INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE TURISMO
ORGANIZACIÓN DE GRUPOS Y CONVENCIONES
1.7. Terminología utilizada en el área
1.8. Ingresos del hotel y de grupos
EXPOSICIÓN: UNIDAD I
Lic. NORMA JIMÉNEZ RÍOS
12 – MARZO – 2008
ÌNDICE
INTRODUCCIÓN 3
TERMINOLOGÌA UTILIZADA EN EÑ ÀREA 4
INGRESOS DEL HOTEL Y DE GRUPOS 43
CONCLUSIONES 44
INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo explicaremos la terminología utilizada en el departamento de Grupos y Convenciones así como el Departamento de Ventas.
Estos departamentos utilizan una terminología que es muy importante conocer y similar puesto que el departamento de ventas va muy relacionado con el Grupos y convenciones ya que por ejemplo, las reservaciones se hacen de dos a cinco años antes. En otras, como suceden con las ventas de las agencias de viajes y las ventas de banquetes, el periodo puede ser mas corto, pero aun así se reservan con mucha anticipación a la fecha real.
Puesto que las metas de largo alcance son extremadamente importantes, es vital una plantación correcta para alcanzarlas.
Hoy en día el departamento de grupos y convenciones representa una de los principales ingresos del hotel de negocios ya que muchas compañías y diversos grupos del sector realizan sus convenciones y conferencias en el hotel. Es por ello que se explicara con detalle los ingresos del Hotel y de grupos.
Con este trabajo aprenderemos la terminología para así poder desenvolvernos con mucha facilidad en la industria hotelera al finalizar nuestros estudios o al realizar nuestras las prácticas.
TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Alloment contract: Es un contrato que se celebra con una agencia de viajes mayorista para la reservación de un determinado número de habitaciones en una fecha determinada que el hotel se obliga a respetar.
Adjuntments: Ajustes.
Advance deposits: Deposito por anticipado.
Allotment contract: Es un contrato que se celebra con una agencia de viajes mayorista para la reservación de un determinado número de habitaciones en una fecha determinada que el hotel se obliga a respetar.
Agents coupon: Cupón para el agente de viajes.
Agents numeric code: Código numérico del agente.
Back to back: Término que se emplea cuando un determinado número de habitaciones de grupos de la misma compañía entran y salen el mismo día y algunas veces a la misma hora. Grupos continuos
Banquet manager: Gerente de banquetes.
Black out: Se refiere a cerrar las ventas de habitaciones a una agencia de viajes mayorista por parte del hotel para un periodo determinado.
TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Blanket reservation: Conjunto de habitaciones para un grupo en donde sus miembros solicitan su propia reservación.
Blitz de ventas: Viajes de familiarización que se llevan a cabo en lugares o plazas previamente definidas, básicamente por mercados geográficos y se identifican como potenciales.
Briefing tour: Promoción de un hotel, asociación de hoteles u oficina de convenciones que venden un destino.
Brochure: Panfleto o folleto de promoción del hotel.
Broker: Término para designar al agente de viajes.
Cancellation: Cancelación.
Cancellation fee: Cargo por cancelación.
Cancellation politic: Política de cancelación.
Brochure: Panfleto o folleto de promoción del hotel.
TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Check in procedure: Los pasos para registrar y dar entrada a un huésped.
Check in time: Hora estipulada por el hotel durante la cual el huésped puede ejercer su derecho a ser alojado en la habitación asignada.
Check out time: Todo procedimiento involucrado en la salida del huésped del hotel, hasta la liquidación de su cuenta.
City ledger: Cuentas por cobrar, grupo de cuentas pendientes de cobro. Locales y foráneas
Closed dates: Fechas cerradas. Son aquellas Fechas donde el hotel tiene reservadas todas las habitaciones.
Commission: Comisión. Honorarios pagados a las agencias de viajes, líneas aéreas, etc., por vender los servicios a los hoteles.
Complaint: Queja o inconformidad del huésped por un servicio determinado o algún desacuerdo por instalaciones del hotel.
Complementary room: Habitaciones de cortesía. Cuartos a los cuales no se les carga renta.
Convencion: Reunión que se realiza para cualquier propósito común de los asistentes. Programa técnico y recreativo
Coupon: Cupón. Es entregado por la agencia a clientes para que lo entregue al hotel, a cambio de algunos o todos los servicios.
TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Credit manager: Gerente de crédito, pertenece al área de contraloría del hotel y es responsable del control y cobranza de los estados de cuenta deudores.
Credit note: Nota de crédito.
Cut off: Fecha límite de venta de habitaciones que ofrecen los hoteles a las agencias de viajes mayoristas, basadas en un contrato.
Cut off date: Fecha límite de corte. Se utiliza para recibir el depósito por reservaciones del cuarto en el hotel.
Down payment: Pago inicial. Utilizado en la generalidad de los hoteles. Anticipo
Facilities: Todas las instalaciones que ofrece el hotel
Fam trip: Viaje de familiarización.
Fare: Tarifa.
Flyer: Volante.
Forecast: Proyección de disponibilidad, ocupación de habitaciones o ingresos por ventas en el futuro.
TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Free sale: Facultad que otorga el hotel para vender sin solicitud previa.
Group rates: Tarifas grupales.
Hotel representative: Persona o compañía que representa al hotel en un área determinada. Sus funciones principales son las de promoción, recepción de reservaciones, asesorías en ventas, relaciones públicas en el área y ayuda en problemas con los clientes.
Hotelier: Una palabra francesa que designa a un hotelero.
Housing bureau: La oficina de convenciones de la ciudad asignada a los participantes de la convención o varios hoteles de la ciudad que participan con tarifas especiales para el grupo.
In plant agency: Agencias de viajes establecidas bajo el patrocinio de alguna compañía, sólo da servicio a ésta.
Incentive group: Grupo de incentivo. Este grupo lo componen personas a las cuales se les otorgó el viaje como un premio a alguna labor realizada.
Inn: Un establecimiento que ofrece alojamiento y comida para los viajeros, Utilizado principalmente en EE.UU.
Late cancellation: Cancelación tardía. Según sea el prestador de servicios existe un cargo por este concepto.
Letter of agreement: Carta de acuerdo. Carta del comprador aceptando la carta propuesta del hotel.
TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Master account: Cuenta maestra. Cuenta por cobrar a una organización y que se cargó en ella aspectos previamente acordados.
Meetings rooms: Salón para reuniones.
Net rate: Tarifa neta. Es una tarifa para agencias de viajes mayoristas, la cual no se comisiona por el hotel por ser baja.
Option date: Fecha opcional. Fecha tentativa acordada por el comprador.
Personal selling: Promoción personal en forma directa del prestador de servicios turísticos con los futuros compradores.
Preassing: Preasignar. Ir asignando a los futuros huéspedes sus habitaciones, antes de la llegada. Esto es común en grupos.
Preregistration: Prerregistro. Es utilizado en grupos y huéspedes importantes. Considere en registrar los datos del futuro huésped en la tarjeta de registro y folio. Al arribar el huésped solo confirmara los datos y firmará.
Promotion: El proceso de hacer que el público se entere de la instalación de un producto o servicio.
Request: Requisición especial que generalmente se hace al momento de efectuar una reservación, por ejemplo, cama king size, piso ejecutivo, habitación para minusvalidos, etc.
TERMINOLOGÍA DE VENTAS
Rooming list: Es el listado de nombres de clientes que ocuparán habitaciones en una fecha determinada y que forman parte de un grupo.
Share of the market: Reporte comparativo del mercado hotelero en donde se cotejan porcentajes de ocupación y tarifas promedio contra el segmento de mercado que le corresponde equitativamente a cada hotel.
Site inspection: Inspección por áreas, habitaciones y servicios del hotel por parte de una agencia o personas interesadas en comprar los servicios del hotel para un grupo determinado.
Tour conductor: El conductor de un grupo, el responsable de éste.
V. I. P: Very Important Person. Persona muy importante para el hotel.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Conference
Conferencia:
Es un tipo de reunión similar a las anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita, por lo general, a exponentes destacados en una especialidad. Es común agregar al nombre la magnitud geográfica que tiene (regional, mundial, etc.)
Symposium:
Simposio
Es la reunión de un grupo de expertos o técnicos que dominan un campo, profesión o tema, cuyo propósito es exponerlo ante un auditorio que comparte ese interés específico.
Working Day:
Jornada
Es una reunión de trabajo de investigación, de estudio o informativa para resolver un problema planteado ante un auditorio interesado en el tema, cuyas resoluciones y resultados se publican posteriormente.
Seminar:
Seminario
Es una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten interés en el tema.
Colloquium:
Coloquio
Es una reunión que agrupa a un distinguido número de especialistas expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos bajo la guía y control de un conductor o coordinador.
Round Table:
Mesa redonda
Reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos, así como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimiento bajo la guía y control de un conductor o coordinador.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Panel or forum:
Panel o foro
Reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presídium, quienes ulteriormente responden o discuten a temas específicos de sus ponencias con el auditorio participante controlado y guiado por un presidente. En el panel los ponentes los mismos o similares conceptos, mientras que en el foro los ponentes deben externar conceptos opuestos.
Free platform:
Tribuna libre Reunión en la que un limitado número participantes intercambian libremente sus opiniones ante un auditorio, el cual no interviene o interfiere.
Brain storm:
Su formato es similar al panel, con la diferencia del tipo de ponente y del presidente del debate. Se trata de un tema de discusión y se discuten ideas planteadas por los participantes en forma libre y espontánea por absurdo que parezca, con el fin de lograr soluciones creativas.
Buzz group o debate: Reunión de 15 a 20 personas en asamblea general, para tratar o discutir uno o varios temas bajo la guía y control de un presidente. Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones, de acuerdo con sus reglas de tiempo y tema de discusión.
Carrefour o workshop: Son reuniones de un número limitado de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Los resultados o trabajos obtenidos pueden ser temas de discusión para otras reuniones.
Lounge
Salón:
Es el tipo de reunión apoyada por una exposición gráfica o pictórica acerca de un tema o ponencia general.
Sedate:
Sede Lugar o destino donde se llevará a cabo la reunión, ya sea playa, ciudad o destino especial y algunas veces hasta en un medio de transporte, como un barco.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Hotel Sedates:
Hotel-sede Es el hotel principal designado por los organizadores, seleccionado por sus instalaciones y ventajas, destinado a efectuar la mayoría de las actividades. Por lo regular se alojarán aquí los integrantes del comité organizador y los principales actores, así como el área de registro.
Hotels of support:
Hoteles de apoyo Hotel seleccionado para dar apoyo logístico en cuanto al hospedaje de los delegados, se puede utilizar alguno para eventos sociales integrados al programa.
Lounges of events:
Salones Son los salones para juntas, convenciones, y banquetes en general de los hoteles, contratados de acuerdo a la magnitud del evento.
Single Room:
Habitación sencilla Cuarto ocupado por una persona.
Double Room:
Habitación doble Cuarto ocupado por dos adultos. Sucesivamente tenemos la triple y la cuádruple.
Suite: Habitación con un pequeño recibidor independiente, variando su tamaño para la junior, máster o presidencial.
Master account:
Cuenta maestra
Es la cuenta que el hotel mantiene abierta para que los organizadores autoricen cargos por concepto de consumos diversos, de acuerdo a una línea de crédito negociada con alguna garantía de pago.
Individual Account:
Cuenta individual
Es la cuenta que estará a cargo de cada uno de los participantes, el cual deberá establecer una forma de crédito a su llegada, de lo contrario no podrá realizar cargos y pagará en efectivo sus consumos, a no ser que los organizadores garanticen el pago. Lo usual es que exista, dentro de las facilidades del PMS, una cuenta de renta y consumos autorizados y otra de extras.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Plan americano completo/ Full American Plan: Se incluye el hospedaje y los 3 alimentos diarios.
American Modified Plan:
Americano modificado Se incluye el desayuno y la comida o cena, de acuerdo a las necesidades del huésped.
Continental: Se incluye solo el desayuno ya sea continental o americano.
Europeo/ European: Solo se incluye el cargo de la habitación, sin alimentos.
Rack rate: Es la tarifa pública general.
Flat rate:
O tarifa neta, es la aplicada con descuento ofrecida a agencias de viajes u operadores mayoristas.
Convention or Grupal Rate:
Tarifa grupal o de convenciones Es la tarifa ofrecida para un evento, por lo general no es comisionadle.
Closed Day:
Bloqueo Reservación temporal para los salones, cuartos, espacios aéreos o restaurantes, condicionada a un tiempo límite para su realización y garantía.
Guarantee:
Garantía Condiciones de carácter económico que establece el hotel, línea aérea, agencia de viajes, restaurante o prestador de servicios en general para comprometerse a realizar un evento.
Previous record:
Registro previo
Arreglos establecidos con el hotel para el registro y asignación de habitación para los asistentes a la reunión, cuya inscripción se ha hecho de manera anticipada.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
VIP:
Persona muy importante para la cual se requiere un trato especial.
ETA: / Estimated time of arrival Hora estimada de llegada
ETD/ Estimated time of departure: Hora estimada de salida
PTA/ Prepaid ticket advice Pago anticipado de un pasaje aéreo pagado en un lugar y entregado en otro.
FIT/independent foreign tour Excursión foránea independiente de forma individual, de acuerdo a los requerimientos del cliente.
Package:
Paquete Excursión que incluye una serie de servicios como transporte aéreo, hospedaje, traslados, alimentación, visitas, etc. De acuerdo a las necesidades del pasajero o la oferta realizada por las agencias mayoristas.
Transportation:
Traslado Servicio de transportación local usualmente del aeropuerto al hotel y viceversa o a ciertos puntos de interés.
A/V: Audiovisual equipment services. Servicios de equipo audiovisual.
Aides or assistant:
Edecanes Personal profesional de atención y apoyo en diversas áreas durante una reunión.
Supervisors:
Supervisores Personal profesional experimentado que se responsabiliza de las acciones y desempeño de los edecanes.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Translators:
Traductores Personal altamente calificado para interpretar o traducir simultáneamente un discurso de un idioma a otro.
Parliamentary Secretariats:
Secretarias parlamentarias Personal profesional que ejerce trabajos secretariales en uno o más idiomas, familiarizado con los términos y requerimientos de un congreso internacional.
Film Projector:
Proyector de películas Equipo para proyectar películas de 16 a 8 mm con o sin sonido.
Overhead projector or slides:
Proyector de transparencias o filminas O carrusel un poco en desuso debido a las avances de la computación.
Projector of acetates:
Proyector de acetatos Equipo que muestra copias de diagramas o dibujos previamente elaborados.
Projector of opaque bodies:
Proyector de cuerpos opacos Aparato que muestra artículos opacos como libros, fotos, escritos, etc.
Blackboard:
Pizarrón Tablero donde se puede escribir o dibujar con plumones o gises.
Flipcharts:
Rotafolios
Caballete donde se montan hojas de gran tamaño donde se realizaran anotaciones, diseños o cuadros con marcadores de tinta y que se pueden desmontar o doblar hacia atrás.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Free sale: Facultad que otorga el hotel para vender sin solicitud previa.
Group rates: Tarifas grupales.
Hotel representative: Persona o compañía que representa al hotel en un área determinada. Sus funciones principales son las de promoción, recepción de reservaciones, asesorías en ventas, relaciones públicas en el área y ayuda en problemas con los clientes.
Hotelier: Una palabra francesa que designa a un hotelero.
Housing bureau: La oficina de convenciones de la ciudad asignada a los participantes de la convención o varios hoteles de la ciudad que participan con tarifas especiales para el grupo.
VCR and receiver Videocasetera y receptor: Equipo de televisión donde se mostraran videos previamente preparados.
Podium
Pódium: Mueble donde se apoya un ponente para colocar sus papeles, lámpara y micrófono
Presídium: Espacio designado en una sala para ciertas personas designadas previamente, usualmente con una plataforma sobre el nivel del piso para una mejor visión del auditorio, adaptada con mesas con paños, sillas, micrófonos, rótulos de identificación, etc.
Statements
Señalamientos: Rótulos indicativos e informativos en diversas áreas del hotel o centro de convenciones para dirigir o informar a los participantes de los servicios o eventos.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Flannelgraph / Franelógrafo: Tablero donde se indica con letras de plástico el lugar y horario de las sesiones o eventos.
MAP editing
Plano de montaje: Diagrama que indica a los representantes del hotel o centro de convenciones el montaje de los diversos eventos.
Teleconference
Teleconferencias: Proyección de conferencias a través del sistema de circuito cerrado de una sala a otras o a otros puntos distantes.
OPR:
Organizing professional meetings. Organizador profesional de reuniones.
Base group:
Base grupal:
Cuartos noche de grupos durmiendo en el hotel en un día determinado.
Revenue management: Administración del Ingreso.
Booking: Se utiliza para decir que se ha reservado una habitación.
Banquet
Banquete: Un banquete es un almuerzo o fiesta pública generalmente celebrada al aire libre, que se completa con platos principales y postres. Por regla general sirve a un propósito festivo o de celebración.
Carta Garantía o Garantía Corporativa o Carta de Crédito: Una compañía con convenio con el hotel, puede garantizar por medio de una carta que contenga las firmas de la o las personas autorizadas previamente por el Departamento de Crédito y Cobranzas del hotel para garantizar las reservaciones de su personal.
Comision: Un porcentaje que el hotel otorga a las Agencias de Viajes, del 10% sobre el total de las habitaciones vendidas.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Conference:
Conferencia: Reunión similar a las anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita, por lo general, a exponentes destacados en una especialidad. Es común agregar al nombre la magnitud geográfica que tiene (regional, mundial, etc.)
Continental Plan/ Plan Continental: Incluye habitación y desayuno ligero tipo continental.
Convention
Convención: Reunión que se realiza para cualquier propósito común de los asistentes. Programa técnico y recreativo.
Cut Off Date: Fecha límite para reservar o cancelar en caso de un grupo o charter para pasar el rooming list.
Master Account: Es el tipo de folio que se abre para grupos y algunos casos en familias, cuando ésta ocupa más de una habitación y una de estas personas se hace cargo del gasto de los demás.
Trade Mission
Misión comercial: Es un viaje de negocios a un determinado país o región, a través de la cual se busca introducir a los empresarios participantes a la realidad de nuevos mercados para sus productos y servicios.
Durante la misión comercial las empresas participantes mantienen reuniones con contrapartes locales, que son posibles interesados en los productos y/o servicios que ofrecen.
No Show: Reservación con depósito que no llegó y se procede a hacer el cargo de la primer noche.
Reservation Group:
Reservación grupal: Son aquellas reservaciones en las que se solicitan 10 ó más habitaciones, llegando en la misma fecha y realizadas por la misma persona, agencia o compañía.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Rooming list: Es el listado de nombres de clientes que ocuparán habitaciones en una fecha determinada y que forman parte de un grupo.
Commercial Rate:
Tarifa Comercial: Es la tarifa convenida entre una compañía y el hotel para reservaciones individuales.
Package Rate:
Tarifa de Paquete: Tarifa de habitación que se ofrece como parte de un paquete de excursión, tarifa promocional especial, como paquete de fin de semana, etc.
Rack Rate
Tarifa Neta: Es la tarifa preferencial o de descuento que ofrece el hotel a las Agencias de Viajes mayoristas que han tenido una producción considerable.
Revenue management: Gestión de ingresos
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Fidelio System Sistema utilizado para manejo de información de cuartos y ventas.
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
K = KEY CLIENT : Cliente potencial.
P = KEY PROSPECT : Cliente potencial pero que no trabaja con nosotros y quisiéramos que lo hiciera.
N = NICHE CLIENT : Cliente nicho o cuenta cautiva.
T= TELE MARKETING/ OTHER Cliente que no entra en ninguno anterior.
T= TELE MARKETING/ OTHER Cliente que no entra en ninguno anterior.
RMS. POT: En ésta opción se tiene un submenú en donde se indica la productividad real o estimada de la compañía en cuestión, puden ser más de uno, dar barra espaciadora para elegir y luego enter, en base a los criterios de:
GA : Grupos de 500 habitaciones o más al año
GB: Grupos de 300 habitaciones-500 habitaciones al año.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
GC: Grupos de 100-300 habitaciones al año.
GD: Grupos de 0-199 habitaciones al año.
RC: Habitaciones y banquetes.
SB: Solo banquetes.
TA: Individuales de 500 o más al año.
TB: Individuales de 250- 500 noches.
TC: Individuales 100-250 noches.
TO: Individuales de 0-250 noches.
WA: Mayoristas.
CO: Contrato.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
UN: No se sabe.
Industry code: Se refiere al giro de la empresa, con barra espaciadora se selecciona pudiendo ser más de uno y luego con enter quedan capturados los criterios
Market: A través de una letra, con barra espaciadora se puede seleccionar más de un criterio y luego dar enter, se define el segmento de mercado que define a una cuenta, en base a su producción individual y / o grupal pudiendo ser entre otros:
C = CORPERATE GROUP C = CORPERATE GROUP = Grupo compañías.
I = INCENTIVE GROUP I = INCENTIVE GROUP = grupo de incentivo.
A = ASSOCIATION GROUP A = ASSOCIATION GROUP = grupo de asociación.
F = TRADE FAIR/EXHIBITION. F = TRADE FAIR/EXHIBITION = exhibición o feria.
Q = GOVT/DIPT/MILITARY GROUP. Q = GOVT/DIPT/MILITARY GROUP = grupo de gobierno.
T= TOUR SERIES T= TOUR SERIES = series turísticas.
U = LEISURE GROUP Grupos en viaje de placer.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
Competition code: En éste renglón se asigna una clave a cada uno de los hoteles que representan la competencia para el hotel propio, que están en busca de ésta cuenta y/o trabajan también con la misma, pudiendo ser más de una elección con barra espaciadora para escoger y luego enter.
Source: Se refiere al canal por donde entró la cuenta al hotel.
Scope: Se refiere al origen geográfico del negocio que traerá el hotel pudiendo ser más de una elección.
Sc City: El mismo criterio pero más específico a la Ciudad.
Product of interest: Aquí se indican criterios de preferencias de la cuenta en cuanto al producto mismo, habitaciones, salones, gimnasio etc.
Territory: Es la influencia de la cuenta pudiendo ser internacional, local o nacional.
Keyword: Se refiere a las siglas que identifican a la cuenta, reales y conocidas por la localidad por ejemplo: PRI, PRD, INBA, IMSS etc. Y no pueden ser inventadas, si no tiene se deja en blanco.
Active: Se refiere a si la cuenta está activa.
Sales mgr: Siglas del gerente a cargo de la cuenta.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
CLAVES DEL SISTEMA FIDELIO
Rate code:. Letra que identifica el rango de tarifa que tendrá la compañía.
Account ID: El sistema automáticamente genera el número de cuenta compañía que se está ingresando. Con un letreo rojo se indica después de éste punto que no hay una agencia de viajes asignada y posteriormente pregunta si el registro que se está ingresando una agencia de viajes.
Type of agency Siglas que identificarán a la agencia en cuestión; expos, casa de incentivo, meeting planner etc.
IATA/CORP: En este campo se afirma con la clave que corresponda si la agencia tiene número IATA, o de mayorista o de agencia.
AIATA NUMBER: AIATA NUMBER: numero IATA en caso de aplicar.
Credit status: Situación de crédito de la compañía con el hotel.
Up Date FO? Esta pregunta indica si se quiere actualizar con éste registro a la base de datos de recepción. Es imperativo conectar “Y” ya que de otro modo no se podrá generar booking de habitaciones.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
FO type Tipo de compañía a que se refiere el registro, pudiendo ser; companies “C”, agencias “T” o “S” si se refiere al programa RSVP.
Last name Apellido.
Name/MI Nombre e inicial de segundo nombre, es usada comúnmente en Estados Unidos conocida como “middle initial”
Position/dept Puesto y departamento.
Address greet Saludo que se utilizará con el cliente; ejemplo señor, señora, srita., Profesor, licenciado etc.
Leteer greet Saludo que se utilizará en las cartas y que va en función de la selección anterior, ejemplo: estimado señor, estimada señora etc.
2nd address? Pregunta el sistema con respuesta afirmativa o negativa si se quiere ingresar una segunda dirección, por ejemplo útil si de la compañía en cuestión, el contacto que se ingresa trabaja en otra sucursal.
Adress Colony Colonia
Zip/city Código postal y ciudad de la segunda dirección.
Country Ciudad.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
State Estado.
Phone main Territorio que abarca el contacto que se ingresa, no tiene que ver con el territorio de la compañía necesariamente.
Phone direct Teléfono del conmutador, ingresando área al principio entre paréntesis y luego número corrido sin espacios.
Fax direct Fax directo.
Mobil phone Número de teléfono celular.
e-mail address Dirección de correo electrónico.
Active? Pregunta si es un contacto activo.
Sis Mgr Siglas del gerente a cargo del contacto, que bien puede ser diferente al encargado de la cuenta en si.
Tracer Freq Este campo representa la frecuencia con la que se llamará al cliente en forma de semanas, indicando cada cuantas semanas se dará llamada de seguimiento al contacto.
Birthday Es la fecha de nacimiento del cliente, para que el sistema avise al gerente encargado del contacto cuando llamar para felicitar por la ocasión o visitarle.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Language Indica con una letra el idioma que habla el contacto para dirigirnos apropiadamente a él
Assign agent? Este campo nos ayuda a asignarle una agencia de viajes al contacto (no se asigna ala compañía o cuenta).
Scope: Se refiere al lugar de origen del negocio que generará éste contacto.
Influence: Describe la actividad específica del contacto, para determinar si puede ser un tomador de decisiones o un coordinador de reservaciones pudiendo seleccionarse más de una opción
Market: Segmento de Mercado del negocio que maneja éste contacto.
Prod. Int. Describe los servicios del Hotel que son de interés del cliente.
Status /Bk name: Estado del grupo (status) y nombre del grupo.
Arrival date: Fecha de llegada del grupo.
Night: Número de noches reservada.
Depart date: Fecha de salida.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Catering only? Pregunta si se trata de un booking de banquetes sólo para reservación de salones, si la respuesta es”Y” el cursor se continúa a la derecha y luego hacia abajo.
Resp. mgr. Iniciales del gerente de ventas encargado de la cuenta.
Markets segment: Segmento de mercado.
Source: Canal por donde entró la reservación; agencia de viajes, compañía directo, lead de otra oficina u hotel etc.
Assign intermedia: Con la inicial “Y” o “N” se asigna una agencia de viajes para el éste grupo en particular.
Block code: Cada grupo que es reservado necesariamente debe tener un código único para ser reconocido en el sistema, formado usualmente por las tres primeras letras del nombre del grupo y día, mes y año de llegada en dos dígitos cada uno.
Peak Rms: Si el bloqueo fuera igual todos los días indicar el número de habitaciones que tendrá o bien si no es un bloqueo fijo todos los días, indicar el día más alto cuantos cuartos reservará.
Price Code: Si se usa código de tarifa en éste campo se indica, sino, se ingresa tarifa para sencillo, doble y triple en éste campo.
Decisión: Fecha en que el cliente deberá indicar si requiere o no el grupo.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Cut off: Fecha en que el sistema liberará automáticamente los cuartos reservados en caso de no ocuparse.
Follow up: Fecha en que el sistema liberará automáticamente los cuartos reservados en caso de no ocuparse.
Res. Type: s Se refiere a si el bloqueo está garantizado por la compañía o bien si se reservará individualmente con tarjetas de crédito.
Method: Forma en la que se recibirán las reservaciones, si a través de un rooming list o bien por reservaciones individuales.
Currency: Moneda en la que se cotizan las habitaciones.
Sales Mgr: Gerente de ventas a cargo del grupo en cuanto a cuartos.
Status: Estado de los salones del grupo puede ser que no haya cuartos y que los salones estén definitivos o bien que haya cuartos y que los salones estén definitivos o bien que ya haya firmado en firme habitaciones pero que los salones aún estén en tentativo.
Attendees: Número total de participantes a los eventos en total.
Decisión: Fecha en que el cliente deberá indicar si requiere o no los salones.
Cut off: Fecha en que el sistema liberará automáticamente los salones reservados.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Follow Up: Fecha en que se requiere dar seguimiento al grupo en cuanto a salones.
Info board: Nombre del grupo en salones (siempre usa el del booking)
Currency: Moneda en que se están cotizando los salones.
Catering Mgr: Gerente de banquetes a cargo de los salones.
Booking type: Indicar con la letra que corresponda, la opción del tipo de evento que se trata, por ejemplo: solo banquetes, conferencia, convención, misión comercial, etc.…
Master account: (Cuenta maestra) se indica aquí el número de cuenta maestra que se manejará. Estar pre-pagados, pero en esta opción se indica por ejemplo: si se requiere de carta garantía, si el crédito está aprobado, si liquida al finalizar el evento, etc.
Deposit requested: Depósito Solicitado: Indicar el monto de los depósitos solicitados.
Time of arrival and departure: Hora de llegada y salida: indicar según corresponda.
Breakfast included: Si se están incluyendo el desayuno en la tarifa, si la respuesta es afirmativa, justo en el renglón que sigue hacia abajo, indicar el tipo de desayuno que se incluye; a la carta, americano, continental, buffet, etc.
Bellboys in/out: Indica si en el precio de habitación se incluye las propinas a camaristas, sino, indicar el precio cotizado.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Maids per R/n : Indicar si en el precio de habitación se incluye las propinas a camaristas, sino, indicar el precio cotizado.
Commission: Indicar el porcentaje autorizado de comisión del grupo.
Room & tax: Indicar como se manejarán los cargos de habitación e impuestos, si cada quien lo paga, va a cuenta de maestra o está aún por definirse.
Incidentanls: Si los gastos extras se manejarán igual que el punto anterior.
Quoted curr: Iniciales de la moneda en que se está cotizando, por ejemplo, dólares americanos o Mpneda Nacional.
Ex. Rate: Tipo de cambio que se autorizó para el grupo, caso de existir un tipo de cambio fijo.
Group coord: Iniciales del coordinador del grupo.
Details OK: Significa que en banquetes ya se tiene toda la información concerniente al evento.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Contract: Fecha en que se entrega copia del contrato a banquetes.
Distributes: Si las órdenes de servicio están repartidas.
Trackchanges: Si se requiere se lleve un registro de los cambios en las ordenes de servicio.
Func obj: Objeto de la reunión en el caso de banquetees.
Repr. Name: Durante el desarrollo del evento en salones, quien será el responsable del evento.
Quoted currency: Tipo de moneda en que están cotizados los servicios en Banquetes.
DSP: Significa habitación dos camas en categoría estándar.
KSP: King size estándar.
DDL: Habitación doble con dos camas, categoría estándar.
KDL:
King Size, de lujo.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
KBR: King Size, habitación de negocios.
DBR: Dos camas, habitación de negocios.
DCL: Dos camas, piso ejecutivo
KCL: King size, Piso ejecutivo
KJR:/KST; Junior suites cama king size.
KMR: Master suite número 2.
SP2: Suite Presidencial Número 2.
SP1: Suite Presidencial Número 1.
Block Code: El código de grupo.
Starting Date: Número de noches que abarca el bloqueo.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Ending Date: Fecha en que finaliza el bloqueo de grupo.
Rate Code: Código a usar para la tarifa. Asignando por reservaciones únicamente.
Res Type: Tipo de grupo que se trata, asignado por reservaciones únicamente.
Market; Segmento de Mercado que corresponda.
Source Origen del grupo (como llegó la cotización al Hotel.)
Channel A través de que medio llegó la cotización
Cut Off Date: Fecha en que se libera el bloqueo si está específica en el contrato automáticamente (eliminar si se permite).
Cut Off Days: A falta de una fecha de liberación de bloqueo, por tratarse de fechas irregulares de llegadas y salidas dentro de un periodo, se puede usar ésta opción en vez de la anterior, no en conjunto.
Elastic Block Si o no según corresponda, siempre dejar el bloqueo elástico ya que de otro modo si la reservación que se ingresa, no coincide con el tipo de cuarto reservado, fechas reservadas y tarifa el sistema no permitirá captura de reservaciones diferentes (por ejemplo los Up Grades)
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Pax Per Room Número de personas promedio por habitación. Ésta opción si tuviera dos personas, al departamento de reservaciones cada vez que ingresa una nueva reservación automáticamente le da la opción a dos nombres de captura desde inicio.
Package items: Artículos, prendas de equipaje, numero de maletas
Booking ID Número de booking asignado por el sistema desde inicio
Created By Gerente de ventas que creó el booking por primera vez
Created On: Fecha inicial de creación del bloqueo.
Group Master: Nombre con la que se identifica la Cuenta Maestra del Grupo.
Customer Management Administración de clientes.
Account Cuenta
Search, searched Buscar
Catering Only Nos ayuda a que si lo que se ingresa es solo un evento en salones, automáticamente todas las demás opciones se inhiben para que la captura del banquete sea más rápida, en el caso de grupos dejar el cuadro sin marcar.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
El Status Indica el estado en que se encuentra la cotización. Pen=cotización, Ten)= tentativo, Def=Definitivo, hay opciones para cancelar el bloqueo como son Lost para cotización y Cancel para grupos definitivos o tentativos).
Segmento de mercado que corresponda al grupo
Owner Gerente a cargo de éste Booking o bloqueo, es muy importante que ambos sistemas ofrecen la oportunidad de tener un gerente de ventas para la cuenta, y el booking para otra persona diferente, lo cual puede ayudar a repartit las actividades con el personal de ventas.
Origin Corresponde a que oficina realizó la venta del grupo en cuestión, pudiendo ser oficina de ventas del hotel, oficinas corporativas, otros Hoteles, otras cadenas etc.
Type Corresponde al tipo de negocio que representa éste booking, en el caso de grupos, siempre será GRP que es el negocio grupal.
Block Code Código de grupo, para opera se deberá usar la letra del nombre del grupo y el día calendario de dos cifras en que llega, si el código ya estuviera ocupado, se continuará con la siguiente letra del nombre y mismo día y así sucesivamente hasta encontrar el código válido, el sistema no permitirá continuar sin éste dato.
Res Type y
Rate Code No deberá usarse al ingresar Grupos ya que se utilizan en reservaciones individuales.
Packages En ésta parte se ingresará el paquete que corresponda al grupo, en el Hotel éste campo se utiliza para ingresar el Hotel Fee, que es un cargo adicional a la tarifa que se aplica a todos los huéspedes del Hotel como una especie de sobrecargo por servicio.
En su monto más elevado ayuda a que se les incluya a los clientes internet inalámbrico, envió y recepción de páginas de fax locales, llamadas locales y salida tarde sin costo adicional.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Block Code Código de grupo, para opera se deberá usar la letra del nombre del grupo y el día calendario de dos cifras en que llega, si el código ya estuviera ocupado, se continuará con la siguiente letra del nombre y mismo día y así sucesivamente hasta encontrar el código válido, el sistema no permitirá continuar sin éste dato.
Res Type y
Rate Code No deberá usarse al ingresar Grupos ya que se utilizan en reservaciones individuales.
Pax/ room En éste espacio se indicará el número de personas que se ingresarán por cada habitación, utilizando el criterio de mayoría. Por ejemplo en un grupo con habitaciones dobles y que requieran ingresar los dos nombres por cada habitación, se deberá colocar el número 2 y con ello al departamento de reservaciones, al momento de ingresar el listado 2 y con ello al departamento de reservaciones, al momento de ingresar el listado de participantes “rooming list” automáticamente se le habilitaran dos renglones para nombre en vez de uno, cuarto por cuarto.
Source: Canal a través del cual nos llegó la solicitud de grupo.
Print Rate: Esta opción siempre está marcada con una paloma, si se omite, no se imprimirá la tarifa ni en tarjeta de registro, ni en el folio del huésped, muy útil cuando hay grupos con tarifa confidencial.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Elastic Block: Esta opción siempre está marcada con una paloma, si se omite, solo se podrán ingresar reservaciones durante las fechas del bloqueo y únicamente en el tipo de habitaciones seleccionado.
Supress Rate: esta opción siempre está sin marcar ya que toda tarifa se debe poder en pantalla, si se usa, la información del monto de tarifa desaparecerá de la pantalla siempre, no se debe usar.
Cut off Date: Fecha límite de corte. Se utiliza para recibir el depósito por reservaciones del cuarto en el hotel. En este renglón se ingresa la fecha calendario en la cual el sistema opera quitara automáticamente los cuartos reservados o sin nombres aún del grupo devolviéndolos al inventario general del Hotel como puede provocar perder habitaciones se puede sugerir dejar en blanco.
Follow up Date: Es la fecha calendario en que se dará seguimiento al grupo, (de seguimiento como para ver si aceptaron la cotización, enviar contrato, recibir contrato firmado etc.) y se vaya modificando según se vaya necesitando para otro seguimiento.
También se puede ingresar una sola vez sin cambiar y utilizar la opción “activities” para captura de el seguimiento del grupo (se explicará más adelante).
Decisión Date: Es la fecha en que el cliente deberá tomar la decisión si realiza el grupo con el hotel o no. Ésta fecha y el Cutoff libera cuartos, se pueden sugerir dejar en blanco.
Trace code: En ventas hay seguimientos muy específicos como: Enviar cotización, conocer la decisión, enviar contrato, reconfirmar número de salones a utilizar, solicitar anticipos, pasar el file del grupo al departamento de grupos, enviar carta de agradecimiento. Etc. Todas estas actividades se puede ingresar vía configuración al sistema para que de manera automática le recuerden al gerente dichas actividades en el menú “activities” También puede omitirse y usar únicamente la opción de actividades.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Ower: Corresponde a las siglas del gerente a cargo del grupo.
Cut off days: Sirve para liberar cuartos del grupo pro día y solo del día que corresponda, a diferencia del cut off anterior que libera todos los cuartos, está opción hace lo mismo pero solo al día que se ingrese en éste campo, por ejemplo si se ingresa un 5, justamente 5 días antes de la primera la llegada se liberarán los cuartos no usados del primer día, al día siguiente del segundo.
Bellman Si se marca ésta casilla con una paloma, se indica que las propinas están incluidas, si no, deberá indicarse en la siguiente casilla Price el monto a cobrar por éste concepto.
Maid Del mismo modo para indicar el monto de propinas a camaristas.
Breakfast Description Si el grupo tuviera desayuno incluido en la tarifa deberá indicarse el tipo de desayuno en cuestión, si no, deberá colocarse las letras N/A
Resv. Method Se indica aquí como se recibirán las reservaciones para el grupo; si llamarán los participantes de manera directa e individual, a través del sistema internacional de reservaciones “Holidex”, si se recibirán papeletas de reservación o formas de participante.
Rooming list due Es la fecha calendario en que se deberá recibir el Rooming list del grupo y se le anuncia al gerente del Grupo en sus actividades del día.
Posting type Representa el tipo de cambio de moneda que se usará en el cargo físico del precio de habitación a cada cuarto, puede ser el que corresponda al día en cuestión, variando día con día, o uno fijo confirmado para el grupo, o uno fijo para el grupo determinado por la primera perdona que llegue físicamente el hotel y se registre, o fijo o para la reservación que se tome. Regularmente el Hotel utiliza la primera habitación ya que el tipo de cambio contra el dólar americano varía diariamente.
TERMINOLOGÍA DE GRUPOS Y CONVENCIONES
Sistema Fidelio
Arrival time departure time Se ingresa aquí el horario en que llegará y saldrá el hotel el grupo (no se ocupa en el hotel) por que se emite un instructivo a los departamentos en donde se indica ésta información.
Com% Porcentaje en número, de comisión que se otorgará al grupo ya sea la agencia coordinadora o alas agencias que llamen en caso de grupos con reservaciones individuales.
TBD Rates Este cuadro se deberá de marcar si la cotización que se ingresa o grupo, es para fechas demasiados futuras, a lo cual el Hotel se compromete en reservar el espacio pero no es hasta un año antes de la llegada que se puede confirmar una tarifa de grupo.
Priorities Prioridades
Incresase o decrese rooms Si se desea aumentar el número de habitaciones a usar o disminuir.
Rate 1 Capturar la tarifa para una persona.
Rate 2 Capturar la tarifa para dos personas y así sucesivamente.
Hotel fee Cargo que cobra el hotel por noche y es adicional al precio de la habitación, es obligatorio, le incluye al cliente, llamadas locales, envío de faxes locales y uso de Internet inalámbrico.
Breakdown of coordination
Desglose de coordinación Este documento es un resumen de todo el expediente, mismo que se utiliza para información resumida del grupo, para evitar que se una consulta se deba revisar hoja por hoja, además de concentrar los datos más importantes de los grupos, es el documento base para emitir el instructivo interno o programa de grupos.
EL volumen de negocio grupal determina la necesidad de contar con un Departamento de Grupos, en el cuadro inferior podemos apreciar que lo cuartos de grupos equivalen a un 30% aproximado de la venta total de habitaciones del Hotel. Esto es en si una razón importante para la existencia del departamento.
En algunos Hoteles de mediano número de habitaciones la labor realizada por el Departamento de Grupos incluye además la organización y supervisión de las actividades en el aérea de banquetes inclusive.
Es importante destacar que para asegurar en el Hotel un cierre de 100% de ocupación la base grupal necesaria (cuartos de grupo durmiendo) debe ser entre 200 y 250 cuartos
Año Ingreso Hab US. Cuartos Dormidos Ingresos Hab. Grupos Us. Cuartos de grupos Dormidos %Ingresos %Cuartos
2000 $2088924.68 151,783 $5’819,554.16 45,774 27.86 30.15
2001 $20882770.10 150,230 $5’140,047.88 40,973 24.61 27.17
2002 $21017324,45 146,727 $5’418,858.98 42,740 25.78 29.13
2003 $20360089.53 147,929 $4’499,057.67 37,448 22.10 25.32
2004 $20847246.51 151,952 $6’132,672.72 48,823 29.41 32.13
2005 $21935594.62 156,349 $6’104,304.82 48,470 27.93 31.00
2006 $23989362.77 157,645 $6’279,158.14 45,756 26.17 29.02
El departamento de Grupos y convenciones así como el departamento de Ventas es un área que necesita de un ingles al 90% y 100% ya que maneja muchos términos como pudimos ver en el trabajo, es un área que tiene mucho contacto con el Cliente y necesita saber todo tipo de temas, tanto el gerente de Grupos y convenciones como el coordinador ya que este lo sustituirá en caso de que se ausente el Gerente.
Es importante señalar que mediante este trabajo de investigación nos pudimos dar cuenta que la buena comunicación entre las diferentes áreas de un hotel, es algo sumamente primordial para ofrecer un buen servicio y un hospedaje confortable a los visitantes, por ello es imprescindible el saber la terminología utilizada no solo en el área de Grupos y convenciones si no en todas, ya que se interrelacionan.
Otro tema de suma importancia, es saber como administrar los ingresos del hotel en especifico del departamento de grupos ya que nos daremos cuenta de la buena o mala administración que se esta llevando acabo.
Esperamos que los conceptos expuestos en este trabajo de investigación puedan aportar un granito de arena para el mejor provecho de su aprendizaje.
lunes, 5 de abril de 2010
PERFIL DE PUESTOS
INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo explicaremos la estructura del departamento de Grupos y convenciones. Así como el perfil de cada puesto del organigrama de dicho departamento dando a conocer su importancia en la empresa y sus funciones.
Hoy en día el departamento de grupos y convenciones representa una de los principales ingresos del hotel de negocios ya que muchas compañías y diversos grupos del sector realizan sus convenciones y conferencias en el hotel.
Cabe destacar que el turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que aporta y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía y en el propio turismo.
Con este trabajo nos daremos cuenta de la importancia que este departamento tiene no solo en el sector hotelero si no en las demás industrias ya que cuentan con ellos para organizar dichos eventos con calidad y eficiencia.
Siendo así esta una asignatura reciente en la Escuela Superior de Turismo, nos iremos formando a lo largo del semestre para aprender su importancia funciones ya así poder aplicarla al realizar nuestras prácticas e ingresar al campo laboral ya que como anteriormente se mencionaba es una gran fuente de ingresos y por lo tanto un buen empleo al ingresar en esta área
INTRODUCCIÓN AL DEPARTAMENTO DE VENTAS DEL HOTEL
En todos los hoteles, el área de ventas es de las más importantes ya que tiene sobre su responsabilidad la obtención de negocio regular y nuevo, asegurándose de lograr día a día una ocupación que permita al hotel alcanzar sus metas de ocupación, ingresos y utilidades.
Si la ocupación es baja desafortunadamente los ingresos también y estos incluyen los gastos por nómina, por lo que algunos hoteles deben despedir a cierta cantidad de empleados eventuales durante la temporada baja.
Cuando una ocupación es alta, hay trabajo para todos los empleados del hotel en todos y cada uno de sus departamentos y también se recurre a contratar personal eventual.
Dependiendo del volumen de negocio grupal en el hotel la dirección del mismo determinara la necesidad de crear este departamento o bien delegar entre los jefes departamentales que corresponda las actividades de atención a grupos.
Debemos considerar que además de ofrecer una atención personalizada a cada grupo, el interés de esta atención va dirigido a que los grupos regresen al hotel formando parte de un nicho de negocios cautivo.
Adicionalmente, la compañía encargada del grupo, al tener un servicio personalizado seguramente nos enviara otros grupos y comentara con otros proveedores sobre la atención recibida en el hotel.
En base a esto si la intención es establecer un departamento de grupos y convenciones, este es el organigrama que se sugiere:
El departamento pertenece al área de ventas y reporta a la dirección de ventas.
Bajo el mando de un director de área, se encuentran las tres direcciones de ventas importantes: internacional, grupos e individuales.
Tiene a su cargo administrar la venta de habitaciones de Grupo a negocios originados fuera de la República Mexicana.
Entre sus principales obligaciones se encuentran las siguientes:
Realiza investigaciones de mercado.
Elabora planes de mercadotecnia
Diseña los medios más convenientes (según el estudio de mercado y presupuesto) para promoción y publicidad.
Promueve las buenas relaciones entre el hotel y las agencias de viajes minoristas y mayoristas.
Establece, en coordinación con el gerente, las comisiones a agencias de viajes.
Realiza viajes de promoción a agencias y compañías en forma periódica.
Elabora y promueve la venta de paquetes.
Promueve la participación del hotel en ferias turísticas.
Establece, en coordinación con el gerente, políticas de descuento.
Lleva controles geográficos de clientes y control estadístico de los segmentos del mercado.
Esta informado en todo lo relativo a la competencia (Precios, servicios, comisiones, estrategias, etc.).
Mantiene excelentes relaciones con:
A. Aerolíneas.
B. Oficinas de convenciones.
C. Departamento de turismo.
D. Asociación de hoteles.
E. Asociación de ejecutivos de ventas de hoteles.
F. Agencias de viajes.
G. Operadores de tours.
Tiene a su cargo la revisión Mes con Mes del estado actual de los grupos para modificar o agregar la información en el sistema y lograr que ésta esté actualizada en todo momento, estableciendo tarifas óptimas en base a la ocupación pronosticada.
Esta informado en todo lo relativo a la competencia (Precios, servicios, comisiones, estrategias, etc.).
Sirve de enlace entre el hotel y los organizadores de grupos, convenciones, congresos y eventos en el hotel.
Estar siempre con el grupo desde su llegada, hasta su salida.
Coordinar la entrega de regalos al grupo.
Atender quejas y solicitudes de cualquier miembro del grupo.
Ayudar al grupo con otros servicios que requieran (recorridos, autobuses, renta de autos, edecanes, secretarias servicios médicos, etc.)
Brinda una atención especial a los VIP del grupo.
Revisar la cuenta diariamente con el encargado de pago del grupo.
Solicitar a los organizadores la evaluación de los servicios ofrecidos a través de la forma impresa especial.
Reportar al gerente de ventas y gerente general los comentarios e incidencias del grupo.
Es la dirección encargada de establecer tarifas comerciales a las compañías que se encuentran dentro de la Ciudad de México.
Funciones:
Proporciona las tarifas a los grupos que vienen de compañías cercanas al Hotel.
Alimenta al sistema de información del hotel con datos de los grupos.
Lleva las estadísticas de los grupos que visitan el hotel.
Requisitos:
Lic. en Administración, Turismo, Comercio Internacional, Relaciones Comerciales, Mercadotecnia.
Inglés 80%
Excelente presentación
Experiencia mínima de 3 años
Capacidad para la generación de negocios y nuevos asociados
Contar con un excelente manejo de las relaciones interpersonales.
Este tiene a s su cargo:
El departamento y se encarga de supervisar en todo momento la labor de sus colaboradores, capacitando y apoyando el constante aprendizaje de los coordinadores.
ES fundamental que se logre el objetivo de que los grupos que se hospedan en el Hotel salgan del mismo satisfechos con el servicio.
Mientras la labor de ventas es traer negocio al Hotel, durante las negociaciones muchas veces quedan fuera detalles operativos muy importantes para el desarrollo del evento, es por ello que el departamento de Grupos con su experiencia puede aterrizar a la operación las ideas originadas en la contratación inicial del evento.
Perfil de Puesto:
95% de ingles oral y escrito.
Excelente redacción y mecanografía.
Optimo manejo de sistemas como Word, Excel y el programa hotelero de información.
Experiencia en coordinación de grupos mínima de 5 años.
Facilidad de palabra, aptitudes de comunicación, enseñanza y liderazgo.
Vocación de servicio.
Capacidad para escuchar y entender las necesidades del cliente.
Sentido de responsabilidad.
Capacidad de organización.
Alto sentido de la calidad en el servicio.
Disposición de horario (considerando horario extendido, trabajo en fines de semana y días festivos).
Carácter estable.
Habilidad en la toma de decisiones.
Excelente presentación.
Capacidad de optimizar el tiempo.
A su cargo está el manejo de todos los grupos en la operación de Hotel auxiliado por los coordinadores de grupos.
Responsabilidades:
Asignará los grupos a los coordinadores para su manejo.
Coordinara personalmente los grupos VIP o aquellos solicitados por la Gerencia General.
Supervisara a los coordinadores en la preparación de sus grupos.
Revisara constantemente el sistema junto con el contralor de grupos, evitando que haya cuentas pendientes de pago de grupos por más de 5 días.
Revisará todos los programas de grupos asegurándose que la información contenida sea la correcta, precisa y concisa.
Una vez al mes, revisara los expedientes de grupos asegurándose que cuenten con el desglose de coordinación que se tenga el expediente al día, carta de presentación, presupuesto y forma de pago definida.
Asistirá a las juntas de negocio con gerencia general y ventas así como a las juntas de comité de operaciones.
Conservara comunicación constante de sonde con los gerente de área para detectar áreas de mejoras en la coordinación de grupos.
Elaborará mensualmente (antes del día 5 de cada mes) el reporte de ingresos de grupos, por cuartos noche, por segmento y por fecha de reservación original.
Los coordinadores de Grupos deberán contar con las mimas características del puesto ya que a futuro en un departamento tan delicado deberá contemplarse un sustituto del Gerente en todo momento a través de la preparación constante.
Entre sus funciones podemos encontrar:
Tendrá la responsabilidad de representar al gerente de grupos en juntas cuando éste no pueda asistir y coordinarán grupos que no tengan requerimientos delicados, poco a poco operarán también grupos especiales con asistencia del gerente
Planeación de cualquier evento, compra de servicios como Renta de Aviones, Renta de Hoteles, Organización de Fiestas, Renta de cualquier show, Cenas, Comidas, Desayunos, Montajes de Escenarios, Noches Casino, Edecanes, Cualquier servicio que requiera la EMPRESA-CLIENTE.
Desarrollo de todos los recursos que se compren-renten para el Éxito del evento que se lleve a cabo.
Ejecución los Eventos, que se hayan escogido en los lugares rentados con un seguimiento muy detallado y personalizado, siempre con una constante coordinación y vigilancia de un servidor.
El contralor de grupos tiene a su cargo la revisión del estado de pago de los grupos por llegar, revisión de rentas y cargos a cuentas maestras de grupos actualmente hospedados, obtención de los comprobantes de consumo cargados en cuenta maestra y en los folios de los participantes si sus gastos fueran cubiertos por la cuenta maestra.
Entre otras funciones que realizan se encuentran:
Verifica diariamente las rentas cargadas a las habitaciones de los grupos, los cuartos reales dormidos, registrando cada uno en una cedula por separado (para elaborar el chart mensual) y entrega el desglose de gastos ya revisado de habitaciones y banquetes al coordinador para su revisión y presentación al cliente.
También tiene que crear y mantener contactos con las asociaciones, corporaciones, etc., por medio de los mismos grupos que llegan.
Promueve al hotel como una sola sede para celebrar reuniones, conferencias de negocios, exposiciones comerciales y convenciones dentro del grupo que ingresa.
Obtiene información del evento y determina la tarifa de grupo correspondiente a las habitaciones.
Cotiza también otros servicios complementarios como son: salas de juntas, servicios de banquetes, entre otros.
Mantiene una muy buena relación con el área de banquetes para ofrecer un óptimo servicio.
Es la persona encargada de auxiliar al departamento de Grupos en la elaboración y entrega de comunicados, controla el archivo general de expedientes de grupo (conservado hasta por un año).
ACTIVIDADES QUE REALIZA:
Elaboración de Presupuestos para grupos,
Incentivos,
Eventos y atención de los mismos durante la operativa.
PERFIL:
Estudios mínimos: Formación Profesional Grado Superior - Hostelería y Turismo
Experiencia mínima: Al menos 1 año
Requisitos mínimos
HABILIDADES:
Creatividad,
Extrovertido,
Facilidad
para negociar.
Nivel fluido de inglés tanto oral como escrito.
Valorable segundo idioma.
Conocimiento del destino (Mallorca) y de la oferta de producto que hay para segmento MICE.
Al concluir, podemos ver que para ser un gerente de grupos y convenciones, así como sus subordinados, es necesario contar con ciertas características tales como:
Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en este medio pues si bien se necesitan de muchos contactos para organizar eventos de calidad además de saber todo tipo de temas para estar al tanto de lo que sucede y los gustos y preferencias de los clientes.
Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo.
Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su cometido dentro de la organización del congreso.
Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del congreso. Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del congreso. El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.
Es importante el conocer lo que realiza cada miembro de la estructura de dicho departamento así como el perfil que se debe tener si bien se desea entrar a dicho departamento a laborar en un futuro con esto veremos a que área en especifico y en que puesto quisiéramos trabajar.
En el presente trabajo explicaremos la estructura del departamento de Grupos y convenciones. Así como el perfil de cada puesto del organigrama de dicho departamento dando a conocer su importancia en la empresa y sus funciones.
Hoy en día el departamento de grupos y convenciones representa una de los principales ingresos del hotel de negocios ya que muchas compañías y diversos grupos del sector realizan sus convenciones y conferencias en el hotel.
Cabe destacar que el turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que aporta y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía y en el propio turismo.
Con este trabajo nos daremos cuenta de la importancia que este departamento tiene no solo en el sector hotelero si no en las demás industrias ya que cuentan con ellos para organizar dichos eventos con calidad y eficiencia.
Siendo así esta una asignatura reciente en la Escuela Superior de Turismo, nos iremos formando a lo largo del semestre para aprender su importancia funciones ya así poder aplicarla al realizar nuestras prácticas e ingresar al campo laboral ya que como anteriormente se mencionaba es una gran fuente de ingresos y por lo tanto un buen empleo al ingresar en esta área
INTRODUCCIÓN AL DEPARTAMENTO DE VENTAS DEL HOTEL
En todos los hoteles, el área de ventas es de las más importantes ya que tiene sobre su responsabilidad la obtención de negocio regular y nuevo, asegurándose de lograr día a día una ocupación que permita al hotel alcanzar sus metas de ocupación, ingresos y utilidades.
Si la ocupación es baja desafortunadamente los ingresos también y estos incluyen los gastos por nómina, por lo que algunos hoteles deben despedir a cierta cantidad de empleados eventuales durante la temporada baja.
Cuando una ocupación es alta, hay trabajo para todos los empleados del hotel en todos y cada uno de sus departamentos y también se recurre a contratar personal eventual.
Dependiendo del volumen de negocio grupal en el hotel la dirección del mismo determinara la necesidad de crear este departamento o bien delegar entre los jefes departamentales que corresponda las actividades de atención a grupos.
Debemos considerar que además de ofrecer una atención personalizada a cada grupo, el interés de esta atención va dirigido a que los grupos regresen al hotel formando parte de un nicho de negocios cautivo.
Adicionalmente, la compañía encargada del grupo, al tener un servicio personalizado seguramente nos enviara otros grupos y comentara con otros proveedores sobre la atención recibida en el hotel.
En base a esto si la intención es establecer un departamento de grupos y convenciones, este es el organigrama que se sugiere:
El departamento pertenece al área de ventas y reporta a la dirección de ventas.
Bajo el mando de un director de área, se encuentran las tres direcciones de ventas importantes: internacional, grupos e individuales.
Tiene a su cargo administrar la venta de habitaciones de Grupo a negocios originados fuera de la República Mexicana.
Entre sus principales obligaciones se encuentran las siguientes:
Realiza investigaciones de mercado.
Elabora planes de mercadotecnia
Diseña los medios más convenientes (según el estudio de mercado y presupuesto) para promoción y publicidad.
Promueve las buenas relaciones entre el hotel y las agencias de viajes minoristas y mayoristas.
Establece, en coordinación con el gerente, las comisiones a agencias de viajes.
Realiza viajes de promoción a agencias y compañías en forma periódica.
Elabora y promueve la venta de paquetes.
Promueve la participación del hotel en ferias turísticas.
Establece, en coordinación con el gerente, políticas de descuento.
Lleva controles geográficos de clientes y control estadístico de los segmentos del mercado.
Esta informado en todo lo relativo a la competencia (Precios, servicios, comisiones, estrategias, etc.).
Mantiene excelentes relaciones con:
A. Aerolíneas.
B. Oficinas de convenciones.
C. Departamento de turismo.
D. Asociación de hoteles.
E. Asociación de ejecutivos de ventas de hoteles.
F. Agencias de viajes.
G. Operadores de tours.
Tiene a su cargo la revisión Mes con Mes del estado actual de los grupos para modificar o agregar la información en el sistema y lograr que ésta esté actualizada en todo momento, estableciendo tarifas óptimas en base a la ocupación pronosticada.
Esta informado en todo lo relativo a la competencia (Precios, servicios, comisiones, estrategias, etc.).
Sirve de enlace entre el hotel y los organizadores de grupos, convenciones, congresos y eventos en el hotel.
Estar siempre con el grupo desde su llegada, hasta su salida.
Coordinar la entrega de regalos al grupo.
Atender quejas y solicitudes de cualquier miembro del grupo.
Ayudar al grupo con otros servicios que requieran (recorridos, autobuses, renta de autos, edecanes, secretarias servicios médicos, etc.)
Brinda una atención especial a los VIP del grupo.
Revisar la cuenta diariamente con el encargado de pago del grupo.
Solicitar a los organizadores la evaluación de los servicios ofrecidos a través de la forma impresa especial.
Reportar al gerente de ventas y gerente general los comentarios e incidencias del grupo.
Es la dirección encargada de establecer tarifas comerciales a las compañías que se encuentran dentro de la Ciudad de México.
Funciones:
Proporciona las tarifas a los grupos que vienen de compañías cercanas al Hotel.
Alimenta al sistema de información del hotel con datos de los grupos.
Lleva las estadísticas de los grupos que visitan el hotel.
Requisitos:
Lic. en Administración, Turismo, Comercio Internacional, Relaciones Comerciales, Mercadotecnia.
Inglés 80%
Excelente presentación
Experiencia mínima de 3 años
Capacidad para la generación de negocios y nuevos asociados
Contar con un excelente manejo de las relaciones interpersonales.
Este tiene a s su cargo:
El departamento y se encarga de supervisar en todo momento la labor de sus colaboradores, capacitando y apoyando el constante aprendizaje de los coordinadores.
ES fundamental que se logre el objetivo de que los grupos que se hospedan en el Hotel salgan del mismo satisfechos con el servicio.
Mientras la labor de ventas es traer negocio al Hotel, durante las negociaciones muchas veces quedan fuera detalles operativos muy importantes para el desarrollo del evento, es por ello que el departamento de Grupos con su experiencia puede aterrizar a la operación las ideas originadas en la contratación inicial del evento.
Perfil de Puesto:
95% de ingles oral y escrito.
Excelente redacción y mecanografía.
Optimo manejo de sistemas como Word, Excel y el programa hotelero de información.
Experiencia en coordinación de grupos mínima de 5 años.
Facilidad de palabra, aptitudes de comunicación, enseñanza y liderazgo.
Vocación de servicio.
Capacidad para escuchar y entender las necesidades del cliente.
Sentido de responsabilidad.
Capacidad de organización.
Alto sentido de la calidad en el servicio.
Disposición de horario (considerando horario extendido, trabajo en fines de semana y días festivos).
Carácter estable.
Habilidad en la toma de decisiones.
Excelente presentación.
Capacidad de optimizar el tiempo.
A su cargo está el manejo de todos los grupos en la operación de Hotel auxiliado por los coordinadores de grupos.
Responsabilidades:
Asignará los grupos a los coordinadores para su manejo.
Coordinara personalmente los grupos VIP o aquellos solicitados por la Gerencia General.
Supervisara a los coordinadores en la preparación de sus grupos.
Revisara constantemente el sistema junto con el contralor de grupos, evitando que haya cuentas pendientes de pago de grupos por más de 5 días.
Revisará todos los programas de grupos asegurándose que la información contenida sea la correcta, precisa y concisa.
Una vez al mes, revisara los expedientes de grupos asegurándose que cuenten con el desglose de coordinación que se tenga el expediente al día, carta de presentación, presupuesto y forma de pago definida.
Asistirá a las juntas de negocio con gerencia general y ventas así como a las juntas de comité de operaciones.
Conservara comunicación constante de sonde con los gerente de área para detectar áreas de mejoras en la coordinación de grupos.
Elaborará mensualmente (antes del día 5 de cada mes) el reporte de ingresos de grupos, por cuartos noche, por segmento y por fecha de reservación original.
Los coordinadores de Grupos deberán contar con las mimas características del puesto ya que a futuro en un departamento tan delicado deberá contemplarse un sustituto del Gerente en todo momento a través de la preparación constante.
Entre sus funciones podemos encontrar:
Tendrá la responsabilidad de representar al gerente de grupos en juntas cuando éste no pueda asistir y coordinarán grupos que no tengan requerimientos delicados, poco a poco operarán también grupos especiales con asistencia del gerente
Planeación de cualquier evento, compra de servicios como Renta de Aviones, Renta de Hoteles, Organización de Fiestas, Renta de cualquier show, Cenas, Comidas, Desayunos, Montajes de Escenarios, Noches Casino, Edecanes, Cualquier servicio que requiera la EMPRESA-CLIENTE.
Desarrollo de todos los recursos que se compren-renten para el Éxito del evento que se lleve a cabo.
Ejecución los Eventos, que se hayan escogido en los lugares rentados con un seguimiento muy detallado y personalizado, siempre con una constante coordinación y vigilancia de un servidor.
El contralor de grupos tiene a su cargo la revisión del estado de pago de los grupos por llegar, revisión de rentas y cargos a cuentas maestras de grupos actualmente hospedados, obtención de los comprobantes de consumo cargados en cuenta maestra y en los folios de los participantes si sus gastos fueran cubiertos por la cuenta maestra.
Entre otras funciones que realizan se encuentran:
Verifica diariamente las rentas cargadas a las habitaciones de los grupos, los cuartos reales dormidos, registrando cada uno en una cedula por separado (para elaborar el chart mensual) y entrega el desglose de gastos ya revisado de habitaciones y banquetes al coordinador para su revisión y presentación al cliente.
También tiene que crear y mantener contactos con las asociaciones, corporaciones, etc., por medio de los mismos grupos que llegan.
Promueve al hotel como una sola sede para celebrar reuniones, conferencias de negocios, exposiciones comerciales y convenciones dentro del grupo que ingresa.
Obtiene información del evento y determina la tarifa de grupo correspondiente a las habitaciones.
Cotiza también otros servicios complementarios como son: salas de juntas, servicios de banquetes, entre otros.
Mantiene una muy buena relación con el área de banquetes para ofrecer un óptimo servicio.
Es la persona encargada de auxiliar al departamento de Grupos en la elaboración y entrega de comunicados, controla el archivo general de expedientes de grupo (conservado hasta por un año).
ACTIVIDADES QUE REALIZA:
Elaboración de Presupuestos para grupos,
Incentivos,
Eventos y atención de los mismos durante la operativa.
PERFIL:
Estudios mínimos: Formación Profesional Grado Superior - Hostelería y Turismo
Experiencia mínima: Al menos 1 año
Requisitos mínimos
HABILIDADES:
Creatividad,
Extrovertido,
Facilidad
para negociar.
Nivel fluido de inglés tanto oral como escrito.
Valorable segundo idioma.
Conocimiento del destino (Mallorca) y de la oferta de producto que hay para segmento MICE.
Al concluir, podemos ver que para ser un gerente de grupos y convenciones, así como sus subordinados, es necesario contar con ciertas características tales como:
Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en este medio pues si bien se necesitan de muchos contactos para organizar eventos de calidad además de saber todo tipo de temas para estar al tanto de lo que sucede y los gustos y preferencias de los clientes.
Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo.
Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su cometido dentro de la organización del congreso.
Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del congreso. Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del congreso. El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.
Es importante el conocer lo que realiza cada miembro de la estructura de dicho departamento así como el perfil que se debe tener si bien se desea entrar a dicho departamento a laborar en un futuro con esto veremos a que área en especifico y en que puesto quisiéramos trabajar.
EXPOSICION
9/2/2010
EQUIPO 1 | 6V2
Índice
Introducción…………………………………………………………………………….3
1.1 Objetivos del Departamento de Ventas…………………………………………4
1.2 Importancia del Departamento de Ventas……………………………………...4
1.3 Funciones del Departamento de Ventas………………………………………..4
1.4 Organigrama del Departamento de Ventas…………………………………….5
Definiciones de Grupos……………………………………………...………………..6
Definiciones de Convenciones……………..…………………………...……………7
Hoteles con Depto. de Grupos y Convenciones………………………..………….8
Conclusiones………………….………………………………………………………18
Bibliografía……………………….……………………………………………………19
Bitácora de Equipo…………………………………………………………………...20
Introducción
El Departamento de Ventas es sin duda de gran importancia para el funcionamiento de cualquier hotel, ya que gracias a este es que se puede realizar la comercialización de los servicios con los que cuenta el hotel, (habitaciones, alimentos y bebidas, salones para eventos, spa, salas para juntas etc.) y que se puedan obtener ingresos para que el establecimiento siga funcionando.
Es por ello que los encargados de cuentas o los vendedores del hotel deben de tener un buen conocimiento de todos los servicios que se ofrecen dentro de su establecimiento para que puedan generar mayores ventas.
Para el tema de Grupos y Convenciones, (que es el tema importante de la materia) es necesario conocer de cierto modo donde es que se origina que a un hotel ingresen grupos, que hagan uso de los servicios del hotel, y saber de que departamento depende el área de grupos.
Dentro del presente trabajo, hacemos mención de los objetivos del Departamentos de Ventas, importancia, funciones y organigrama, y a la vez también empezar a tener una idea a grandes rasgos de lo que es Grupos y Convenciones así como una serie de hoteles que manejan grupos dentro de sus instalaciones, una de las áreas en las que se necesitan mas comunicación dentro del hotel por todos los departamentos que intervienen.
Departamento de Ventas
1.1 Objetivos del Departamento de Ventas
Efectuar las actividades de promoción y publicidad, las cuales nos permitan generar las ventas con las que se logre el mayor porcentaje de ocupación del hotel a la mejor tarifa promedio.
La gerencia de ventas es responsable de promover la imagen del hotel, atraer a los huéspedes y crear las proyecciones de ventas, tanto en habitaciones, alimentos y bebidas, como en los demás servicios complementarios que ofrece el hotel.
1.2 Importancia del Departamento de Ventas
La importancia de esta gerencia para el hotel, radica en el hecho de será la responsable de vender todos los servicios que ofrece el hotel, no solo habitaciones, sino también alimentos, bebidas, salones, entre otros.
Evaluara características del personal, las ventas en recepción, comunicación con otros departamentos.
.
1.3 Funciones del Departamento de Ventas
Dentro de las funciones del Departamento están:
a) Planificación del Mercado: Consiste en realizar investigaciones de mercado, identificar prospectos y diseñar estrategias de mercadotecnia.
b) Ventas de tours y viajes. Tiene como finalidad proponer negocios a los mayoristas en tours y agentes de viajes.
c) Ventas a grupos y convenciones. Busca vender los servicios de reuniones y convenciones que ofrece el hotel.
d) Ventas a corporaciones. Iniciar o volver a efectuar negocios con grandes corporaciones y otros clientes importantes.
e) Publicidad y relaciones públicas. Es responsable de planear, presupuestar, implantar y evaluar las campañas publicitarias, así como promover al hotel a través de los medios de difusión
f) Ofrecer los servicios internos a los clientes actuales.
g) Atraer a nuevos clientes.
h) Motivar a los clientes anteriores a que regresen.
1.4 Organigrama del Departamento de Ventas
Este departamento pertenece al área de ventas y pertenece a la dirección de ventas.
Bajo el mando de un director de área se encuentran las tres direcciones de ventas importantes:
• Individuales.
• Internacionales.
• De grupos.
La dirección de ventas individuales es la encargada de establecer tarifas comerciales a las compañías de la ciudad o lugar de residencia, llevar estadísticas de uso, así como alimentar el sistema de información del hotel con estos datos.
La dirección de ventas internacionales tiene a su cargo administrar la venta de habitaciones de grupo a negocios originados fuera del país donde se ubica el hotel.
La dirección de ventas a grupos tiene a su cargo la revisión mes con mes del estado actual de los grupos para agregar o modificar la información en el sistema y lograr que esta este actualizada en todo momento estableciendo tarifas optimas en base a la ocupación pronosticada.
Definición de grupo
1) Pluralidad de personas o cosas que forman un conjunto.
2) Conjunto de personas que tienen opiniones o intereses idénticos.
3) Conjunto de varios cuerpos apiñados o unidos.
4) Conjunto de cosas o personas que están o se consideran juntas.
5) Cada uno de los conjuntos de cosas en que se divide otro más grande: formar grupos.
6) Se define grupo como el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos.
7) Dos o más personas entre las que existe una pauta establecida de interacción psicológica; se reconoce como una entidad por sus propios miembros y, por regla general, por los demás, en razón del tipo particular de conducta colectiva que representa.
Grupo Local: Grupo social integrado por personas que residen en la misma localidad y mantienen una asociación de contactos directos.
Grupo Natural: Es una asociación de personas unidas por estrechos lazos de simpatía o amistad y constituida por los propios y espontáneos esfuerzos de sus componentes.
Grupo Organizado: Grupo social a tal punto organizado que las funciones mediante las cuales alcanza sus fines se encuentran divididas entre sus miembros, que las llevan a cabo individualmente o como miembros de determinado subgrupo.
Conceptos de Convenciones
1. Acuerdo entre personas o corporaciones. Conveniencia, conformidad. Asamblea de representantes de un país que asume todos los poderes.
2. Reunión de carácter informativo entre los miembros de una empresa, generalmente para presentar un nuevo producto o deliberar sobre un asunto
3. Norma o práctica aceptada socialmente por un acuerdo general o por la costumbre
4. Acuerdo entre personas, empresas, instituciones o países: las señales de circulación son fruto de una convención internacional
5. Reunión general de asociaciones o agrupaciones de diversa índole para tratar algún tema, poner en marcha una campaña o elegir a sus representantes
Directorio de hoteles que cuentan con departamento de grupos y convenciones
(HOTELES EN NEGRITAS INDICAN QUE SON TEMÁTICOS)
CIUDAD DE MÉXICO.
CAMINO REAL AEREOPUERTO
TELEFONO (55) 30030033
www.caminoreal.com/aeropuerto
CAMINO REAL MEXICO
TELEFONO (55) 52638888
www.caminoreal.com/mexico
CAMINO REAL PEDREGAL
TELEFONO (55) 54493650
www.caminoreal.com/pedregal
CAMINO REAL SANTA FE (MODERN DESIGN)
TELEFONO (55) 50041616
www.caminoreal.com/santafe
FIESTA AMERICANA GRAND (DECO-STYLE)
TELEFONO (55) 25811500
www.fiestamericana.com
FIESTA AMERICANA & FIESTA INN SANTA FE
TELEFONO (55) 11055000, 11055100
www.fiestamericana.com
FOUR SEASONS (COLONIAL STYLE)
TELÉFONO (55) 52301818
www.fourseasons.com/mexico
GALERIA PLAZA MEXICO CITY
TELEFONO (55) 52301717
www.brisas.com.mx
GRAN HOTEL CIUDAD DE MEXICO (NOUVEAU ART)
TELEFONO (55) 10837700
www.granhotelciudaddemexico.com
GRAN MELIÁ MEXICO REFORMA
TELEFONO (55) 50631000
www.solmelia.com
HILTON AEREOPUERTO
TELEFONO (55) 51330505
www.hilton.com
HILTON CENTRO HISTORICO
TELEFONO (55) 51305300
www.hilton.com
HOLIDAY INN EXPRESS HOTEL & SUITES
TELEFONO (55) 11641160
www.ichotelsgroup.com
JW MARRIOTT
TELEFONO (55) 59990000
www.marriott.com.mx
MARQUIS REFORMA
TELEFONO (55) 52291200
www.marquisreforma.com
NH CENTRO HISTORICO
TELEFONO (55) 51301850
www.nh-hotels.com
NH MEXICO CITY
TELEFONO (55) 52289928
www.nh-hotels.com
NIKKO MEXICO
TELEFONO (55) 52838700
www.hotelnikkomexico.com
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL MEXICO
TELEFONO (55) 53277700
www.intercontinental.com/mexicocity
SHERATON MARIA ISABEL HOTELS & TOWERS
TELEFONO (55) 52425555
www.sheratonmariaisabel.com
SHERATON SUITES SANTA FE
TELEFONO (55) 52588500
www.sheraton.com/santafe
CUERNAVACA
CAMINO REAL SUMIYA (Oriental-Style)
TELEFONO (777) 329 9888
www.caminoreal.com/sumiya
HACIENDA COCOYOC (sugar plantation resembles a Colonial-style country club)
TELEFONO (735) 3562211
www.cocoyoc.com.mx
RACQUET ( HACIENDA)
TELEFONO (777) 101 0350
www.hotelracquet.com
PUEBLA
CAMINO REAL (CONVENT)
TELEFONO (222) 229 0909
www.caminoreal.com/puebla
CASA REYNA (BOUTIQUE)
TELEFONO (222) 232 2109
www.casareyna.com
NH CENTRO HISTORICO (EUROPEAN STYLE)
TELEFONO (222) 309 1919
www.nh-hotels.com
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL PUEBLA (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (222) 213 7070
www.ichhotelsgroup.com
QUERÉTARO
FIESTA AMERICANA HACIENDA GALINDO (16th Century hacienda)
TELEFONO (427) 271 8200
www.fiestamericana.com
HACIENDA JURICA (16th Century Hacienda)
TELEFONO (442) 218 0022
www.hoteljurica.com.mx
HOLIDAY INN CENTRO HISTORICO (MODERN COLONIAL STYLE)
TELEFONO (442) 192 0202
www.holidayinn.com/queretaromex
GUANAJUATO
CAMINO REAL GUANAJUATO (EX-HACIENDA COLONIAL STYLE)
TELEFONO (473) 102 1500
www.caminoreal.com/guanajuato
*SAN MIGUEL DE ALLENDE
HACIENDA TABOADA (MEDITERANEAN-STYLE)
TELEFONO (415) 152 9250
www.hotelaboada.com
VILLA JACARANDA (MANSION – WARM COLONIAL STYLE)
TELEFONO (415) 152 1015
www.villajacaranda.com
CANCÚN
BARCELO COSTA CANCUN (MEDITERRANEAN-STYLE)
TELEFONO (998) 849 7100
www.barcelo-costacancun.com
HILTON CANCUN BEACH, GOLF & SPA RESORT (ROMANESQUE ARCHITECTURAL)
TELEFONO (998) 881 8000
www.hiltoncancun.com
JW MARRIOTT RESORT & SPA (BLUB 91 BOUTIQUE HOTEL WITHIN A HOTEL)
TELEFONO (998) 881 2000
www.marriotthotels.com
LE MERIDIEN (EUROPEAN FLAVOR)
TELEFONO (998) 881 2200
www.lemeridien.com
ME BY MELIA CANCUN (CONTEMPORARY DESIGN)
TELEFONO (998) 881 2500
www.mebymelia.com
PLAYA DEL CARMEN
BARCELO MAYA BEACH RESORT (COLONIAL – CONTEMPORARY STYLE)
TELEFONO (984) 875 1500
www.barcelo.com
MÉRIDA
FIESTA AMERICANA (EUROPEAN – COLONIAL STYLE)
TELEFONO (999) 942 1111
www.fiestamericana.com
HOLIDAY INN MERIDA (ARCHITECTURE OF THE REGION’S HACIENDAS)
TELEFONO (999) 942 8800
www.holidayinn.com
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL VILLA MERCEDES (MANSION)
TELEFONO (999) 942 9001
www.intercontinental.com/merida
ACAPULCO
EMPORIO ACAPULCO (MINIMALIST)
TELEFONO (744) 469 0505
www.hotelesemporio.com
THE FAIRMONT ACAPULCO PRINCESS (AZTEC PYRAMID)
TELEFONO (744) 469 1000
www.fairmont.com/acapulco
VILLA VERA SPA & RACQUET CLUB (50’s style)
TELEFONO (744) 484 0334
www.clubregina.com/ingles/villavera1ing.htm
IXTAPA – ZIHUATANEJO
NH KRYSTAL IXTAPA (MINIMALIST)
TELEFONO (755) 553 0333
www.nh-hotels.com
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL (MEXICAN STYLE)
TELEFONO (755) 553 0018
www.intercontinental.com/ixtapa
OAXACA
MISION DE LOS ANGELES (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (951) 502 0100
www.misiondelosangeles.com
HUATULCO
CAMINO REAL ZAASHILA (SANTA FE & MEDITERRANEAN-STYLE)
TELEFONO (958) 581 0460
www.caminoreal.com/zaashila
PUERTO VALLARTA
BARCELO A JOLLA DE MISMALOYA (SPANISH COLONIAL STYLE)
TELEFONO (322) 226 0660
www.barcelo.com
NH KRYSTAL (MEXICAN VILLAGE)
TELEFONO (322) 226 0700
www.nh-hotels.com
MARINA VALARTA
CASA VELAS (HACIENDA-STYLE)
TELEFONO (322) 226 4000
www.hotelcasavelas.com
GUADALAJARA
CROWNE PLAZA (MODERN COLONIAL-STYLE)
TELEFONO (33) 3634 1034
www.ichotelsgroup.com
MORALES HISTORIC DOWNTOWN HOTEL (MONUMENT HOTEL)
TELEFONO (33) 3658 5232
www.hotelmorales.com.mx
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL (MODERN GLASS PYRAMID)
TELEFONO (33) 3678 1234
www.guadalajara.intercontinental.com
QUINTA REAL GUADALAJARA (HACIENDA-STYLE)
TELEFONO (33) 3669 0600
www.quintareal.com
MANZANILLO
BARCELO KARMINA PALACE (TEMPLES & PALACES OF MEXICO’S MAYAN CIVILIZATION)
TELEFONO (314) 331 1300
www.barcelo.com
LAS HADAS (MOORISH MINARETS AND DOMES)
TELEFONO (314) 331 0101
www.brisas.com.mx
MAZATLÁN
LOS SABALOS (MEDITERRANEAN STYLE)
TELEFONO (669) 983 5333
www.lossabalos.com
ROYAL VILLAS RESORT (MEXICAN STYLE)
TELEFONO (669) 916 6161
www.royalvillas.com
LOS CABOS
FIESTA AMERICANA GRAND (MEXICAN STYLE)
TELEFONO (624) 145 6200
www.fiestamericana.com
HILTON BEACH, GOLF AND SPA RESORT (HACIANDA-STYLE)
TELEFONO (624) 145 6500
www.hiltonloscabos.com
MONTERREY
CROWNE PLAZA (ATRIUM STYLE)
TELEFONO (81) 8319 6000
www.crowneplaza.com
QUINTA REAL MONTERREY (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (81) 8368 1000
www.quintareal.com
SHERATON AMBASSADOR (BELLE EPOQUE DÉCOR)
TELEFONO (81) 8380 7000
www.sheraton.com
AGUASCALIENTES
QUINTA REAL AGUASCALIENTES (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (449) 978 5818
www.quintareal.com
ZACATECAS
DEL BOSQUE TELEFERICO & MINAS (PHOENICIAN AND COLONIAL STYLE)
TELEFONO (492) 924 6666
www.teleferico.hotelesdelbosque.com.mx
EMPORIO (17th CENTURY BAROQUE FACADE)
TELEFONO (492) 925 6500
www.hotelesemporio.com
LA FINCA DEL MINERO (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (492) 925 0310
www.lafincadelminero.zac.com.mx
VERACRUZ
DILIGENCIAS (HISTORIC MON UMENT)
TELEFONO (229) 923 0280
www.granhoteldiligencias.com
GALERIA PLAZA (ROOMS DECORATED IN A COOL BLUE AND WHITE COLOR SCHEME)
TELEFONO (229) 989 0504
www.brisas.com
Conclusiones
Cumplimos con los objetivos dados en la introducción del trabajo, dar información del Departamento de Ventas, junto con una breve reseña de la relación que guarda con del área de Grupos y Convenciones.
Además logramos reforzar los conocimientos que se tenían del Departamento de Ventas, esto con ejemplos de cómo es que se trabaja en este departamento dentro de un establecimiento hotelero.
Este trabajo a la vez sirvió para tener una pequeña introducción de lo que es Grupos y Convenciones con las definiciones otorgadas en el transcurso de la exposición, para que así empecemos a conocer el departamento de Grupos y Convenciones.
De la misma manera se otorgaron a los compañeros los nombres de una serie de hoteles que cuentan con departamento de Grupos y Convenciones en varios estados de la República, y con diferentes tipos de hoteles, reconociendo la importancia que tiene este departamento dentro de muchos establecimientos hoteleros.
Bibliografía.
Deficniciones de Grupos & Convenciones
Larousse Diccionario de Lengua Española
Ramón García Pelayo.
Tomo 1 (A-H)
Ediciones Larousse
(429 p)
461 pp.
Diccionario Hispánico Universal Enciclopedia Ilustrada
W. M. Jackson, Inc. Editores.
Tomo segundo
Léxico G-Z
María Moliner Diccionario de Uso del Español
A-H
Gredos
2ª Edición.
Diccionario de Sociología.
Henry Pratt Fairchild
Décimo tercera impresión.
(133-137 pp)
317 pp
http://www.definicion.org/convencion
http://www.diccionarios.com/consultas.php
http://es.thefreedictionary.com/convenci%C3%B3n
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1850-definicion-y-clasificacion-de-grupos.html
Diaporama Ventas Hoteleras y Relaciones Públicas.
Información de hoteles con departamento de grupos y convenciones
Travelers Guide To México
Grupo boletín turístico
2009
Bitácora de Equipo.
NOMBRE % FIRMA
Díaz Barrón Alejandra Marisol 95
Cruz Moreno Fabiola 95
Flores Guzmán César Alejandro 100
Flores Mendoza Carlos Emmanuel 100
Flores Paredes Mauricio 100
Galván Flores Esmeralda Grisel 90
García Navarrete Laura Itzel 100
Martínez Cortés Leslie Abigaíl 95
Morales Noriega Guillermo 95
Vargas Jiménez Adriana 100
Vázquez González Nancy Aidé 95
EQUIPO 1 | 6V2
Índice
Introducción…………………………………………………………………………….3
1.1 Objetivos del Departamento de Ventas…………………………………………4
1.2 Importancia del Departamento de Ventas……………………………………...4
1.3 Funciones del Departamento de Ventas………………………………………..4
1.4 Organigrama del Departamento de Ventas…………………………………….5
Definiciones de Grupos……………………………………………...………………..6
Definiciones de Convenciones……………..…………………………...……………7
Hoteles con Depto. de Grupos y Convenciones………………………..………….8
Conclusiones………………….………………………………………………………18
Bibliografía……………………….……………………………………………………19
Bitácora de Equipo…………………………………………………………………...20
Introducción
El Departamento de Ventas es sin duda de gran importancia para el funcionamiento de cualquier hotel, ya que gracias a este es que se puede realizar la comercialización de los servicios con los que cuenta el hotel, (habitaciones, alimentos y bebidas, salones para eventos, spa, salas para juntas etc.) y que se puedan obtener ingresos para que el establecimiento siga funcionando.
Es por ello que los encargados de cuentas o los vendedores del hotel deben de tener un buen conocimiento de todos los servicios que se ofrecen dentro de su establecimiento para que puedan generar mayores ventas.
Para el tema de Grupos y Convenciones, (que es el tema importante de la materia) es necesario conocer de cierto modo donde es que se origina que a un hotel ingresen grupos, que hagan uso de los servicios del hotel, y saber de que departamento depende el área de grupos.
Dentro del presente trabajo, hacemos mención de los objetivos del Departamentos de Ventas, importancia, funciones y organigrama, y a la vez también empezar a tener una idea a grandes rasgos de lo que es Grupos y Convenciones así como una serie de hoteles que manejan grupos dentro de sus instalaciones, una de las áreas en las que se necesitan mas comunicación dentro del hotel por todos los departamentos que intervienen.
Departamento de Ventas
1.1 Objetivos del Departamento de Ventas
Efectuar las actividades de promoción y publicidad, las cuales nos permitan generar las ventas con las que se logre el mayor porcentaje de ocupación del hotel a la mejor tarifa promedio.
La gerencia de ventas es responsable de promover la imagen del hotel, atraer a los huéspedes y crear las proyecciones de ventas, tanto en habitaciones, alimentos y bebidas, como en los demás servicios complementarios que ofrece el hotel.
1.2 Importancia del Departamento de Ventas
La importancia de esta gerencia para el hotel, radica en el hecho de será la responsable de vender todos los servicios que ofrece el hotel, no solo habitaciones, sino también alimentos, bebidas, salones, entre otros.
Evaluara características del personal, las ventas en recepción, comunicación con otros departamentos.
.
1.3 Funciones del Departamento de Ventas
Dentro de las funciones del Departamento están:
a) Planificación del Mercado: Consiste en realizar investigaciones de mercado, identificar prospectos y diseñar estrategias de mercadotecnia.
b) Ventas de tours y viajes. Tiene como finalidad proponer negocios a los mayoristas en tours y agentes de viajes.
c) Ventas a grupos y convenciones. Busca vender los servicios de reuniones y convenciones que ofrece el hotel.
d) Ventas a corporaciones. Iniciar o volver a efectuar negocios con grandes corporaciones y otros clientes importantes.
e) Publicidad y relaciones públicas. Es responsable de planear, presupuestar, implantar y evaluar las campañas publicitarias, así como promover al hotel a través de los medios de difusión
f) Ofrecer los servicios internos a los clientes actuales.
g) Atraer a nuevos clientes.
h) Motivar a los clientes anteriores a que regresen.
1.4 Organigrama del Departamento de Ventas
Este departamento pertenece al área de ventas y pertenece a la dirección de ventas.
Bajo el mando de un director de área se encuentran las tres direcciones de ventas importantes:
• Individuales.
• Internacionales.
• De grupos.
La dirección de ventas individuales es la encargada de establecer tarifas comerciales a las compañías de la ciudad o lugar de residencia, llevar estadísticas de uso, así como alimentar el sistema de información del hotel con estos datos.
La dirección de ventas internacionales tiene a su cargo administrar la venta de habitaciones de grupo a negocios originados fuera del país donde se ubica el hotel.
La dirección de ventas a grupos tiene a su cargo la revisión mes con mes del estado actual de los grupos para agregar o modificar la información en el sistema y lograr que esta este actualizada en todo momento estableciendo tarifas optimas en base a la ocupación pronosticada.
Definición de grupo
1) Pluralidad de personas o cosas que forman un conjunto.
2) Conjunto de personas que tienen opiniones o intereses idénticos.
3) Conjunto de varios cuerpos apiñados o unidos.
4) Conjunto de cosas o personas que están o se consideran juntas.
5) Cada uno de los conjuntos de cosas en que se divide otro más grande: formar grupos.
6) Se define grupo como el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos.
7) Dos o más personas entre las que existe una pauta establecida de interacción psicológica; se reconoce como una entidad por sus propios miembros y, por regla general, por los demás, en razón del tipo particular de conducta colectiva que representa.
Grupo Local: Grupo social integrado por personas que residen en la misma localidad y mantienen una asociación de contactos directos.
Grupo Natural: Es una asociación de personas unidas por estrechos lazos de simpatía o amistad y constituida por los propios y espontáneos esfuerzos de sus componentes.
Grupo Organizado: Grupo social a tal punto organizado que las funciones mediante las cuales alcanza sus fines se encuentran divididas entre sus miembros, que las llevan a cabo individualmente o como miembros de determinado subgrupo.
Conceptos de Convenciones
1. Acuerdo entre personas o corporaciones. Conveniencia, conformidad. Asamblea de representantes de un país que asume todos los poderes.
2. Reunión de carácter informativo entre los miembros de una empresa, generalmente para presentar un nuevo producto o deliberar sobre un asunto
3. Norma o práctica aceptada socialmente por un acuerdo general o por la costumbre
4. Acuerdo entre personas, empresas, instituciones o países: las señales de circulación son fruto de una convención internacional
5. Reunión general de asociaciones o agrupaciones de diversa índole para tratar algún tema, poner en marcha una campaña o elegir a sus representantes
Directorio de hoteles que cuentan con departamento de grupos y convenciones
(HOTELES EN NEGRITAS INDICAN QUE SON TEMÁTICOS)
CIUDAD DE MÉXICO.
CAMINO REAL AEREOPUERTO
TELEFONO (55) 30030033
www.caminoreal.com/aeropuerto
CAMINO REAL MEXICO
TELEFONO (55) 52638888
www.caminoreal.com/mexico
CAMINO REAL PEDREGAL
TELEFONO (55) 54493650
www.caminoreal.com/pedregal
CAMINO REAL SANTA FE (MODERN DESIGN)
TELEFONO (55) 50041616
www.caminoreal.com/santafe
FIESTA AMERICANA GRAND (DECO-STYLE)
TELEFONO (55) 25811500
www.fiestamericana.com
FIESTA AMERICANA & FIESTA INN SANTA FE
TELEFONO (55) 11055000, 11055100
www.fiestamericana.com
FOUR SEASONS (COLONIAL STYLE)
TELÉFONO (55) 52301818
www.fourseasons.com/mexico
GALERIA PLAZA MEXICO CITY
TELEFONO (55) 52301717
www.brisas.com.mx
GRAN HOTEL CIUDAD DE MEXICO (NOUVEAU ART)
TELEFONO (55) 10837700
www.granhotelciudaddemexico.com
GRAN MELIÁ MEXICO REFORMA
TELEFONO (55) 50631000
www.solmelia.com
HILTON AEREOPUERTO
TELEFONO (55) 51330505
www.hilton.com
HILTON CENTRO HISTORICO
TELEFONO (55) 51305300
www.hilton.com
HOLIDAY INN EXPRESS HOTEL & SUITES
TELEFONO (55) 11641160
www.ichotelsgroup.com
JW MARRIOTT
TELEFONO (55) 59990000
www.marriott.com.mx
MARQUIS REFORMA
TELEFONO (55) 52291200
www.marquisreforma.com
NH CENTRO HISTORICO
TELEFONO (55) 51301850
www.nh-hotels.com
NH MEXICO CITY
TELEFONO (55) 52289928
www.nh-hotels.com
NIKKO MEXICO
TELEFONO (55) 52838700
www.hotelnikkomexico.com
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL MEXICO
TELEFONO (55) 53277700
www.intercontinental.com/mexicocity
SHERATON MARIA ISABEL HOTELS & TOWERS
TELEFONO (55) 52425555
www.sheratonmariaisabel.com
SHERATON SUITES SANTA FE
TELEFONO (55) 52588500
www.sheraton.com/santafe
CUERNAVACA
CAMINO REAL SUMIYA (Oriental-Style)
TELEFONO (777) 329 9888
www.caminoreal.com/sumiya
HACIENDA COCOYOC (sugar plantation resembles a Colonial-style country club)
TELEFONO (735) 3562211
www.cocoyoc.com.mx
RACQUET ( HACIENDA)
TELEFONO (777) 101 0350
www.hotelracquet.com
PUEBLA
CAMINO REAL (CONVENT)
TELEFONO (222) 229 0909
www.caminoreal.com/puebla
CASA REYNA (BOUTIQUE)
TELEFONO (222) 232 2109
www.casareyna.com
NH CENTRO HISTORICO (EUROPEAN STYLE)
TELEFONO (222) 309 1919
www.nh-hotels.com
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL PUEBLA (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (222) 213 7070
www.ichhotelsgroup.com
QUERÉTARO
FIESTA AMERICANA HACIENDA GALINDO (16th Century hacienda)
TELEFONO (427) 271 8200
www.fiestamericana.com
HACIENDA JURICA (16th Century Hacienda)
TELEFONO (442) 218 0022
www.hoteljurica.com.mx
HOLIDAY INN CENTRO HISTORICO (MODERN COLONIAL STYLE)
TELEFONO (442) 192 0202
www.holidayinn.com/queretaromex
GUANAJUATO
CAMINO REAL GUANAJUATO (EX-HACIENDA COLONIAL STYLE)
TELEFONO (473) 102 1500
www.caminoreal.com/guanajuato
*SAN MIGUEL DE ALLENDE
HACIENDA TABOADA (MEDITERANEAN-STYLE)
TELEFONO (415) 152 9250
www.hotelaboada.com
VILLA JACARANDA (MANSION – WARM COLONIAL STYLE)
TELEFONO (415) 152 1015
www.villajacaranda.com
CANCÚN
BARCELO COSTA CANCUN (MEDITERRANEAN-STYLE)
TELEFONO (998) 849 7100
www.barcelo-costacancun.com
HILTON CANCUN BEACH, GOLF & SPA RESORT (ROMANESQUE ARCHITECTURAL)
TELEFONO (998) 881 8000
www.hiltoncancun.com
JW MARRIOTT RESORT & SPA (BLUB 91 BOUTIQUE HOTEL WITHIN A HOTEL)
TELEFONO (998) 881 2000
www.marriotthotels.com
LE MERIDIEN (EUROPEAN FLAVOR)
TELEFONO (998) 881 2200
www.lemeridien.com
ME BY MELIA CANCUN (CONTEMPORARY DESIGN)
TELEFONO (998) 881 2500
www.mebymelia.com
PLAYA DEL CARMEN
BARCELO MAYA BEACH RESORT (COLONIAL – CONTEMPORARY STYLE)
TELEFONO (984) 875 1500
www.barcelo.com
MÉRIDA
FIESTA AMERICANA (EUROPEAN – COLONIAL STYLE)
TELEFONO (999) 942 1111
www.fiestamericana.com
HOLIDAY INN MERIDA (ARCHITECTURE OF THE REGION’S HACIENDAS)
TELEFONO (999) 942 8800
www.holidayinn.com
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL VILLA MERCEDES (MANSION)
TELEFONO (999) 942 9001
www.intercontinental.com/merida
ACAPULCO
EMPORIO ACAPULCO (MINIMALIST)
TELEFONO (744) 469 0505
www.hotelesemporio.com
THE FAIRMONT ACAPULCO PRINCESS (AZTEC PYRAMID)
TELEFONO (744) 469 1000
www.fairmont.com/acapulco
VILLA VERA SPA & RACQUET CLUB (50’s style)
TELEFONO (744) 484 0334
www.clubregina.com/ingles/villavera1ing.htm
IXTAPA – ZIHUATANEJO
NH KRYSTAL IXTAPA (MINIMALIST)
TELEFONO (755) 553 0333
www.nh-hotels.com
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL (MEXICAN STYLE)
TELEFONO (755) 553 0018
www.intercontinental.com/ixtapa
OAXACA
MISION DE LOS ANGELES (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (951) 502 0100
www.misiondelosangeles.com
HUATULCO
CAMINO REAL ZAASHILA (SANTA FE & MEDITERRANEAN-STYLE)
TELEFONO (958) 581 0460
www.caminoreal.com/zaashila
PUERTO VALLARTA
BARCELO A JOLLA DE MISMALOYA (SPANISH COLONIAL STYLE)
TELEFONO (322) 226 0660
www.barcelo.com
NH KRYSTAL (MEXICAN VILLAGE)
TELEFONO (322) 226 0700
www.nh-hotels.com
MARINA VALARTA
CASA VELAS (HACIENDA-STYLE)
TELEFONO (322) 226 4000
www.hotelcasavelas.com
GUADALAJARA
CROWNE PLAZA (MODERN COLONIAL-STYLE)
TELEFONO (33) 3634 1034
www.ichotelsgroup.com
MORALES HISTORIC DOWNTOWN HOTEL (MONUMENT HOTEL)
TELEFONO (33) 3658 5232
www.hotelmorales.com.mx
PRESIDENTE INTERCONTINENTAL (MODERN GLASS PYRAMID)
TELEFONO (33) 3678 1234
www.guadalajara.intercontinental.com
QUINTA REAL GUADALAJARA (HACIENDA-STYLE)
TELEFONO (33) 3669 0600
www.quintareal.com
MANZANILLO
BARCELO KARMINA PALACE (TEMPLES & PALACES OF MEXICO’S MAYAN CIVILIZATION)
TELEFONO (314) 331 1300
www.barcelo.com
LAS HADAS (MOORISH MINARETS AND DOMES)
TELEFONO (314) 331 0101
www.brisas.com.mx
MAZATLÁN
LOS SABALOS (MEDITERRANEAN STYLE)
TELEFONO (669) 983 5333
www.lossabalos.com
ROYAL VILLAS RESORT (MEXICAN STYLE)
TELEFONO (669) 916 6161
www.royalvillas.com
LOS CABOS
FIESTA AMERICANA GRAND (MEXICAN STYLE)
TELEFONO (624) 145 6200
www.fiestamericana.com
HILTON BEACH, GOLF AND SPA RESORT (HACIANDA-STYLE)
TELEFONO (624) 145 6500
www.hiltonloscabos.com
MONTERREY
CROWNE PLAZA (ATRIUM STYLE)
TELEFONO (81) 8319 6000
www.crowneplaza.com
QUINTA REAL MONTERREY (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (81) 8368 1000
www.quintareal.com
SHERATON AMBASSADOR (BELLE EPOQUE DÉCOR)
TELEFONO (81) 8380 7000
www.sheraton.com
AGUASCALIENTES
QUINTA REAL AGUASCALIENTES (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (449) 978 5818
www.quintareal.com
ZACATECAS
DEL BOSQUE TELEFERICO & MINAS (PHOENICIAN AND COLONIAL STYLE)
TELEFONO (492) 924 6666
www.teleferico.hotelesdelbosque.com.mx
EMPORIO (17th CENTURY BAROQUE FACADE)
TELEFONO (492) 925 6500
www.hotelesemporio.com
LA FINCA DEL MINERO (COLONIAL STYLE)
TELEFONO (492) 925 0310
www.lafincadelminero.zac.com.mx
VERACRUZ
DILIGENCIAS (HISTORIC MON UMENT)
TELEFONO (229) 923 0280
www.granhoteldiligencias.com
GALERIA PLAZA (ROOMS DECORATED IN A COOL BLUE AND WHITE COLOR SCHEME)
TELEFONO (229) 989 0504
www.brisas.com
Conclusiones
Cumplimos con los objetivos dados en la introducción del trabajo, dar información del Departamento de Ventas, junto con una breve reseña de la relación que guarda con del área de Grupos y Convenciones.
Además logramos reforzar los conocimientos que se tenían del Departamento de Ventas, esto con ejemplos de cómo es que se trabaja en este departamento dentro de un establecimiento hotelero.
Este trabajo a la vez sirvió para tener una pequeña introducción de lo que es Grupos y Convenciones con las definiciones otorgadas en el transcurso de la exposición, para que así empecemos a conocer el departamento de Grupos y Convenciones.
De la misma manera se otorgaron a los compañeros los nombres de una serie de hoteles que cuentan con departamento de Grupos y Convenciones en varios estados de la República, y con diferentes tipos de hoteles, reconociendo la importancia que tiene este departamento dentro de muchos establecimientos hoteleros.
Bibliografía.
Deficniciones de Grupos & Convenciones
Larousse Diccionario de Lengua Española
Ramón García Pelayo.
Tomo 1 (A-H)
Ediciones Larousse
(429 p)
461 pp.
Diccionario Hispánico Universal Enciclopedia Ilustrada
W. M. Jackson, Inc. Editores.
Tomo segundo
Léxico G-Z
María Moliner Diccionario de Uso del Español
A-H
Gredos
2ª Edición.
Diccionario de Sociología.
Henry Pratt Fairchild
Décimo tercera impresión.
(133-137 pp)
317 pp
http://www.definicion.org/convencion
http://www.diccionarios.com/consultas.php
http://es.thefreedictionary.com/convenci%C3%B3n
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1850-definicion-y-clasificacion-de-grupos.html
Diaporama Ventas Hoteleras y Relaciones Públicas.
Información de hoteles con departamento de grupos y convenciones
Travelers Guide To México
Grupo boletín turístico
2009
Bitácora de Equipo.
NOMBRE % FIRMA
Díaz Barrón Alejandra Marisol 95
Cruz Moreno Fabiola 95
Flores Guzmán César Alejandro 100
Flores Mendoza Carlos Emmanuel 100
Flores Paredes Mauricio 100
Galván Flores Esmeralda Grisel 90
García Navarrete Laura Itzel 100
Martínez Cortés Leslie Abigaíl 95
Morales Noriega Guillermo 95
Vargas Jiménez Adriana 100
Vázquez González Nancy Aidé 95
HOTEL NH
Distribuido el: 21/07/2009
Coordinador Grupos: Daniela Estupiñan
Código de Grupo: 9141
Folio No: 301565
NOMBRE DEL GRUPO: SEGUNDA REUNION NACIONAL DE VISITADURIAS Y ORGANOS HOMOLOGOS
DE LAS INSTITUCIONES DE PROCURACION DE JUSTICIA
ANUNCIAR COMO: SEGUNDA REUNION NACIONAL DE VISITADURIAS Y ORGANOS HOMOLOGOS DE LAS INSTITUCIONES DE PROCURACION DE JUSTICIA
EMPRESA/AGENCIA: PGJ DEL DISTRITO FEDERAL
CONTACTO: C.P. Blanca Bastela – Jefe de Unidad Departamental de Enlace Administrativo
DIRECCIÓN: Rio de la Loza 114
Col. Doctores,
México, D. F.
TELEFONO: 5346-8431
FAX:
E-MAIL: bbastidag@pgjdf.gob.mx
CONTACTO EN HOTEL: Osiris Flores
Dirección General: *** Repetitivo ***
ORIGEN: Republica Mexicana SEGMENTO: Gobierno
LLEGADA DEL GRUPO: Miércoles 22 de Julio 2009 CHECK- IN: DIFERIDA
SALIDA DEL GRUPO: Viernes 24 de Julio 2009 CHECK-OUT: DIFERIDA
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
BLOQUEO DE HABITACIONES
ES MEDIA PENSION ( INCLUYE DESAYUNO Y COMIDA, NO INCLUYE CENA )
El paquete incluye: Habitación estándar, impuestos de habitación, desayuno buffet, Comida buffet, jarras con agua en comidas, coffee break, Impuestos y servicios de alimentos. Propinas botones y camaristas.
Desglose: Hab sencilla $1080.34 MN, habitación doble $1267.52 + Imps. Desayuno $130.00 + +, comida $140.00 ++, jarras con agua de sabor $ precio incluido en alimentos, Coffee break $100.00 + +, botones $30.00 in & out, camaristas $ 25.00 por habitación por noche.
RECEPCIÓN
• Llegadas: Diferidas a partir de las 12:00 hrs.
• FAVOR DE COLOCAR BRAZALETES PLATEADOS A HOSPEDADOS (NO COLOCAR A LAS ESPOSAS)
• En el caso de los huéspedes que lleguen con sus esposas o esposos, se les dejara en la misma habitación con tarifa en sencilla, no colocarle brazalete a las esposas, solo favor comentarle que el desayuno y la comida no esta incluido para el acompañante. A no ser que paguen la habitación como doble.
• FAVOR DE PEDIR GARANTIA PARA CUENTA TOTAL DE CADA HUESPED, FAVOR TAMBIEN VER LAS NOTAS EN LAS RESERVAS DE LOS HUESPED YA QUE ALGUNOS CUENTAN CON DEPOSITOS YA VALIDADOS POR CONTRALORIA, DE TODAS FORMAS PEDIR GARANTIA PARA POSIBLES EXTENSIONES O EXTRAS.
• En el caso de lic. Americo Elizondo de Nuevo Leon pagará en el check in favor de solicitar un deposito de al menos de $5000.00 MN y/o una tarjeta de crédito, asi lo pide la coordinadora c. P. Blanca Bastela.
• PARA SU INFORMACION HABRA UNA DIFERENCIA DE DINERO A FAVOR DEL CLIENTE NO DEVOLVER NADA YA QUE A CADA HUESPED SE LE VA A PRORRATEAR E INCLUIR EN SU CUENTA LAS COMIDAS Y LOS COFFES DE LOS NO HOSPEDADOS. POR ESTO A CADA HUESPED SE LE TENDRA QUE FACTURAR DE ACUERDO A LO QUE DEPOSITO. SI TIENEN DUDAS PREGUNTAR EN GRUPOS.
• SI ALGUN HUESPED SOLICITA UNA HABITACION ADICIONAL FAVOR DE SOLICITAR UN DEPOSITO Y /O TARJETA DE CREDITO POR AL MENOS $5000.00 MN PARA CADA HABITACION (POR LOS DOS DIAS)
• Favor de entregar cupones de cóctel de bienvenida junto con su llave a cada uno de los participantes.
• Las tarifas del grupo pueden aplicar 3 días antes o 3 días después.
• 1 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas. Nombre del Up grade a Junior Suite pendiente
• 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas
CENTRO DE NEGOCIOS:
• Favor de elaborar 05 códigos de Internet, se otorgará en cortesía por contrato con vigencia del 22 de julio a las 15:00 al 24 de julio a las 15:00 Hrs. Entregarlo en la Of. de grupos.
PROPINAS
• Propina Bell Boys $ Incluidas en la tarifa de habitación
• Propinas Camaristas $ Incluidas en la tarifa de habitación
SALIDAS: Diferidas
NO-SHOWS El hotel está autorizado a cargar la primera noche de la estancia de acuerdo a contrato
COMISIONES No aplica
CORTESIA: 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas.
STAFF ROOMS No aplica
GRATUIDADES No aplica
UP GRADE 01 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas
CONCESIONES Lo siguiente son concesiones fueron incluidas en el contrato
• 1 Copa de bienvenida por persona a la llegada del grupo
• 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas.
• Uso del salón
• 05 Código de Internet en cortesía
• 20 Candados (Cortesía de estacionamiento) para el Staff del Grupo.
THE LEVEL: Nada solicitado
Nombre Cargo Llegada
/Salida Up grade Hora llegada Amenidades
FIRMA AUTORIZADA: BLANCA BASTELA
CONTABILIDAD, AUDITOR DE GRUPOS Y CREDITO
Cuenta Reserva (Maestra):
• SOLAMENTE COMIDAS Y COFFES EXTRAS DE JUEVES Y VIERNES Y EQUIPO AUDIVISUAL.
Cuenta Huésped (Individual)
• Cuenta total, habitaciones en Media Pensión, alimentos, extras como serví bares, llamadas telefónicas nacionales y locales, lavandería, tintorería, etc.
• AUDITOR DE GRUPOS: Favor de tener actualizada la pro forma para cierre de cuenta.
01 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas
01 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas
FACTURAR: Cada cliente
DEPOSITOS: Cada cliente
DEPTOS. DE ATENCIÓN AL CLIENTE
ESTACIONAMIENTO:
Hospedados: Precio por auto $100.00 M.N. por día con cargo directo a los participantes.
No Hospedados: Precio por auto $120.00 M.N. por dia.
20 Candados (Cortesía de estacionamiento) para el Staff del Grupo.
BOTONES / CONCIERGE: Favor de estar atentos a la llegada de los participantes.
AMA DE LLAVES: Favor de tener todas las amenidades en las habitaciones
AREAS PÚBLICAS: Hacer revisión de baños 2 veces al día
TELEFONOS: Nada solicitado
SEGURIDAD: Supervisión de rutina. Favor estar pendientes en la sesión del jueves en el Revolución 1 ya que asistirán personalidades las cuales traerán sus escoltas y logística.
ALIMENTOS Y BEBIDAS
LOBBY BAR
COCTEL BIENVENIDA 22 de Julio, 2009
Horario: Diferido
Personas: 30 pax
Precio: En cortesía de acuerdo a contrato. En base a tequila sunrise y margarita
CAFÉ MIRO: FAVOR SOLICITAR ROOMING LIST, LOS CLIENTES CON DESAYUNO INLCUIDO TRAEN BRAZALETE PLATEADO
DESAYUNO BUFFET 23, 24, 25 de Julio, 2009
Horario: 07:00 – 09:00
Personas: 23 Y 24 JUL - 30 HOSPEDADOS (PEDIR ROOMING LIST)
25 JUL – 1 HOSPEDADO
Precio: $ 130.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio. Incluido en tarifa de habitación
Capitanes: Favor de reservar área para el grupo
Cajas: Abrir cheque en planes, solicitar nombre, numero de habitación y firma
Cualquier consumo adicional será con cargo a cuenta individual
COMIDA BUFFET 25 de Julio, 2009
Horario: 07:00 – 09:00
Personas: 25 JUL - 01 HOSPEDADO (PEDIR ROOMING LIST)
Precio: $ 140.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio. Incluido en tarifa de habitación
Bebidas: Jarras de agua. Incluidas en el precio de los alimentos
Capitanes: Favor de reservar área para el grupo
Cajas: Abrir cheque en planes, solicitar nombre, numero de habitación y firma
Cualquier consumo adicional será con cargo a cuenta individual
PRECIO NO HOSPEDADOS
Desayuno Buffet $ 180.00 MN + 15 %IVA + 15% de Servicio
Comida Buffet $ 190.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio
BANQUETES: (INFORMATIVO)
EVENTO FECHA SALON HORARIO NO. PAX REQUERIMIENTOS
PREMONTAJE 22 DE JULIO REVOLUCION 1
ALAMEDA 4 Y 5 LISTOS A LAS 12:00
PLENARIA 23 DE JULIO REVOLUCION 1 10:00 – 12:00 150
SESION 23 DE JULIO ALAMEDA 4 Y 5 11:00 – 19:00 50 COFFEE BREAK CONTINUO
COMIDA 23 DE JULIO CAPUCHINO 14:00 – 16:00 50 BUFFET A SUGERENCIA
SESION 24 DE JULIO ALAMEDA 4 Y 5 09:00 – 16:00 50 COFFEE BREAK CONTINUO
COMIDA 24 DE JULIO JUAREZ 14:00 – 16:00 50 BUFFET A SUGERENCIA
Aceptado y firmado por
Fecha: 21 de Julio, 2009
Coordinador Grupos: Daniela Estupiñan
Código de Grupo: 9141
Folio No: 301565
NOMBRE DEL GRUPO: SEGUNDA REUNION NACIONAL DE VISITADURIAS Y ORGANOS HOMOLOGOS
DE LAS INSTITUCIONES DE PROCURACION DE JUSTICIA
ANUNCIAR COMO: SEGUNDA REUNION NACIONAL DE VISITADURIAS Y ORGANOS HOMOLOGOS DE LAS INSTITUCIONES DE PROCURACION DE JUSTICIA
EMPRESA/AGENCIA: PGJ DEL DISTRITO FEDERAL
CONTACTO: C.P. Blanca Bastela – Jefe de Unidad Departamental de Enlace Administrativo
DIRECCIÓN: Rio de la Loza 114
Col. Doctores,
México, D. F.
TELEFONO: 5346-8431
FAX:
E-MAIL: bbastidag@pgjdf.gob.mx
CONTACTO EN HOTEL: Osiris Flores
Dirección General: *** Repetitivo ***
ORIGEN: Republica Mexicana SEGMENTO: Gobierno
LLEGADA DEL GRUPO: Miércoles 22 de Julio 2009 CHECK- IN: DIFERIDA
SALIDA DEL GRUPO: Viernes 24 de Julio 2009 CHECK-OUT: DIFERIDA
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
BLOQUEO DE HABITACIONES
ES MEDIA PENSION ( INCLUYE DESAYUNO Y COMIDA, NO INCLUYE CENA )
El paquete incluye: Habitación estándar, impuestos de habitación, desayuno buffet, Comida buffet, jarras con agua en comidas, coffee break, Impuestos y servicios de alimentos. Propinas botones y camaristas.
Desglose: Hab sencilla $1080.34 MN, habitación doble $1267.52 + Imps. Desayuno $130.00 + +, comida $140.00 ++, jarras con agua de sabor $ precio incluido en alimentos, Coffee break $100.00 + +, botones $30.00 in & out, camaristas $ 25.00 por habitación por noche.
RECEPCIÓN
• Llegadas: Diferidas a partir de las 12:00 hrs.
• FAVOR DE COLOCAR BRAZALETES PLATEADOS A HOSPEDADOS (NO COLOCAR A LAS ESPOSAS)
• En el caso de los huéspedes que lleguen con sus esposas o esposos, se les dejara en la misma habitación con tarifa en sencilla, no colocarle brazalete a las esposas, solo favor comentarle que el desayuno y la comida no esta incluido para el acompañante. A no ser que paguen la habitación como doble.
• FAVOR DE PEDIR GARANTIA PARA CUENTA TOTAL DE CADA HUESPED, FAVOR TAMBIEN VER LAS NOTAS EN LAS RESERVAS DE LOS HUESPED YA QUE ALGUNOS CUENTAN CON DEPOSITOS YA VALIDADOS POR CONTRALORIA, DE TODAS FORMAS PEDIR GARANTIA PARA POSIBLES EXTENSIONES O EXTRAS.
• En el caso de lic. Americo Elizondo de Nuevo Leon pagará en el check in favor de solicitar un deposito de al menos de $5000.00 MN y/o una tarjeta de crédito, asi lo pide la coordinadora c. P. Blanca Bastela.
• PARA SU INFORMACION HABRA UNA DIFERENCIA DE DINERO A FAVOR DEL CLIENTE NO DEVOLVER NADA YA QUE A CADA HUESPED SE LE VA A PRORRATEAR E INCLUIR EN SU CUENTA LAS COMIDAS Y LOS COFFES DE LOS NO HOSPEDADOS. POR ESTO A CADA HUESPED SE LE TENDRA QUE FACTURAR DE ACUERDO A LO QUE DEPOSITO. SI TIENEN DUDAS PREGUNTAR EN GRUPOS.
• SI ALGUN HUESPED SOLICITA UNA HABITACION ADICIONAL FAVOR DE SOLICITAR UN DEPOSITO Y /O TARJETA DE CREDITO POR AL MENOS $5000.00 MN PARA CADA HABITACION (POR LOS DOS DIAS)
• Favor de entregar cupones de cóctel de bienvenida junto con su llave a cada uno de los participantes.
• Las tarifas del grupo pueden aplicar 3 días antes o 3 días después.
• 1 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas. Nombre del Up grade a Junior Suite pendiente
• 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas
CENTRO DE NEGOCIOS:
• Favor de elaborar 05 códigos de Internet, se otorgará en cortesía por contrato con vigencia del 22 de julio a las 15:00 al 24 de julio a las 15:00 Hrs. Entregarlo en la Of. de grupos.
PROPINAS
• Propina Bell Boys $ Incluidas en la tarifa de habitación
• Propinas Camaristas $ Incluidas en la tarifa de habitación
SALIDAS: Diferidas
NO-SHOWS El hotel está autorizado a cargar la primera noche de la estancia de acuerdo a contrato
COMISIONES No aplica
CORTESIA: 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas.
STAFF ROOMS No aplica
GRATUIDADES No aplica
UP GRADE 01 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas
CONCESIONES Lo siguiente son concesiones fueron incluidas en el contrato
• 1 Copa de bienvenida por persona a la llegada del grupo
• 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas.
• Uso del salón
• 05 Código de Internet en cortesía
• 20 Candados (Cortesía de estacionamiento) para el Staff del Grupo.
THE LEVEL: Nada solicitado
Nombre Cargo Llegada
/Salida Up grade Hora llegada Amenidades
FIRMA AUTORIZADA: BLANCA BASTELA
CONTABILIDAD, AUDITOR DE GRUPOS Y CREDITO
Cuenta Reserva (Maestra):
• SOLAMENTE COMIDAS Y COFFES EXTRAS DE JUEVES Y VIERNES Y EQUIPO AUDIVISUAL.
Cuenta Huésped (Individual)
• Cuenta total, habitaciones en Media Pensión, alimentos, extras como serví bares, llamadas telefónicas nacionales y locales, lavandería, tintorería, etc.
• AUDITOR DE GRUPOS: Favor de tener actualizada la pro forma para cierre de cuenta.
01 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas
01 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas
FACTURAR: Cada cliente
DEPOSITOS: Cada cliente
DEPTOS. DE ATENCIÓN AL CLIENTE
ESTACIONAMIENTO:
Hospedados: Precio por auto $100.00 M.N. por día con cargo directo a los participantes.
No Hospedados: Precio por auto $120.00 M.N. por dia.
20 Candados (Cortesía de estacionamiento) para el Staff del Grupo.
BOTONES / CONCIERGE: Favor de estar atentos a la llegada de los participantes.
AMA DE LLAVES: Favor de tener todas las amenidades en las habitaciones
AREAS PÚBLICAS: Hacer revisión de baños 2 veces al día
TELEFONOS: Nada solicitado
SEGURIDAD: Supervisión de rutina. Favor estar pendientes en la sesión del jueves en el Revolución 1 ya que asistirán personalidades las cuales traerán sus escoltas y logística.
ALIMENTOS Y BEBIDAS
LOBBY BAR
COCTEL BIENVENIDA 22 de Julio, 2009
Horario: Diferido
Personas: 30 pax
Precio: En cortesía de acuerdo a contrato. En base a tequila sunrise y margarita
CAFÉ MIRO: FAVOR SOLICITAR ROOMING LIST, LOS CLIENTES CON DESAYUNO INLCUIDO TRAEN BRAZALETE PLATEADO
DESAYUNO BUFFET 23, 24, 25 de Julio, 2009
Horario: 07:00 – 09:00
Personas: 23 Y 24 JUL - 30 HOSPEDADOS (PEDIR ROOMING LIST)
25 JUL – 1 HOSPEDADO
Precio: $ 130.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio. Incluido en tarifa de habitación
Capitanes: Favor de reservar área para el grupo
Cajas: Abrir cheque en planes, solicitar nombre, numero de habitación y firma
Cualquier consumo adicional será con cargo a cuenta individual
COMIDA BUFFET 25 de Julio, 2009
Horario: 07:00 – 09:00
Personas: 25 JUL - 01 HOSPEDADO (PEDIR ROOMING LIST)
Precio: $ 140.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio. Incluido en tarifa de habitación
Bebidas: Jarras de agua. Incluidas en el precio de los alimentos
Capitanes: Favor de reservar área para el grupo
Cajas: Abrir cheque en planes, solicitar nombre, numero de habitación y firma
Cualquier consumo adicional será con cargo a cuenta individual
PRECIO NO HOSPEDADOS
Desayuno Buffet $ 180.00 MN + 15 %IVA + 15% de Servicio
Comida Buffet $ 190.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio
BANQUETES: (INFORMATIVO)
EVENTO FECHA SALON HORARIO NO. PAX REQUERIMIENTOS
PREMONTAJE 22 DE JULIO REVOLUCION 1
ALAMEDA 4 Y 5 LISTOS A LAS 12:00
PLENARIA 23 DE JULIO REVOLUCION 1 10:00 – 12:00 150
SESION 23 DE JULIO ALAMEDA 4 Y 5 11:00 – 19:00 50 COFFEE BREAK CONTINUO
COMIDA 23 DE JULIO CAPUCHINO 14:00 – 16:00 50 BUFFET A SUGERENCIA
SESION 24 DE JULIO ALAMEDA 4 Y 5 09:00 – 16:00 50 COFFEE BREAK CONTINUO
COMIDA 24 DE JULIO JUAREZ 14:00 – 16:00 50 BUFFET A SUGERENCIA
Aceptado y firmado por
Fecha: 21 de Julio, 2009
GRUPOS Y CONVENCIONES
México, D.F. a _ de _____ del 2010.
LIC. MICELA JIMENEZ HERNANDEZ
GRUPO BIMBO
REF: 14 AL 25 DE ABRIL DEL 2010.
Estimada Lic. Jiménez:
Permítame por este medio, presentarme ante usted, mi nombre es Violeta Cento de Miranda, Coordinadora de Grupos y Convenciones del Hotel Meliá México Reforma, y a partir de este momento seré la coordinadora de su grupo dentro del hotel, del Grupo Bimbo del 14 al 25 de Abril del presente año.
Me pongo a sus órdenes para cualquier duda, comentario, queja o sugerencia, en relación al Grupo el cual usted preside.
Así mismo, estaré en contacto vía telefónica para cualquier asunto relacionado con el grupo y poder brindarle un mejor servicio.
Sin mas por el momento y reiterándole mi disposición.
Atentamente
Violeta Cento de Miranda
Coordinadora de Grupos y Convenciones
Hotel Meliá México Reforma
Teléfono: 52 28 51 48
E-mail: coordinador.grupos@meliá.mexico.com.mx
LIC. MICELA JIMENEZ HERNANDEZ
GRUPO BIMBO
REF: 14 AL 25 DE ABRIL DEL 2010.
Estimada Lic. Jiménez:
Permítame por este medio, presentarme ante usted, mi nombre es Violeta Cento de Miranda, Coordinadora de Grupos y Convenciones del Hotel Meliá México Reforma, y a partir de este momento seré la coordinadora de su grupo dentro del hotel, del Grupo Bimbo del 14 al 25 de Abril del presente año.
Me pongo a sus órdenes para cualquier duda, comentario, queja o sugerencia, en relación al Grupo el cual usted preside.
Así mismo, estaré en contacto vía telefónica para cualquier asunto relacionado con el grupo y poder brindarle un mejor servicio.
Sin mas por el momento y reiterándole mi disposición.
Atentamente
Violeta Cento de Miranda
Coordinadora de Grupos y Convenciones
Hotel Meliá México Reforma
Teléfono: 52 28 51 48
E-mail: coordinador.grupos@meliá.mexico.com.mx
VENTAS
GUIA DE ESTUDIO VENTAS
1.-¿Cuáles son los elementos de la organización?
Menciona de que se trata cada uno.
División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.
2.- ¿Qué es Organización?
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.
3.-¿Qué es Estructura Organizacional?
La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia.
4.-¿Qué es el Departamento?
El departamento es una o varias divisiones de la organización. Departamento es un área bien determinada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas. Al departamento también se le conoce como gerencia o gestión en su término más amplio.
5.- ¿Cuales son las características de la autoridad lineal?1Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una jerarquización de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos), muy defendida por Fayol en su teoría clásica de la administración.2Tiene Líneas formales de comunicación, únicamente se comunican los órganos o cargos entre sí a través de las líneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo.3Centralizar las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización. Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica disminuye el número de cargos u órganos
6.- ¿Para qué sirve un organigrama?
Los organigramas revelan
La división de funciones.
Los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de comunicación.
La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
7.-¿Qué es un manual administrativo? El Manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y procedimientos de un organismo social y es considerado como necesario para mejorar la realización del trabajo. Es un medio valioso para la comunicación y fue concebido dentro del campo de la Administración, para registrar y trasmitir, sin distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa u organismo público, así como de las unidades administrativas que lo constituyen.
8.- ¿Cuáles son las ventajas de los manuales administrativos?
Estimulan la uniformidad de criterios administrativos.
Eliminan confusiones en las tareas desarrolladas en la unidad de trabajo.
Eliminan la incertidumbre y la duplicidad de funciones.
Disminuyen la carga de supervisión.
Sirven de base para la capacitación.
Apoyan la realización de programas de simplificación de trabajo y de control de costos.
Evitan la implantación de procedimientos incorrectos.
9.- ¿Cuáles son los objetivos de la empresa?
1.Tener rendimiento
2.Crecer
3.Permanecer
10.- ¿Qué es la misión? Es la razón de ser de una organización en particular o la razón para la que se forma la empresa.
11.-¿Qué es visión? Es a donde quiere llegar la organización a través del tiempo, es su sueño por decirlo de otra forma
12.- ¿Qué son los objetivos? Los objetivos son la forma de lograr la visión paso por paso en un intervalo de tiempo.
13.-¿Cuáles son los principales enemigos que se presentan en un análisis de FODA? 1- El autoengaño. 2- La falta de información. 3- La incapacidad para juzgar la realidad.14.-
¿Cuáles son los tipos de departamentalización?
Básica
Productos
Proceso
Geográfica
Clientes
Matricial
15.- ¿Qué significa FODA?
Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas
16.- ¿Qué es lo que busca una empresa?
La satisfacción del cliente
Costo de la producción
Motivación personal
17.- ¿Cuáles son los 14 principios de administración por Henry Farol?
División del trabajo
Autoridad
Disciplina
Unidad de dirección
Unidad de mando
Subordinación de interés individual al bien común
Remuneración
Centralización
Jerarquía
Orden
Equidad
Estabilidad del personal
Iniciativa
Espíritu de equipo
18.-¿Qué significan las siglas OTAE?
Tácticos
Administrativos
Estratégicos
19-¿Cuales son los manuales Administrativos?
Procedimientos y Métodos
Operación
Funciones
Control de calidad
Ventas
Cobranza
20.-¿Cuál es la función que tiene el área de ventas?
Mantener, crear y recuperar al cliente
21.- ¿Qué es TOC?
R. Es teoría de las restricciones.
22.-¿Para qué nos sirve el TOC?R. Para resolver los cuellos de botella.
23.-¿Cuáles son los 5 pasos del TOC?R. Identificar, explotar, subordinar, elevar la restricción y repetición.
24.-Menciona 5 requisitos que debe llevar un manual de procedimientos1.- Contenido ò índice2.- Introducción3.- Objetivos4.- Áreas de aplicación5.- Formatos
25.-¿Cuáles son los tipos de diagramas?
Diagramas de operaciones
Diagramas arquitectónicos
Diagramas de estadísticos
Diagramas de Flujo
26.-Menciona las tres C’s
Clientes - Asumen el mando Cambio Competencia - Debe respetarse
27.- ¿Qué diferencia hay entre un Diagrama de Operaciones y uno de Flujo?El de operaciones simplifica los procesos (abreviados) y el de flujo es mas especifico, mas elaborado.
28.-¿Qué es un Proceso?Es un conjunto de actividades que incluye entrada, transformación y salida para lograr un objetivo.
29.-¿Qué es un Procedimiento?
Es un conjunto de procesos para lograr un objetivo.
30.- ¿Qué es un Sistema?
Es conjunto de procedimientos para lograr los objetivos
31.-¿Qué debe contener la visualización de las formas?
División modular,
Claridad
Agrupación y jerarquización
Saturación
Movimiento
Ritmo
Imagen residual
32.- ¿Quiénes manejan las formas?
Operativamente: Todo el personal Ejecutivos: Directivos, unidades de apoyo técnico o a cargo de la administración de los recursos.
33.- ¿Para qué nace la Reingeniería?
Nace para arreglar y mejorar las tres C’s. -
¿Qué significa Reingeniería?
R.-Es el rediseño de un proceso para lograr una mejor solución
35.- ¿Qué son las PETS?
R.-Son variables externas que pueden afectar a una Empresa o Negocio.
36.- ¿Cuáles son los pasos que permiten Delegar Autoridad?
R.-Fijar objetivos, Establecer la forma de medir dichos objetivos, Capacitar y Acompañar o supervisar.
37.-¿Cuáles son los tipos de puestos en una empresa?
R.-Operativos, Técnicos, Administrativos y Estratégicos.
38.- ¿Cuáles son las fuentes de información de los formatos?
Preparadas por la organización
Productos de un consultor interno
De uso comercial común
Proveniente de instancias externas
Elaboradas por un diseñador profesional
39.- ¿Cuál es el requerimiento interno y externo para usar?
Interno.- De acuerdo con un instrumento legal de reproducción
En función de las estrategias, metas, objetivos, procedimientos y programas establecidos.
Externo.- Por sus condiciones del entorno, por globalización y en atención a sus clientes y proveedores.
40.- ¿Cuáles son los elementos para una mejora continua?
Identificar el cuello de botella
Explotar
Subordinar
Elevar la restricción
Repetir proceso
1.-¿Cuáles son los elementos de la organización?
Menciona de que se trata cada uno.
División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.
2.- ¿Qué es Organización?
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.
3.-¿Qué es Estructura Organizacional?
La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia.
4.-¿Qué es el Departamento?
El departamento es una o varias divisiones de la organización. Departamento es un área bien determinada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas. Al departamento también se le conoce como gerencia o gestión en su término más amplio.
5.- ¿Cuales son las características de la autoridad lineal?1Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una jerarquización de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos), muy defendida por Fayol en su teoría clásica de la administración.2Tiene Líneas formales de comunicación, únicamente se comunican los órganos o cargos entre sí a través de las líneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo.3Centralizar las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización. Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica disminuye el número de cargos u órganos
6.- ¿Para qué sirve un organigrama?
Los organigramas revelan
La división de funciones.
Los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de comunicación.
La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
7.-¿Qué es un manual administrativo? El Manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y procedimientos de un organismo social y es considerado como necesario para mejorar la realización del trabajo. Es un medio valioso para la comunicación y fue concebido dentro del campo de la Administración, para registrar y trasmitir, sin distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa u organismo público, así como de las unidades administrativas que lo constituyen.
8.- ¿Cuáles son las ventajas de los manuales administrativos?
Estimulan la uniformidad de criterios administrativos.
Eliminan confusiones en las tareas desarrolladas en la unidad de trabajo.
Eliminan la incertidumbre y la duplicidad de funciones.
Disminuyen la carga de supervisión.
Sirven de base para la capacitación.
Apoyan la realización de programas de simplificación de trabajo y de control de costos.
Evitan la implantación de procedimientos incorrectos.
9.- ¿Cuáles son los objetivos de la empresa?
1.Tener rendimiento
2.Crecer
3.Permanecer
10.- ¿Qué es la misión? Es la razón de ser de una organización en particular o la razón para la que se forma la empresa.
11.-¿Qué es visión? Es a donde quiere llegar la organización a través del tiempo, es su sueño por decirlo de otra forma
12.- ¿Qué son los objetivos? Los objetivos son la forma de lograr la visión paso por paso en un intervalo de tiempo.
13.-¿Cuáles son los principales enemigos que se presentan en un análisis de FODA? 1- El autoengaño. 2- La falta de información. 3- La incapacidad para juzgar la realidad.14.-
¿Cuáles son los tipos de departamentalización?
Básica
Productos
Proceso
Geográfica
Clientes
Matricial
15.- ¿Qué significa FODA?
Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas
16.- ¿Qué es lo que busca una empresa?
La satisfacción del cliente
Costo de la producción
Motivación personal
17.- ¿Cuáles son los 14 principios de administración por Henry Farol?
División del trabajo
Autoridad
Disciplina
Unidad de dirección
Unidad de mando
Subordinación de interés individual al bien común
Remuneración
Centralización
Jerarquía
Orden
Equidad
Estabilidad del personal
Iniciativa
Espíritu de equipo
18.-¿Qué significan las siglas OTAE?
Tácticos
Administrativos
Estratégicos
19-¿Cuales son los manuales Administrativos?
Procedimientos y Métodos
Operación
Funciones
Control de calidad
Ventas
Cobranza
20.-¿Cuál es la función que tiene el área de ventas?
Mantener, crear y recuperar al cliente
21.- ¿Qué es TOC?
R. Es teoría de las restricciones.
22.-¿Para qué nos sirve el TOC?R. Para resolver los cuellos de botella.
23.-¿Cuáles son los 5 pasos del TOC?R. Identificar, explotar, subordinar, elevar la restricción y repetición.
24.-Menciona 5 requisitos que debe llevar un manual de procedimientos1.- Contenido ò índice2.- Introducción3.- Objetivos4.- Áreas de aplicación5.- Formatos
25.-¿Cuáles son los tipos de diagramas?
Diagramas de operaciones
Diagramas arquitectónicos
Diagramas de estadísticos
Diagramas de Flujo
26.-Menciona las tres C’s
Clientes - Asumen el mando Cambio Competencia - Debe respetarse
27.- ¿Qué diferencia hay entre un Diagrama de Operaciones y uno de Flujo?El de operaciones simplifica los procesos (abreviados) y el de flujo es mas especifico, mas elaborado.
28.-¿Qué es un Proceso?Es un conjunto de actividades que incluye entrada, transformación y salida para lograr un objetivo.
29.-¿Qué es un Procedimiento?
Es un conjunto de procesos para lograr un objetivo.
30.- ¿Qué es un Sistema?
Es conjunto de procedimientos para lograr los objetivos
31.-¿Qué debe contener la visualización de las formas?
División modular,
Claridad
Agrupación y jerarquización
Saturación
Movimiento
Ritmo
Imagen residual
32.- ¿Quiénes manejan las formas?
Operativamente: Todo el personal Ejecutivos: Directivos, unidades de apoyo técnico o a cargo de la administración de los recursos.
33.- ¿Para qué nace la Reingeniería?
Nace para arreglar y mejorar las tres C’s. -
¿Qué significa Reingeniería?
R.-Es el rediseño de un proceso para lograr una mejor solución
35.- ¿Qué son las PETS?
R.-Son variables externas que pueden afectar a una Empresa o Negocio.
36.- ¿Cuáles son los pasos que permiten Delegar Autoridad?
R.-Fijar objetivos, Establecer la forma de medir dichos objetivos, Capacitar y Acompañar o supervisar.
37.-¿Cuáles son los tipos de puestos en una empresa?
R.-Operativos, Técnicos, Administrativos y Estratégicos.
38.- ¿Cuáles son las fuentes de información de los formatos?
Preparadas por la organización
Productos de un consultor interno
De uso comercial común
Proveniente de instancias externas
Elaboradas por un diseñador profesional
39.- ¿Cuál es el requerimiento interno y externo para usar?
Interno.- De acuerdo con un instrumento legal de reproducción
En función de las estrategias, metas, objetivos, procedimientos y programas establecidos.
Externo.- Por sus condiciones del entorno, por globalización y en atención a sus clientes y proveedores.
40.- ¿Cuáles son los elementos para una mejora continua?
Identificar el cuello de botella
Explotar
Subordinar
Elevar la restricción
Repetir proceso
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