos los grupos en la operación de Hotel auxiliado por los coordinadores de grupos.

Responsabilidades:

 Asignará los grupos a los coordinadores para su manejo.
 Coordinara personalmente los grupos VIP o aquellos solicitados por la Gerencia General.
 Supervisara a los coordinadores en la preparación de sus grupos.
 Revisara constantemente el sistema junto con el contralor de grupos, evitando que haya cuentas pendientes de pago de grupos por más de 5 días.
 Revisará todos los programas de grupos asegurándose que la información contenida sea la correcta, precisa y concisa.
 Una vez al mes, revisara los expedientes de grupos asegurándose que cuenten con el desglose de coordinación que se tenga el expediente al día, carta de presentación, presupuesto y forma de pago definida.
 Asistirá a las juntas de negocio con gerencia general y ventas así como a las juntas de comité de operaciones.
 Conservara comunicación constante de sonde con los gerente de área para detectar áreas de mejoras en la coordinación de grupos.
 Elaborará mensualmente (antes del día 5 de cada mes) el reporte de ingresos de grupos, por cuartos noche, por segmento y por fecha de reservación original.


Los coordinadores de Grupos deberán contar con las mimas características del puesto ya que a futuro en un departamento tan delicado deberá contemplarse un sustituto del Gerente en todo momento a través de la preparación constante.
Entre sus funciones podemos encontrar:

 Tendrá la responsabilidad de representar al gerente de grupos en juntas cuando éste no pueda asistir y coordinarán grupos que no tengan requerimientos delicados, poco a poco operarán también grupos especiales con asistencia del gerente
 Planeación de cualquier evento, compra de servicios como Renta de Aviones, Renta de Hoteles, Organización de Fiestas, Renta de cualquier show, Cenas, Comidas, Desayunos, Montajes de Escenarios, Noches Casino, Edecanes, Cualquier servicio que requiera la EMPRESA-CLIENTE.
 Desarrollo de todos los recursos que se compren-renten para el Éxito del evento que se lleve a cabo.
 Ejecución los Eventos, que se hayan escogido en los lugares rentados con un seguimiento muy detallado y personalizado, siempre con una constante coordinación y vigilancia de un servidor.


El contralor de grupos tiene a su cargo la revisión del estado de pago de los grupos por llegar, revisión de rentas y cargos a cuentas maestras de grupos actualmente hospedados, obtención de los comprobantes de consumo cargados en cuenta maestra y en los folios de los participantes si sus gastos fueran cubiertos por la cuenta maestra.

Entre otras funciones que realizan se encuentran:
 Verifica diariamente las rentas cargadas a las habitaciones de los grupos, los cuartos reales dormidos, registrando cada uno en una cedula por separado (para elaborar el chart mensual) y entrega el desglose de gastos ya revisado de habitaciones y banquetes al coordinador para su revisión y presentación al cliente.
 También tiene que crear y mantener contactos con las asociaciones, corporaciones, etc., por medio de los mismos grupos que llegan.
 Promueve al hotel como una sola sede para celebrar reuniones, conferencias de negocios, exposiciones comerciales y convenciones dentro del grupo que ingresa.

 Obtiene información del evento y determina la tarifa de grupo correspondiente a las habitaciones.
 Cotiza también otros servicios complementarios como son: salas de juntas, servicios de banquetes, entre otros.
 Mantiene una muy buena relación con el área de banquetes para ofrecer un óptimo servicio.

Es la persona encargada de auxiliar al departamento de Grupos en la elaboración y entrega de comunicados, controla el archivo general de expedientes de grupo (conservado hasta por un año).









ACTIVIDADES QUE REALIZA:
 Elaboración de Presupuestos para grupos,
 Incentivos,
 Eventos y atención de los mismos durante la operativa.

PERFIL:
Estudios mínimos: Formación Profesional Grado Superior - Hostelería y Turismo
Experiencia mínima: Al menos 1 año

Requisitos mínimos


HABILIDADES:
 Creatividad,
 Extrovertido,
 Facilidad
para negociar.

Nivel fluido de inglés tanto oral como escrito.
Valorable segundo idioma.
Conocimiento del destino (Mallorca) y de la oferta de producto que hay para segmento MICE.













Al concluir, podemos ver que para ser un gerente de grupos y convenciones, así como sus subordinados, es necesario contar con ciertas características tales como:
Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en este medio pues si bien se necesitan de muchos contactos para organizar eventos de calidad además de saber todo tipo de temas para estar al tanto de lo que sucede y los gustos y preferencias de los clientes.
Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo.
Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su cometido dentro de la organización del congreso.
Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del congreso. Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del congreso. El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.

Es importante el conocer lo que realiza cada miembro de la estructura de dicho departamento así como el perfil que se debe tener si bien se desea entrar a dicho departamento a laborar en un futuro con esto veremos a que área en especifico y en que puesto quisiéramos trabajar.