PERFIL DE PUESTOS

INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo explicaremos la estructura del departamento de Grupos y convenciones. Así como el perfil de cada puesto del organigrama de dicho departamento dando a conocer su importancia en la empresa y sus funciones.
Hoy en día el departamento de grupos y convenciones representa una de los principales ingresos del hotel de negocios ya que muchas compañías y diversos grupos del sector realizan sus convenciones y conferencias en el hotel.
Cabe destacar que el turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que aporta y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía y en el propio turismo.
Con este trabajo nos daremos cuenta de la importancia que este departamento tiene no solo en el sector hotelero si no en las demás industrias ya que cuentan con ellos para organizar dichos eventos con calidad y eficiencia.
Siendo así esta una asignatura reciente en la Escuela Superior de Turismo, nos iremos formando a lo largo del semestre para aprender su importancia funciones ya así poder aplicarla al realizar nuestras prácticas e ingresar al campo laboral ya que como anteriormente se mencionaba es una gran fuente de ingresos y por lo tanto un buen empleo al ingresar en esta área









INTRODUCCIÓN AL DEPARTAMENTO DE VENTAS DEL HOTEL

En todos los hoteles, el área de ventas es de las más importantes ya que tiene sobre su responsabilidad la obtención de negocio regular y nuevo, asegurándose de lograr día a día una ocupación que permita al hotel alcanzar sus metas de ocupación, ingresos y utilidades.
Si la ocupación es baja desafortunadamente los ingresos también y estos incluyen los gastos por nómina, por lo que algunos hoteles deben despedir a cierta cantidad de empleados eventuales durante la temporada baja.
Cuando una ocupación es alta, hay trabajo para todos los empleados del hotel en todos y cada uno de sus departamentos y también se recurre a contratar personal eventual.






Dependiendo del volumen de negocio grupal en el hotel la dirección del mismo determinara la necesidad de crear este departamento o bien delegar entre los jefes departamentales que corresponda las actividades de atención a grupos.
Debemos considerar que además de ofrecer una atención personalizada a cada grupo, el interés de esta atención va dirigido a que los grupos regresen al hotel formando parte de un nicho de negocios cautivo.
Adicionalmente, la compañía encargada del grupo, al tener un servicio personalizado seguramente nos enviara otros grupos y comentara con otros proveedores sobre la atención recibida en el hotel.
En base a esto si la intención es establecer un departamento de grupos y convenciones, este es el organigrama que se sugiere:





El departamento pertenece al área de ventas y reporta a la dirección de ventas.
Bajo el mando de un director de área, se encuentran las tres direcciones de ventas importantes: internacional, grupos e individuales.










Tiene a su cargo administrar la venta de habitaciones de Grupo a negocios originados fuera de la República Mexicana.
Entre sus principales obligaciones se encuentran las siguientes:
 Realiza investigaciones de mercado.
 Elabora planes de mercadotecnia
 Diseña los medios más convenientes (según el estudio de mercado y presupuesto) para promoción y publicidad.
 Promueve las buenas relaciones entre el hotel y las agencias de viajes minoristas y mayoristas.
 Establece, en coordinación con el gerente, las comisiones a agencias de viajes.
 Realiza viajes de promoción a agencias y compañías en forma periódica.
 Elabora y promueve la venta de paquetes.
 Promueve la participación del hotel en ferias turísticas.
 Establece, en coordinación con el gerente, políticas de descuento.
 Lleva controles geográficos de clientes y control estadístico de los segmentos del mercado.
 Esta informado en todo lo relativo a la competencia (Precios, servicios, comisiones, estrategias, etc.).






 Mantiene excelentes relaciones con:
A. Aerolíneas.
B. Oficinas de convenciones.
C. Departamento de turismo.
D. Asociación de hoteles.
E. Asociación de ejecutivos de ventas de hoteles.
F. Agencias de viajes.
G. Operadores de tours.









Tiene a su cargo la revisión Mes con Mes del estado actual de los grupos para modificar o agregar la información en el sistema y lograr que ésta esté actualizada en todo momento, estableciendo tarifas óptimas en base a la ocupación pronosticada.


 Esta informado en todo lo relativo a la competencia (Precios, servicios, comisiones, estrategias, etc.).
 Sirve de enlace entre el hotel y los organizadores de grupos, convenciones, congresos y eventos en el hotel.
 Estar siempre con el grupo desde su llegada, hasta su salida.
 Coordinar la entrega de regalos al grupo.
 Atender quejas y solicitudes de cualquier miembro del grupo.
 Ayudar al grupo con otros servicios que requieran (recorridos, autobuses, renta de autos, edecanes, secretarias servicios médicos, etc.)


 Brinda una atención especial a los VIP del grupo.
 Revisar la cuenta diariamente con el encargado de pago del grupo.
 Solicitar a los organizadores la evaluación de los servicios ofrecidos a través de la forma impresa especial.
 Reportar al gerente de ventas y gerente general los comentarios e incidencias del grupo.


Es la dirección encargada de establecer tarifas comerciales a las compañías que se encuentran dentro de la Ciudad de México.
Funciones:
 Proporciona las tarifas a los grupos que vienen de compañías cercanas al Hotel.
 Alimenta al sistema de información del hotel con datos de los grupos.
 Lleva las estadísticas de los grupos que visitan el hotel.





Requisitos:
 Lic. en Administración, Turismo, Comercio Internacional, Relaciones Comerciales, Mercadotecnia.
 Inglés 80%
 Excelente presentación
 Experiencia mínima de 3 años
 Capacidad para la generación de negocios y nuevos asociados
 Contar con un excelente manejo de las relaciones interpersonales.



Este tiene a s su cargo:

 El departamento y se encarga de supervisar en todo momento la labor de sus colaboradores, capacitando y apoyando el constante aprendizaje de los coordinadores.
 ES fundamental que se logre el objetivo de que los grupos que se hospedan en el Hotel salgan del mismo satisfechos con el servicio.




Mientras la labor de ventas es traer negocio al Hotel, durante las negociaciones muchas veces quedan fuera detalles operativos muy importantes para el desarrollo del evento, es por ello que el departamento de Grupos con su experiencia puede aterrizar a la operación las ideas originadas en la contratación inicial del evento.


Perfil de Puesto:

 95% de ingles oral y escrito.
 Excelente redacción y mecanografía.
 Optimo manejo de sistemas como Word, Excel y el programa hotelero de información.
 Experiencia en coordinación de grupos mínima de 5 años.
 Facilidad de palabra, aptitudes de comunicación, enseñanza y liderazgo.
 Vocación de servicio.
 Capacidad para escuchar y entender las necesidades del cliente.
 Sentido de responsabilidad.
 Capacidad de organización.
 Alto sentido de la calidad en el servicio.
 Disposición de horario (considerando horario extendido, trabajo en fines de semana y días festivos).
 Carácter estable.
 Habilidad en la toma de decisiones.
 Excelente presentación.
 Capacidad de optimizar el tiempo.
A su cargo está el manejo de todos los grupos en la operación de Hotel auxiliado por los coordinadores de grupos.

Responsabilidades:

 Asignará los grupos a los coordinadores para su manejo.
 Coordinara personalmente los grupos VIP o aquellos solicitados por la Gerencia General.
 Supervisara a los coordinadores en la preparación de sus grupos.
 Revisara constantemente el sistema junto con el contralor de grupos, evitando que haya cuentas pendientes de pago de grupos por más de 5 días.
 Revisará todos los programas de grupos asegurándose que la información contenida sea la correcta, precisa y concisa.
 Una vez al mes, revisara los expedientes de grupos asegurándose que cuenten con el desglose de coordinación que se tenga el expediente al día, carta de presentación, presupuesto y forma de pago definida.
 Asistirá a las juntas de negocio con gerencia general y ventas así como a las juntas de comité de operaciones.
 Conservara comunicación constante de sonde con los gerente de área para detectar áreas de mejoras en la coordinación de grupos.
 Elaborará mensualmente (antes del día 5 de cada mes) el reporte de ingresos de grupos, por cuartos noche, por segmento y por fecha de reservación original.


Los coordinadores de Grupos deberán contar con las mimas características del puesto ya que a futuro en un departamento tan delicado deberá contemplarse un sustituto del Gerente en todo momento a través de la preparación constante.
Entre sus funciones podemos encontrar:

 Tendrá la responsabilidad de representar al gerente de grupos en juntas cuando éste no pueda asistir y coordinarán grupos que no tengan requerimientos delicados, poco a poco operarán también grupos especiales con asistencia del gerente
 Planeación de cualquier evento, compra de servicios como Renta de Aviones, Renta de Hoteles, Organización de Fiestas, Renta de cualquier show, Cenas, Comidas, Desayunos, Montajes de Escenarios, Noches Casino, Edecanes, Cualquier servicio que requiera la EMPRESA-CLIENTE.
 Desarrollo de todos los recursos que se compren-renten para el Éxito del evento que se lleve a cabo.
 Ejecución los Eventos, que se hayan escogido en los lugares rentados con un seguimiento muy detallado y personalizado, siempre con una constante coordinación y vigilancia de un servidor.


El contralor de grupos tiene a su cargo la revisión del estado de pago de los grupos por llegar, revisión de rentas y cargos a cuentas maestras de grupos actualmente hospedados, obtención de los comprobantes de consumo cargados en cuenta maestra y en los folios de los participantes si sus gastos fueran cubiertos por la cuenta maestra.

Entre otras funciones que realizan se encuentran:
 Verifica diariamente las rentas cargadas a las habitaciones de los grupos, los cuartos reales dormidos, registrando cada uno en una cedula por separado (para elaborar el chart mensual) y entrega el desglose de gastos ya revisado de habitaciones y banquetes al coordinador para su revisión y presentación al cliente.
 También tiene que crear y mantener contactos con las asociaciones, corporaciones, etc., por medio de los mismos grupos que llegan.
 Promueve al hotel como una sola sede para celebrar reuniones, conferencias de negocios, exposiciones comerciales y convenciones dentro del grupo que ingresa.

 Obtiene información del evento y determina la tarifa de grupo correspondiente a las habitaciones.
 Cotiza también otros servicios complementarios como son: salas de juntas, servicios de banquetes, entre otros.
 Mantiene una muy buena relación con el área de banquetes para ofrecer un óptimo servicio.

Es la persona encargada de auxiliar al departamento de Grupos en la elaboración y entrega de comunicados, controla el archivo general de expedientes de grupo (conservado hasta por un año).









ACTIVIDADES QUE REALIZA:
 Elaboración de Presupuestos para grupos,
 Incentivos,
 Eventos y atención de los mismos durante la operativa.

PERFIL:
Estudios mínimos: Formación Profesional Grado Superior - Hostelería y Turismo
Experiencia mínima: Al menos 1 año

Requisitos mínimos


HABILIDADES:
 Creatividad,
 Extrovertido,
 Facilidad
para negociar.

Nivel fluido de inglés tanto oral como escrito.
Valorable segundo idioma.
Conocimiento del destino (Mallorca) y de la oferta de producto que hay para segmento MICE.













Al concluir, podemos ver que para ser un gerente de grupos y convenciones, así como sus subordinados, es necesario contar con ciertas características tales como:
Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en este medio pues si bien se necesitan de muchos contactos para organizar eventos de calidad además de saber todo tipo de temas para estar al tanto de lo que sucede y los gustos y preferencias de los clientes.
Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo.
Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su cometido dentro de la organización del congreso.
Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del congreso. Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del congreso. El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.

Es importante el conocer lo que realiza cada miembro de la estructura de dicho departamento así como el perfil que se debe tener si bien se desea entrar a dicho departamento a laborar en un futuro con esto veremos a que área en especifico y en que puesto quisiéramos trabajar.

HOTEL NH

Distribuido el: 21/07/2009
Coordinador Grupos: Daniela Estupiñan
Código de Grupo: 9141
Folio No: 301565
NOMBRE DEL GRUPO: SEGUNDA REUNION NACIONAL DE VISITADURIAS Y ORGANOS HOMOLOGOS
DE LAS INSTITUCIONES DE PROCURACION DE JUSTICIA
ANUNCIAR COMO: SEGUNDA REUNION NACIONAL DE VISITADURIAS Y ORGANOS HOMOLOGOS DE LAS INSTITUCIONES DE PROCURACION DE JUSTICIA
EMPRESA/AGENCIA: PGJ DEL DISTRITO FEDERAL
CONTACTO: C.P. Blanca Bastela – Jefe de Unidad Departamental de Enlace Administrativo
DIRECCIÓN: Rio de la Loza 114
Col. Doctores,
México, D. F.
TELEFONO: 5346-8431
FAX:
E-MAIL: bbastidag@pgjdf.gob.mx
CONTACTO EN HOTEL: Osiris Flores
Dirección General: *** Repetitivo ***

ORIGEN: Republica Mexicana SEGMENTO: Gobierno
LLEGADA DEL GRUPO: Miércoles 22 de Julio 2009 CHECK- IN: DIFERIDA
SALIDA DEL GRUPO: Viernes 24 de Julio 2009 CHECK-OUT: DIFERIDA
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BLOQUEO DE HABITACIONES
ES MEDIA PENSION ( INCLUYE DESAYUNO Y COMIDA, NO INCLUYE CENA )

El paquete incluye: Habitación estándar, impuestos de habitación, desayuno buffet, Comida buffet, jarras con agua en comidas, coffee break, Impuestos y servicios de alimentos. Propinas botones y camaristas.
Desglose: Hab sencilla $1080.34 MN, habitación doble $1267.52 + Imps. Desayuno $130.00 + +, comida $140.00 ++, jarras con agua de sabor $ precio incluido en alimentos, Coffee break $100.00 + +, botones $30.00 in & out, camaristas $ 25.00 por habitación por noche.

RECEPCIÓN
• Llegadas: Diferidas a partir de las 12:00 hrs.
• FAVOR DE COLOCAR BRAZALETES PLATEADOS A HOSPEDADOS (NO COLOCAR A LAS ESPOSAS)
• En el caso de los huéspedes que lleguen con sus esposas o esposos, se les dejara en la misma habitación con tarifa en sencilla, no colocarle brazalete a las esposas, solo favor comentarle que el desayuno y la comida no esta incluido para el acompañante. A no ser que paguen la habitación como doble.
• FAVOR DE PEDIR GARANTIA PARA CUENTA TOTAL DE CADA HUESPED, FAVOR TAMBIEN VER LAS NOTAS EN LAS RESERVAS DE LOS HUESPED YA QUE ALGUNOS CUENTAN CON DEPOSITOS YA VALIDADOS POR CONTRALORIA, DE TODAS FORMAS PEDIR GARANTIA PARA POSIBLES EXTENSIONES O EXTRAS.
• En el caso de lic. Americo Elizondo de Nuevo Leon pagará en el check in favor de solicitar un deposito de al menos de $5000.00 MN y/o una tarjeta de crédito, asi lo pide la coordinadora c. P. Blanca Bastela.
• PARA SU INFORMACION HABRA UNA DIFERENCIA DE DINERO A FAVOR DEL CLIENTE NO DEVOLVER NADA YA QUE A CADA HUESPED SE LE VA A PRORRATEAR E INCLUIR EN SU CUENTA LAS COMIDAS Y LOS COFFES DE LOS NO HOSPEDADOS. POR ESTO A CADA HUESPED SE LE TENDRA QUE FACTURAR DE ACUERDO A LO QUE DEPOSITO. SI TIENEN DUDAS PREGUNTAR EN GRUPOS.
• SI ALGUN HUESPED SOLICITA UNA HABITACION ADICIONAL FAVOR DE SOLICITAR UN DEPOSITO Y /O TARJETA DE CREDITO POR AL MENOS $5000.00 MN PARA CADA HABITACION (POR LOS DOS DIAS)
• Favor de entregar cupones de cóctel de bienvenida junto con su llave a cada uno de los participantes.
• Las tarifas del grupo pueden aplicar 3 días antes o 3 días después.
• 1 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas. Nombre del Up grade a Junior Suite pendiente
• 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas

CENTRO DE NEGOCIOS:
• Favor de elaborar 05 códigos de Internet, se otorgará en cortesía por contrato con vigencia del 22 de julio a las 15:00 al 24 de julio a las 15:00 Hrs. Entregarlo en la Of. de grupos.

PROPINAS
• Propina Bell Boys $ Incluidas en la tarifa de habitación
• Propinas Camaristas $ Incluidas en la tarifa de habitación

SALIDAS: Diferidas
NO-SHOWS El hotel está autorizado a cargar la primera noche de la estancia de acuerdo a contrato
COMISIONES No aplica
CORTESIA: 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas.
STAFF ROOMS No aplica
GRATUIDADES No aplica
UP GRADE 01 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas
CONCESIONES Lo siguiente son concesiones fueron incluidas en el contrato
• 1 Copa de bienvenida por persona a la llegada del grupo
• 1 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas.
• Uso del salón
• 05 Código de Internet en cortesía
• 20 Candados (Cortesía de estacionamiento) para el Staff del Grupo.
THE LEVEL: Nada solicitado
Nombre Cargo Llegada
/Salida Up grade Hora llegada Amenidades


FIRMA AUTORIZADA: BLANCA BASTELA

CONTABILIDAD, AUDITOR DE GRUPOS Y CREDITO
Cuenta Reserva (Maestra):
• SOLAMENTE COMIDAS Y COFFES EXTRAS DE JUEVES Y VIERNES Y EQUIPO AUDIVISUAL.

Cuenta Huésped (Individual)
• Cuenta total, habitaciones en Media Pensión, alimentos, extras como serví bares, llamadas telefónicas nacionales y locales, lavandería, tintorería, etc.

• AUDITOR DE GRUPOS: Favor de tener actualizada la pro forma para cierre de cuenta.
01 habitación en cortesía por cada 25 habitaciones pagadas
01 Up grade a Junior Suite por cada 25 habitaciones pagadas

FACTURAR: Cada cliente
DEPOSITOS: Cada cliente
DEPTOS. DE ATENCIÓN AL CLIENTE
ESTACIONAMIENTO:
Hospedados: Precio por auto $100.00 M.N. por día con cargo directo a los participantes.
No Hospedados: Precio por auto $120.00 M.N. por dia.
20 Candados (Cortesía de estacionamiento) para el Staff del Grupo.
BOTONES / CONCIERGE: Favor de estar atentos a la llegada de los participantes.
AMA DE LLAVES: Favor de tener todas las amenidades en las habitaciones
AREAS PÚBLICAS: Hacer revisión de baños 2 veces al día
TELEFONOS: Nada solicitado
SEGURIDAD: Supervisión de rutina. Favor estar pendientes en la sesión del jueves en el Revolución 1 ya que asistirán personalidades las cuales traerán sus escoltas y logística.


ALIMENTOS Y BEBIDAS
LOBBY BAR
COCTEL BIENVENIDA 22 de Julio, 2009
Horario: Diferido
Personas: 30 pax
Precio: En cortesía de acuerdo a contrato. En base a tequila sunrise y margarita

CAFÉ MIRO: FAVOR SOLICITAR ROOMING LIST, LOS CLIENTES CON DESAYUNO INLCUIDO TRAEN BRAZALETE PLATEADO
DESAYUNO BUFFET 23, 24, 25 de Julio, 2009
Horario: 07:00 – 09:00
Personas: 23 Y 24 JUL - 30 HOSPEDADOS (PEDIR ROOMING LIST)
25 JUL – 1 HOSPEDADO
Precio: $ 130.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio. Incluido en tarifa de habitación
Capitanes: Favor de reservar área para el grupo
Cajas: Abrir cheque en planes, solicitar nombre, numero de habitación y firma

Cualquier consumo adicional será con cargo a cuenta individual

COMIDA BUFFET 25 de Julio, 2009
Horario: 07:00 – 09:00
Personas: 25 JUL - 01 HOSPEDADO (PEDIR ROOMING LIST)
Precio: $ 140.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio. Incluido en tarifa de habitación
Bebidas: Jarras de agua. Incluidas en el precio de los alimentos
Capitanes: Favor de reservar área para el grupo
Cajas: Abrir cheque en planes, solicitar nombre, numero de habitación y firma

Cualquier consumo adicional será con cargo a cuenta individual

PRECIO NO HOSPEDADOS
Desayuno Buffet $ 180.00 MN + 15 %IVA + 15% de Servicio
Comida Buffet $ 190.00 MN + 15 % IVA + 15% de Servicio

BANQUETES: (INFORMATIVO)
EVENTO FECHA SALON HORARIO NO. PAX REQUERIMIENTOS
PREMONTAJE 22 DE JULIO REVOLUCION 1
ALAMEDA 4 Y 5 LISTOS A LAS 12:00
PLENARIA 23 DE JULIO REVOLUCION 1 10:00 – 12:00 150
SESION 23 DE JULIO ALAMEDA 4 Y 5 11:00 – 19:00 50 COFFEE BREAK CONTINUO
COMIDA 23 DE JULIO CAPUCHINO 14:00 – 16:00 50 BUFFET A SUGERENCIA
SESION 24 DE JULIO ALAMEDA 4 Y 5 09:00 – 16:00 50 COFFEE BREAK CONTINUO
COMIDA 24 DE JULIO JUAREZ 14:00 – 16:00 50 BUFFET A SUGERENCIA

Aceptado y firmado por







Fecha: 21 de Julio, 2009